Расходный кассовый ордер (РКО) — это первичный учетный документ, который обязательно составляется при каждой выдаче денежных средств из кассы организации или индивидуального предпринимателя. В 2026 году правила оформления РКО регулируются Приказом Минфина России от № 104н (вступил в силу с ), а также положениями ФЗ-54 и дирекциями Банка России. Ниже подробно разбираем, как правильно оформить РКО при выплате через кассу, чтобы избежать штрафов и вопросов со стороны контролирующих органов.

Когда обязательно оформляется РКО

Согласно ст. 86 Налогового кодекса РФ и Приказу № 104н, РКО готовится при любых случаях изъятия наличных из кассы. Основные основания для выплаты через кассу:

• Выплата заработной платы (аванс, зарплата, отпускные, больничные, если не переведены на карту).
• Выдача денег под отчет ответственным лицам (на хозяйственные нужды, командировочные расходы).
• Возврат покупателю стоимости товаров (работ, услуг) при возврате.
• Выплата дивидендов и доходов по акциям в натуре (наличными).
• Погашение задолженности перед поставщиками/подрядчиками (в пределах лимита 100 000 руб. по одному договору за календарный месяц, ст. 86 НК РФ).
• Выплата судебных расходов, алиментов по исполнительным листам.

Обязательные реквизиты РКО (по Приказу Минфина № 104н)

При разработке собственной формы или заполнении стандартной (если компания решила оставить КО-2) должны быть заполнены следующие поля:

1. Наименование документа: «Расходный кассовый ордер».
2. Дата составления: день, месяц, год (дата выдачи денег).
3. Номер документа: сквозная нумерация за год.
4. Наименование организации/ИП: полное или сокращенное наименование.
5. Структурное подразделение: если учет ведется раздельно (например, филиал, отделение).
6. Сумма выдачи: цифрами и прописью (рубли, копейки).
7. Основание выдачи: ссылка на документ-основание (расчетный лист, заявление, накладная на возврат, исполнительный лист, приказ о командировке). Номер и дату основания указывать обязательно.
8. ФИО получателя: полностью (Фамилия Имя Отчество).
9. Документ, удостоверяющий личность: вид, серия, номер, кем и когда выдан (паспорт РФ или иной документ).
10. Подпись получателя: личная подпись с расшифровкой.
11. Должность и подпись кассира: выдавшего деньги.
12. Должность и подпись руководителя/главного бухгалтера: если требуется по учетной политике (для крупных сумм или особых случаев).

Пошаговая процедура оформления выплаты через кассу

Этап 1: Подготовка документа-основания

Никакие деньги не могут быть выданы «по слову». Кассир обязан видеть оригинал документа-основания:

• Для зарплаты — расчетно-платежная ведомость (форма Т-53) или реестр на выплату, подписанный руководителем и гл. бухгалтером.
• Под отчет — заявление сотрудника и приказ/распоряжение руководителя о выдаче.
• При возврате покупателю — товарная накладная на возврат или акт приема-передачи с отметкой о возврате, заявление покупателя.

Этап 2: Заполнение РКО

РКО заполняется кассиром (или бухгалтером, совмещающим обязанности кассира) в 2 экземплярах (один остается в кассе, второй — у получателя) или в 1 экземпляре с отметкой в кассовой книге, если используется ККТ. Заполнение производится ручкой (чернила синего/черного цвета) или техническим способом (печатью из 1С/бухсофта). Исправления и зачеркивания недопустимы, при ошибке документ аннулируется и составляется новый.

Этап 3: Проверка личности и выдача денег

1. Кассир сверяет ФИО в РКО и документе-основании с паспортом получателя.
2. Проверяет подпись получателя в РКО (сверяет с образцом в паспорте или карточке подписей, если есть).
3. Пересчитывает сумму в присутствии получателя.
4. Выдает деньги и второй экземпляр РКО (или чек ККТ, см. ниже).

Этап 4: Применение онлайн-кассы (ККТ) — ФЗ-54

Это критически важный момент 2026 года. При выдаче наличных из кассы обязательно использование ККТ (если организация/ИП не освобождены от его применения).

• Тег 1054 (Признак расчета): «Выплата» (значение 4).
• Тег 1227 (Предмет расчета): «Платеж» (значение 10) или «Выплата пользователю» в зависимости от версии ФФД (1.05 / 1.2).
• Чек выдается покупателю/сотруднику в момент выдачи денег.

Связка РКО и Чека: В РКО (в графе «Основание» или специальном поле) рекомендуется указывать фискальный номер чека (ФН) и фискальный признак документа (ФПД), а также номер смены ККТ. Это упрощает сверку кассовой книги и ОФД-данных.

Особенности заполнения в популярных сценариях

Выплата заработной платы

• РКО составляется на каждую ведомость (Т-53) или на каждый реестр.
• Если зарплата не получена в срок (обычно 3 рабочих дня), кассир составляет кассовый ордер на внесение (ПКО) для возврата денег в кассу (депонирование), а в ведомости делает отметку «Депонировано».

Выдача под отчет

• В графе «Основание» указывается: «Заявление № 12 от , Приказ № 45 от ».
• Сумма выдачи не должна превышать лимиты, установленные внутренними документами компании (но налоговый кодекс лимитов для подотчетных лиц не устанавливает, только для расходов — в рамках норм).
• Сдача отчета оформляется ПКО (приходный ордер) с приложением чеков/авансовых отчетов.

Возврат покупателю (B2C)

• Основание: Заявление покупателя + Товарная накладная на возврат (или Акт).
• Обязателен чек ККТ с признаком расчета «Возврат выплаты» (или «Выплата» в зависимости от логики возврата, чаще всего используется чек коррекции или чек возврата прихода, но при выдаче наличных из кассы — это чек типа «Выплата»).
• Покупатель ставит подпись в РКО и в ведомости возвратов (если ведется).

Типичные ошибки и штрафы за них (КоАП РФ)

Электронный документооборот и РКО

С 2025 года (Приказ № 104н) полностью легализован электронный документооборот первички.

• РКО может формироваться исключительно в электронном виде (в 1С, SAP, «МойСклад», «Контур.Экстерн» и др.).
• Подпись ставится усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) кассира, руководителя, гл. бухгалтера.
• Подпись получателя: если сотрудник имеет УКЭП — подписывает ЭЦП. Если нет (физлицо, не являющееся ИП/руководителем) — допускается простая электронная подпись (ПЭП) по коду из СМС/пуш-уведомления в приложении банка/Госуслуг, либо бумажный экземпляр подписывается «живой» подписью, сканируется и прикрепляется к эл. РКО.
• Хранение: в электронном архиве не менее 5 лет (сроки хранения первички по ст. 29 ФЗ-402).

Контроль кассира и инвентаризация

Ежедневно (в конце смены/рабочего дня) кассир сверяет:

1. Сумму по всем РКО за день.
2. Сумму по «Закрытию смены» на ККТ (Фискальный накопитель).
3. Фактическое наличие денег в кассе.
4. Данные кассовой книги (формы КМ-4 или электронный аналог).

Расхождения фиксируются в акте инвентаризации кассы (форма ИНВ-15). Излишки — доход (ПКО), нехватка — взыскание с кассира или списание на убытки (РКО на списание недопустимо, оформляется справка/акт).

Чек-лист для кассира перед выдачей денег (Резюме)

1. Есть ли документ-основание (оригинал, подписанный уполномоченными лицами)?
2. Совпадают ли ФИО в основании, РКО и паспорте получателя?
3. Заполнены ли все обязательные реквизиты РКО (сумма цифрами/прописью, паспорт, основание)?
4. Совпадает ли сумма в РКО с суммой в документе-основании?
5. Проведена ли операция на ККТ (чек типа «Выплата» напечатан/передан)?
6. Указаны ли в РКО фискальные признаки чека (ФН, ФПД, № смены)?
7. Подписал ли получатель РКО (и чек, если требуется)?
8. Деньги пересчитаны в присутствии получателя?

Грамотное оформление Расходного кассового ордера — это не просто бюрократия, а основа кассовой дисциплины и защита бизнеса от штрафов налоговой, профсоюзов и судебных исков сотрудников. В 2026 году ключевыми моментами являются: связка РКО с чеком ККТ (ФЗ-54), соблюдение новых требований Приказа № 104н к реквизитам и возможность полностью электронного оформления. Внедрите чек-лист выше в ежедневную работу кассы, и проверки пройдут без замечаний.

Статья подготовлена на основании действующего на законодательства РФ (НК РФ, ФЗ-402, ФЗ-54, Приказ Минфина № 104н). Данная информация носит справочный характер. Для решения конкретных вопросов обратитесь к профессиональному бухгалтеру или юристу.