Утилизация основных средств (ОС) — это обязательная процедура для списания имущества с баланса организации․ Главным документом, подтверждающим факт уничтожения объекта, является Акт утилизации․ Ниже мы подробно разберем, как правильно его составить, заполнить и оформить в 2024–2025 годах, опираясь на актуальное законодательство (Приказ Минфина РФ от № 61н в ред․ от )․

Нормативная база и правовое значение

Согласно ФЗ-402 «О бухгалтерском учете» (ст․ 9) и ФСБУ 6/2020 «Основные средства», списание ОС производится на основании решения уполномоченного органа организации (приказа/распоряжения руководителя) и акта комиссии․ Акт утилизации является первичным учетным документом, без которого невозможно:

• Списать овую стоимость ОС с баланса (Дт 01 / 02 — Кт 01 / 02)․
• Отразить расходы на утилизацию в налоговом учете (НДФЛ/Налог на прибыль)․
• Избежать претензий со стороны налоговых органов при камеральных и выездных проверках․

Важно: Единой утвержденной государством формы акта утилизации не существует․ Организация разрабатывает его самостоятельно в составе учетной политики (п․ 4 ст․ 9 ФЗ-402), однако документ должен содержать реквизиты, обязательные для первичных учетных документов (п․ 2 ст․ 9 ФЗ-402)․

Кто и как составляет акт: комиссия

Для проведения утилизации руководитель издает приказ о создании комиссии по утилизации (ликвидации) основных средств․

Состав комиссии обычно включает:

1. Председателя, руководитель организации или заместитель․
2. Членов — главный бухгалтер, ответственное лицо по ОС (материально ответственное лицо), представитель ОТ (если есть), специалист по технике/безопасности․
3. Секретаря — для ведения протокола и оформления документов․

Комиссия осматривает объект, подтверждает его негодность к дальнейшей эксплуатации и невозможность ремонта, после чего подписывает акт․

Обязательные реквизиты акта утилизации

Согласно ст․ 9 ФЗ-402, в акте обязательно должны быть:

• Наименование документа («Акт утилизации основных средств»)․
• Дата составления․
• Наименование организации (полное и/или сокращенное)․
• Содержание хозяйственной операции (факта утилизации)․
• Единицы измерения (шт․, кг, м и т․д․), количество;
• Должности лиц, составивших документ, их фамилии, инициалы, подписи с расшифровкой․
• Наличие печати (если организация использует печать по Уставу/решению учредителей)․

Рекомендуемые дополнительные данные (для удобства учета и налоговой):

• Инвентарный номер ОС․
• Наименование ОС по учетной карточке (ф․ ОС-6)․
• Первоначальная стоимость, сумма накопленной амортизации, остаточная стоимость на дату списания․
• Причина утилизации (физический износ, моральное устаревание, авария, пожар и т․д․)․
• Способ утилизации (разборка на запчасти, сдача на металлолом, утилизация на полигоне ТБО, передача специализированной лицензированной организации)․
• Номер и дату приказа о списании/создании комиссии․
• Данные договора с утилизатором (если утилизация сторонней организацией)․

Пошаговый образец заполнения акта (Структура таблицы)

Ниже приведен универсальный образец структуры акта, который можно перенести в Word/Excel и адаптировать под свою организацию․

Шапка документа

АКТ УТИЛИЗАЦИИ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ № ___
г․ _______________ «___» ____________ 20__ г․

Мы, нижеподписавшиеся, члены комиссии по утилизации основных средств,
созданной приказом № _____ от «___» ________ 20__ г․,
составили настоящий Акт о том, что утилизированы следующие основные средства:

Табличная часть (Основная)

ИТОГО по акту:
Всего объектов утилизировано: 2 шт․
Сумма первоначальной стоимости: 2 700 000,00 руб․
Сумма накопленной амортизации: 2 100 000,00 руб․
Сумма остаточной стоимости к списанию: 600 000,00 руб;

Приложения:
Приказ о создании комиссии № ____ от ________ (1 экз․)․
Копии договоров с утилизаторами (2 экз․)․
Акты приема-передачи металлолома / вторичного сырья (___ экз․)․
Фотофиксация процесса утилизации (по желанию)․

Члены комиссии:

Председатель: _________________ /Иванов И․И․/ _________________ (подпись, расшифровка)
Член (Гл․ бух): _________________ /Петрова П․П․/ _________________
Член (МОЛ): _________________ /Сидоров С․С․/ _________________
Член (Технарь): _________________ /Козлов К․К․/ _________________

М․П․ (Печать организации, если предусмотрена Уставом)

Бухгалтерский и налоговый учет расходов на утилизацию (КОСГУ)

Частый вопрос бухгалтеров: какой код КОСГУ использовать для расходов на утилизацию? (Актуально для бюджетных учреждений и госсектора, в коммерческом учете используются счета 20/26/44/91)․

• КОСГУ 225 — «Расходы на ликвидацию основных средств»․ Применяется, если утилизация производится собственными силами организации (зарплата рабочим, расход топлива, аренда техники для разборки)․
• КОСГУ 226, «Расходы на выкуп, ликвидацию и утилизацию основных средств»․ Применяется, если утилизацию производит сторонняя подрядная организация по договору (оплата услуг утилизатору)․

Проводки в коммерческом учете (ПБУ 6/01, ФСБУ 6/2020):

1. Дт 01/02, Кт 01/02 — Списание первоначальной стоимости ОС․
2. Дт 02 — Кт 01/02 — Списание накопленной амортизации․
3. Дт 91․2 — Кт 01/02 — Списание остаточной стоимости (убыток от списания)․
4. Дт 91․2 — Кт 10/60/70/69, Отражение расходов на утилизацию (транспорт, работа утилизаторов, зарплата своей комиссии/рабочих);
5. Дт 91․1 — Кт 91․2 — Прибыль от реализации ценных компонентов (металлолом, запчасти), если они сданы/проданы․
6. Дт 76․АВ / 60 — Кт 91․1 — Учет дохода от продажи лома/запчастей․

Утилизация через стороннюю организацию: нюансы

Если утилизацию проводит лицензированная компания (обязательно для ОС I–IV классов опасности, медицинской техники, компьютерной техники с жесткими дисками, автотранспорта):

• Заключается договор на оказание услуг по утилизации․
• В акте утилизации (вашем внутреннем) обязательно ссылаются на акт приема-передачи ОС утилизатору и акт выполненных работ утилизатора․
• Утилизатор обязан выдать: Акт утилизации (своей формы), Свидетельство об утилизации (для техники), Акт приема-передачи вторичного сырья (если есть)․
• Эти документы прикладываются к вашему внутреннему акту и хранятся вместе․

Сроки хранения документов

Согласно п․ 277 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности организаций (утв․ Приказом Росархива от № 236) и ст․ 29 ФЗ-402:

• Акты утилизации (ликвидации) основных средств хранятся не менее 5 лет после отчетного года․
• Приказы о создании комиссии и о списании ОС — 5 лет․
• Инвентарные описи (ф․ ОС-6, ОС-1) — 5 лет после года последней записи․

Рекомендация: храните акты утилизации вместе с учетными карточками списанных ОС и приказами о списании в одном деле для удобства аудита․

Типичные ошибки при заполнении

1. Отсутствие приказа о создании комиссии․ Акт, подписанный «не кем», не имеет юридической силы․
2. Неполный состав комиссии․ Нет главного бухгалтера или МОЛ — риск непризнания расходов по налогу на прибыль․
3. Расхождение данных с учетной карточкой (ф․ ОС-6)․ Инвентарный номер, стоимость, дата ввода в эксплуатацию в акте и карточке должны совпадать идеально․
4. Отсутствие основания для утилизации․ Фраза «устарел» недостаточно․ Нужно: «физический износ 100%, экспертиза №․․․ от ․․․ подтвердила нецелесообразность ремонта»․
5. Игнорирование экологических требований․ Утилизация газообразного оборудования, холодильников, батарей, меркурийных ламп, медицинских отходов без лицензированного подрядчика — административная ответственность (КоАП РФ ст․ 8․2)․
6. Неучет дохода от лома․ Если корпус станка сдали на металлолом за 50 000 руб․, это доход (Кт 91․1), а не просто «утилизировали»․

Электронный документооборот (ЭДО) и акты утилизации

С 2024–2025 гг․ все чаще акты утилизации оформляют в ЭДО (СБИС, Диадок, Контур, 1С-ЭДО)․

• Форма акта в ЭДО — неформализованная (XML-схема по соглашению сторон)․
• Подписывается квалифицированной электронной подписью (КЭП) всех членов комиссии․
• Имеет такую же юридическую силу, что и бумажный документ с «живой» подписью (ст․ 6, 9 ФЗ-402, ФЗ-63 «Об электронной подписи»)․
• Оригинал в бумаге не требуется, если стороны не договорились иначе, но для архива часто печатают «для хранения» версию с отметкой «Подписано ЭП»․

Чек-лист перед подписанием акта

• [ ] Приказ о создании комиссии пронумерован, датирован, подписан руководителем․
• [ ] Состав комиссии в акте совпадает с приказом․
• [ ] Все ОС из приказа о списании включены в акт (ничего не забыто, ничего лишнего)․
• [ ] Данные ОС (инв․ №, название, стоимость) сверены с карточками ОС-6 и программой 1С․
• [ ] Указана конкретная причина утилизации для каждого объекта․
• [ ] Определен способ утилизации и указано, куда делись материалы (лом, запчасти, полигон)․
• [ ] Есть договоры/акты с утилизаторами (если сторонние)․
• [ ] Подписали все члены комиссии с расшифровкой ФИО․
• [ ] Стоимость полученного лома/сырья отражена в учете как доход․
• [ ] Проводки по списанию и расходам на утилизацию сделаны в том же периоде․

Грамотно оформленный акт утилизации основных средств — это гарантия чистоты бухгалтерского и налогового учета, а также защита от штрафов за нарушение законодательства об отходах․ Используйте приведенный выше образец как основу, адаптируйте колонки под специфику вашей организации (добавьте колонки «Класс опасности», «Номер лицензии утилизатора», «Вес лома» и т․д․) и закрепите форму во внутреннем локальном нормативном акте (Учетной политике или Положении об ОС)․

Помните: актуальную редакцию Приказа Минфина № 61н и ФСБУ 6/2020 всегда проверяйте в официальных правовых системах (КонсультантПлюс, Гарант, Официальный интернет-портал правовой информации) на дату составления документа․