Государственные архивы хранят огромный массив документов, которые могут понадобиться гражданам для подтверждения трудового стажа, восстановления семейной истории, получения архивных справок о награждениях и решения множества других вопросов. Чтобы получить нужную информацию, необходимо правильно составить заявление. В этой статье мы подробно разберём, какие виды заявлений существуют, как их оформить и на что обратить внимание.
Когда требуется обращение в государственный архив
Граждане обращаются в архивные учреждения в самых разных ситуациях:
- подтверждение трудового стажа и заработной платы для назначения пенсии;
- получение архивной справки о награждении орденами и медалями;
- поиск информации о родственниках при составлении генеалогического древа;
- поиск сведений о репрессированных родственниках;
- подтверждение права собственности на недвижимость;
- получение сведений об участниках Великой Отечественной войны;
- восстановление утраченных документов об образовании.
Общие правила составления заявления
Для обращения в государственные архивы (как областные, так и федеральные) необходимо написать заявление-письмо на имя директора архива. При составлении документа следует придерживаться следующих рекомендаций:
- Изучите сайт архива. Перед отправкой запроса ознакомьтесь с правилами и рекомендациями, размещёнными на официальном сайте учреждения. Там же часто публикуются готовые формы и образцы заявлений.
- Укажите максимум известных сведений. Чем больше информации вы предоставите (фамилия, имя, отчество, даты, место работы или жительства), тем быстрее сотрудники найдут нужные документы.
- Назовите конкретные документы. В идеале в письме стоит указать, какие именно документы могут содержать интересующую информацию.
- Пишите вежливо. Соблюдайте деловой стиль и правила оформления обращений.
- Добавьте фразу «Оплату гарантирую». Эта дежурная фраза даст понять сотрудникам архива, что заявитель знает о платном характере услуги и готов её оплатить.
Структура заявления в архив
Типовое заявление в государственный архив включает следующие элементы:
- Шапка документа — наименование архива, ФИО и должность руководителя, данные заявителя (ФИО, адрес, телефон, адрес электронной почты);
- Название документа, «Заявление»;
- Основная часть, суть запроса с указанием всех известных сведений;
- Просительная часть — конкретная просьба (выдать архивную справку, предоставить копии документов и т.д.);
- Дата и подпись.
Образец заявления на подтверждение трудового стажа и заработной платы
Директору Государственного архива
(наименование региона)
Иванову И.И.
от Петрова Петра Петровича,
проживающего по адресу: __________
тел.: __________, e-mail: __________
Заявление
Прошу выдать архивную справку, подтверждающую мой трудовой стаж и размер заработной платы за период работы в (наименование организации) с (дата) по (дата) в должности (название должности).
Справка необходима для представления в Пенсионный фонд Российской Федерации.
Оплату гарантирую.
Дата, подпись.
Образец заявления для получения архивной справки о награждении
Заявление
Прошу предоставить архивную справку о награждении моего деда, Сидорова Сидора Сидоровича, (дата рождения), уроженца (место рождения), участника Великой Отечественной войны, служившего в (часть, звание, если известно).
Справка необходима для (указать цель).
Оплату гарантирую.
Дата, подпись.
Образец генеалогического запроса
Письменные обращения в архивы — основа генеалогического поиска. При составлении запроса о родственниках укажите все известные данные: ФИО, примерные годы жизни, место проживания, вероисповедание, сословие.
Заявление
Прошу провести поиск сведений о моём прадеде, Кузнецове Алексее Николаевиче, проживавшем в (населённый пункт, уезд, губерния) в период с ____ по ____ год. Интересуют метрические записи о рождении, браке, а также сведения из ревизских сказок и исповедных ведомостей.
Оплату гарантирую.
Дата, подпись.
Обращения в архивы органов ЗАГС
Для получения повторных свидетельств и справок используются специальные формы заявлений (формы № 25–30):
- заявление о выдаче повторного свидетельства/справки о рождении;
- заявление о выдаче повторного свидетельства/справки о заключении или расторжении брака;
- заявление о выдаче повторного свидетельства/справки об усыновлении (удочерении);
- заявление о выдаче повторного свидетельства/справки об установлении отцовства;
- заявление о выдаче повторного свидетельства/справки о перемене имени;
- заявление о выдаче повторного свидетельства/справки о смерти.
Обращения в архивы ФСБ
Обращение в архивы ФСБ поможет в ряде случаев, связанных с поиском информации о репрессированных родственниках. Форму заявления можно скачать на официальном сайте ведомства. В запросе следует указать ФИО репрессированного, дату и место рождения, известные обстоятельства дела.
Полезные советы заявителям
- Информацию об архивах, включая имена директоров и контактные данные, можно найти на федеральном портале «Архивы России».
- Многие архивы принимают заявления в электронном виде через официальные сайты и портал госуслуг.
- Срок исполнения запроса обычно составляет до 30 дней, при необходимости он может быть продлён.
- Сохраняйте копии отправленных заявлений и входящие номера обращений.
Правильно составленное заявление — залог быстрого и успешного получения нужной информации из государственного архива. Указывайте максимум известных сведений, соблюдайте деловой стиль, используйте типовые формы и не забывайте о готовности оплатить архивные услуги. Внимательное отношение к оформлению запроса существенно сэкономит ваше время и поможет сотрудникам архива качественно выполнить вашу просьбу.