Оформление отпуска по беременности и родам (в обиходе — «декретного отпуска») — одна из типовых задач кадровика и расчетчика заработной платы․ В программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8․3 (редакция 3․1) этот процесс автоматизирован: достаточно правильно ввести документы, и программа сама рассчитает пособие, сформирует данные для СФР и отразит отсутствие сотрудницы в табеле․ Рассмотрим весь порядок действий подробно․
Подготовительный этап: какие документы нужны от сотрудницы
Прежде чем приступать к работе в 1С:ЗУП, убедитесь, что у вас на руках есть полный комплект документов:
- Заявление сотрудницы о предоставлении отпуска по беременности и родам;
- Сведения об электронном больничном листе (ЭЛН) — с 2022 года больничные оформляются в электронном виде, и данные о них поступают из СФР (Социального фонда России);
- При необходимости — справки о заработке от предыдущих работодателей (форма 182н), если сотрудница работала в других организациях в расчетном периоде;
- Заявление о замене лет расчетного периода, если сотрудница в предшествующие годы находилась в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребенком и замена лет увеличит размер пособия․
Получение сведений об электронном больничном
Если в программе настроен обмен с СФР, сведения об ЭЛН загружаются автоматически:
- Перейдите в раздел «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность» или используйте сервис обмена с СФР․
- Программа получит входящее сообщение с номером больничного листа․
- На основании полученных данных можно создать документ «Больничный лист» прямо из входящего сообщения․
Если прямой обмен не настроен, документ можно создать вручную, указав номер ЭЛН․
Создание документа «Больничный лист»
Отпуск по беременности и родам в 1С:ЗУП оформляется именно документом «Больничный лист»:
- Перейдите в раздел «Зарплата» → «Больничные листы» (или «Кадры» → «Больничные листы»)․
- Нажмите кнопку «Создать»․
- Заполните шапку документа:
- Организация и сотрудник;
- Номер ЭЛН — при вводе номера программа подтянет данные из фонда;
- Причина нетрудоспособности — выберите «(05) Отпуск по беременности и родам»;
- Период нетрудоспособности, даты начала и окончания отпуска (стандартно 140 календарных дней: 70 до родов и 70 после; при осложненных родах — 156, при многоплодной беременности, 194)․
- Программа автоматически рассчитает средний заработок за два предшествующих календарных года․ Проверьте данные, нажав на ссылку расчета среднего заработка — при необходимости скорректируйте заработок или замените годы расчетного периода․
- Пособие по беременности и родам выплачивается в размере 100% среднего заработка независимо от стажа (при стаже менее 6 месяцев — не более МРОТ за полный месяц)․
- Проведите документ․ На его основании можно распечатать приказ о предоставлении отпуска․
Особенности расчета пособия
При расчете учитывайте следующие моменты:
- Из расчетного периода исключаются дни болезни, предыдущего декрета и отпуска по уходу за ребенком;
- Средний дневной заработок сравнивается с минимальным (из МРОТ) и максимальным (из предельной базы по взносам) значениями;
- Пособие по беременности и родам не облагается НДФЛ и страховыми взносами;
- С 2021 года пособие полностью выплачивает СФР напрямую сотруднице (проект «Прямые выплаты» действует по всей стране), поэтому работодателю необходимо передать в фонд реестр сведений․
Передача сведений в СФР
После проведения больничного листа сформируйте исходящее сообщение в СФР:
- Из документа «Больничный лист» или из журнала обмена с фондом создайте реестр сведений для назначения пособия․
- Проверьте корректность данных (ФИО, СНИЛС, реквизиты для выплаты)․
- Отправьте реестр через 1С-Отчетность и дождитесь подтверждения приема․
Оформление отпуска по уходу за ребенком
После окончания отпуска по беременности и родам сотрудница вправе оформить отпуск по уходу за ребенком до 1,5 или 3 лет:
- Перейдите в раздел «Кадры» → «Все кадровые документы» и создайте документ «Отпуск по уходу за ребенком»․
- Укажите сотрудника, период отпуска и дату рождения ребенка․
- На вкладке «Пособия» установите флажки о выплате пособия до 1,5 лет (и до 3 лет, если применимо)․ Программа рассчитает ежемесячное пособие в размере 40% среднего заработка, но не ниже установленного минимума․
- Проведите документ, плановые начисления (оклад) сотрудницы будут приостановлены на период отпуска․
Если условия меняются (например, сотрудница выходит на неполный рабочий день с сохранением пособия), создайте документ «Изменение условий оплаты отпуска по уходу за ребенком» из раздела «Кадры»․
Возврат из отпуска
При досрочном выходе сотрудницы на работу оформите документ «Возврат из отпуска по уходу за ребенком» (раздел «Кадры»)․ В поле «Дата возврата» укажите первый рабочий день — с этой даты программа возобновит плановые начисления и прекратит выплату пособия (при выходе на полный день)․
Типичные ошибки и рекомендации
- Неверная причина нетрудоспособности, проверяйте, что выбран код «05», иначе расчет будет выполнен по правилам обычного больничного;
- Не учтены справки 182н — внесите заработок от предыдущих работодателей до расчета;
- Не отправлен реестр в СФР — без него сотрудница не получит пособие;
- Устаревшая версия программы — регулярно обновляйте 1С:ЗУП, так как законодательство и форматы обмена с СФР часто меняются․
Начисление декретного отпуска в 1С:ЗУП 3․1 — несложная процедура при соблюдении правильной последовательности: получение ЭЛН → создание больничного листа с причиной «Отпуск по беременности и родам» → проверка расчета среднего заработка → отправка реестра в СФР → оформление отпуска по уходу за ребенком․ Автоматизация этих шагов позволяет избежать ошибок, своевременно выплатить сотруднице положенные пособия и корректно отразить все данные в учете․