Уничтожение бухгалтерских документов — важная процедура, которая должна проводиться строго в соответствии с законодательством. Нарушения при уничтожении бухгалтерских документов становятся одной из частых причин штрафов и споров с контролирующими органами. В этой статье подробно разберём, когда можно уничтожать документы, как правильно оформить акт и каких ошибок следует избегать.

Когда можно уничтожать бухгалтерские документы

Уничтожать документы можно только после истечения установленных сроков хранения. Основные правила:

• Бухгалтерские документы хранятся не менее 5 лет (ст. 29 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»);
• Налоговые документы — не менее 5 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ);
• Документы по личному составу, от 50 до 75 лет;
• Документы, содержащие персональные данные, подлежат уничтожению в случаях, перечисленных в ч. 35.1 ст. 21 закона № 152-ФЗ «О персональных данных» (например, по достижении целей обработки или при отзыве согласия).

Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства по документу.

Порядок подготовки к уничтожению

Шаг 1. Создание комиссии

Руководитель организации издаёт приказ о создании комиссии по уничтожению документов. В комиссию обычно включают:

• главного бухгалтера или его заместителя;
• работника архива или ответственного за делопроизводство;
• представителя юридической службы;
• при необходимости, сотрудника службы безопасности.

Шаг 2. Отбор документов

Комиссия проводит экспертизу ценности документов и отбирает те, срок хранения которых истёк. Важно проверить:

• не связаны ли документы с незавершёнными проверками, судебными спорами;
• не запрашивались ли они налоговыми или иными органами;
• истёк ли срок хранения по каждому делу.

Шаг 3. Составление описи

На отобранные документы составляется опись с указанием наименования дел, периода, количества листов и сроков хранения.

Как оформить акт на уничтожение

Унифицированной формы акта нет, поэтому организация разрабатывает её самостоятельно и закрепляет в учётной политике. В акте должны быть указаны:

1. Наименование организации и дата составления акта;
2. Основание уничтожения — приказ руководителя, истечение сроков хранения;
3. Состав комиссии — ФИО и должности членов комиссии;
4. Перечень уничтожаемых документов, наименование, период, количество дел (листов), вес;
5. Способ уничтожения — шредирование, сжигание, передача специализированной организации на переработку;
6. Место и дата уничтожения;
7. Подписи всех членов комиссии и отметка руководителя об утверждении.

Пример формулировки

«Комиссия в составе: председатель — главный бухгалтер Иванова И.И., члены комиссии — специалист по делопроизводству Петрова А.С., юрист Сидоров В.В., — произвела уничтожение документов с истекшими сроками хранения согласно описи от № 5. Всего уничтожено 45 дел весом 120 кг способом шредирования. Документы восстановлению не подлежат».

Способы уничтожения документов

• Шредирование — самый распространённый способ, подходит для документов с персональными данными;
• Передача специализированной компании, в этом случае составляется акт приёма-передачи, а подрядчик предоставляет свой акт об уничтожении;
• Сжигание, применяется реже, требует соблюдения правил пожарной безопасности.

Электронные документы уничтожаются путём удаления с носителей с оформлением соответствующего акта.

Ответственность за нарушения

За нарушение порядка уничтожения документов предусмотрены штрафы:

• уничтожение документов до истечения срока хранения, штраф по ст. 15.11 КоАП РФ (для должностных лиц — от 5 000 до 10 000 рублей);
• нарушение порядка уничтожения персональных данных — штрафы по ст. 13.11 КоАП РФ, причём максимальные суммы для юридических лиц могут достигать нескольких сотен тысяч рублей;
• отсутствие документов при налоговой проверке может привести к доначислению налогов и штрафам.

Частые ошибки

• Уничтожение документов без акта и приказа руководителя;
• Уничтожение документов, по которым идёт проверка или судебный спор;
• Неправильный подсчёт срока хранения (срок считается с начала года, следующего за годом формирования дела);
• Отсутствие подписей всех членов комиссии;
• Уничтожение документов с персональными данными без соблюдения требований конфиденциальности.

Правильно оформленный акт на уничтожение бухгалтерских документов защищает организацию от претензий контролирующих органов. Главное — дождаться истечения сроков хранения, создать комиссию, составить опись и акт, а также выбрать надёжный способ уничтожения. Форму акта рекомендуется закрепить в учётной политике организации.