Нередко работники используют собственный автомобиль для выполнения служебных задач: разъездов по клиентам‚ доставки документов‚ поездок в командировки. Чтобы такие отношения были юридически корректными‚ а расходы работника возмещались‚ необходимо правильно оформить соглашение об использовании личного транспорта в служебных целях. Рассмотрим‚ как это сделать.

Правовая основа

Основным нормативным актом является статья 188 Трудового кодекса РФ. Она устанавливает‚ что при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества (в т.ч. автомобиля) работнику выплачивается:

• компенсация за использование‚ износ (амортизацию) транспорта;
• возмещение расходов‚ связанных с эксплуатацией (ГСМ‚ ремонт‚ мойка‚ парковка и т.д.).

Размер компенсации и порядок возмещения расходов определяются соглашением сторон трудового договора‚ выраженным в письменной форме.

Способы оформления

Существует три основных варианта оформления использования личного автомобиля в служебных целях:

Дополнительное соглашение к трудовому договору

Наиболее распространённый способ. Стороны подписывают допсоглашение‚ в котором фиксируют:

• характеристики транспортного средства (марка‚ модель‚ госномер‚ год выпуска‚ объём двигателя);
• цели использования (разъездной характер работы‚ поездки по заданиям руководства);
• размер ежемесячной компенсации за износ;
• порядок возмещения расходов на ГСМ и обслуживание (по чекам‚ по нормам расхода топлива);
• порядок подтверждения поездок (путевые листы‚ отчёты‚ служебные записки).

Отдельное соглашение (договор) об использовании личного автомобиля

Может быть заключено как самостоятельный документ в рамках трудовых отношений. Содержание аналогично допсоглашению. Такой вариант удобен‚ если условия использования транспорта периодически меняются.

Договор аренды транспортного средства

Гражданско-правовой вариант: работодатель арендует автомобиль у работника (с экипажем или без). В этом случае выплачивается арендная плата‚ а расходы на содержание распределяются по условиям договора. Важно учитывать налоговые последствия: с арендной платы удерживается НДФЛ‚ а при аренде с экипажем начисляются страховые взносы на часть платы за управление.

Пошаговый порядок оформления

1. Закрепите разъездной характер работы в должностной инструкции или трудовом договоре‚ если поездки носят систематический характер.
2. Получите согласие работника на использование личного автомобиля (заявление или соглашение сторон).
3. Подпишите дополнительное соглашение к трудовому договору либо отдельный договор.
4. Издайте приказ руководителя об использовании личного транспорта работника в служебных целях с указанием размера компенсации.
5. Приложите документы на автомобиль: копии ПТС‚ свидетельства о регистрации (СТС)‚ полиса ОСАГО‚ при необходимости — доверенности‚ если автомобиль не в собственности работника.
6. Организуйте учёт поездок: путевые листы‚ маршрутные листы или ежемесячные отчёты работника с приложением чеков на топливо.

Налогообложение и учёт

Компенсация по статье 188 ТК РФ:

• не облагается НДФЛ и страховыми взносами в размере‚ установленном соглашением сторон (при наличии подтверждающих документов);
• в налоговом учёте по налогу на прибыль принимается в пределах норм‚ установленных Постановлением Правительства РФ № 92 от : 1200 руб./мес. для легковых автомобилей с объёмом двигателя до 2000 куб. см и 1500 руб./мес. — свыше 2000 куб. см;
• в бухгалтерском учёте отражается в полной сумме‚ установленной соглашением.

Компенсацию расходов на ГСМ‚ выплачиваемую по допсоглашению‚ как правило‚ не нужно отражать в расчёте по страховым взносам (РСВ)‚ если она соответствует условиям статьи 188 ТК РФ и подтверждена документально.

Дополнительные важные моменты

• Страхование от несчастных случаев. Если работник получил травму‚ следуя на личном транспорте в служебных целях по распоряжению работодателя или по соглашению сторон‚ такой случай признаётся несчастным случаем на производстве (ст. 3 Федерального закона № 125-ФЗ от ).
• Ответственность за ущерб. Рекомендуется прописать в соглашении порядок возмещения ущерба при ДТП и наличие у работника действующего полиса ОСАГО.
• Документальное подтверждение. Без путевых листов‚ чеков и приказа налоговые органы могут отказать в признании расходов и доначислить НДФЛ и взносы.

Оформление использования личного транспорта в служебных целях требует письменного соглашения между работником и работодателем‚ приказа руководителя и надлежащего учёта поездок и расходов. Грамотно составленные документы защищают интересы обеих сторон: работник получает справедливую компенсацию‚ а работодатель — возможность законно учесть расходы и избежать претензий со стороны контролирующих органов.