В практике бухгалтера нередко возникают ситуации, когда уже начисленные и даже выплаченные отпускные необходимо отменить или скорректировать. Это может быть связано с ошибкой в расчёте, отзывом сотрудника из отпуска, болезнью работника во время отпуска или увольнением сотрудника, отгулявшего отпуск авансом. В этой статье подробно разберём, как правильно отсторнировать начисление отпускных, какие проводки использовать и как исправить ситуацию в программах 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерия.

Когда требуется сторнирование отпускных

Сторнирование — это бухгалтерская операция по отмене или корректировке ранее сделанной проводки. Применительно к отпускным оно может понадобиться в следующих случаях:

• обнаружена арифметическая ошибка при расчёте отпускных (неверный средний заработок, неправильное количество дней);
• сотрудник отозван из отпуска по производственной необходимости;
• работник заболел во время отпуска, и отпуск переносится или продлевается;
• сотрудник увольняется, не отработав период, за который отпуск был предоставлен авансом;
• отпуск был оформлен ошибочно (неверные даты, неверный сотрудник);
• отпускные начислены дважды.

Общий принцип сторнирования в бухгалтерском учёте

Начисление отпускных отражается проводками:

• Дебет 20 (26, 44, 96 и др.) — Кредит 70, начислены отпускные;
• Дебет 20 (26, 44, 96 и др.) — Кредит 69 — начислены страховые взносы;
• Дебет 70 — Кредит 68 — удержан НДФЛ;
• Дебет 70 — Кредит 50 (51) — выплачены отпускные.

При сторнировании эти проводки отражаются с отрицательными суммами (метод «красное сторно»):

• СТОРНО Дебет 20 (26, 44, 96) — Кредит 70 — сторнированы излишне начисленные отпускные;
• СТОРНО Дебет 20 (26, 44, 96) — Кредит 69 — сторнированы страховые взносы;
• СТОРНО Дебет 70, Кредит 68, скорректирован НДФЛ.

Важно помнить: неверная проводка по отпускным может исказить себестоимость, вызвать вопросы при проверке и привести к перерасчётам налогов и взносов, поэтому сторнирование следует выполнять аккуратно и в правильном периоде.

Сторнирование отпуска в 1С:ЗУП 8.3

Если отпуск начислен, но ещё не выплачен

Самая простая ситуация — документ «Отпуск» проведён, но выплата не произведена. В этом случае достаточно:

1. Найти документ «Отпуск» в разделе «Зарплата» — «Отпуска».
2. Отменить проведение документа или пометить его на удаление.
3. При необходимости создать новый документ с корректными данными.

Если отпуск проведён и выплачен

Когда отпускные уже выплачены, просто удалить документ нельзя — это нарушит учёт НДФЛ и взносов. В 1С:ЗУП предусмотрен специальный механизм:

1. Откройте документ «Отпуск», который нужно исправить.
2. Нажмите кнопку «Исправить» (доступна, если документ находится в прошлом периоде и по нему были выплаты). Программа автоматически создаст документ-исправление, который сторнирует первоначальные начисления и рассчитает новые суммы.
3. Проверьте сторнирующие суммы на вкладке «Пересчитанные» и корректность нового расчёта.
4. Проведите документ. Сторно отразится в учёте текущим периодом.

Отзыв из отпуска и пересечение с больничным

Если сотрудник отозван из отпуска или заболел во время отпуска, используется документ «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)» или «Больничный лист». При пересечении периодов программа предложит сторнировать дни отпуска автоматически. Для этого в настройках расчёта зарплаты должен быть установлен флаг «Сторнировать отпуск в больничном при пересечении периодов». Тогда больничный вытеснит дни отпуска, а излишне начисленные отпускные будут отсторнированы.

Сторнирование отпускных в 1С:Бухгалтерия 8.3

В 1С:Бухгалтерии механизм исправления зависит от того, в каком периоде обнаружена ошибка:

1. Ошибка в текущем периоде, отмените проведение документа «Отпуск» (раздел «Зарплата и кадры» — «Отпуска»), исправьте данные и проведите заново.
2. Ошибка в закрытом периоде — создайте документ «Операция, введённая вручную» (раздел «Операции») и отразите сторнирующие проводки с отрицательными суммами по счетам 70, 69, 68 и счетам затрат.
3. Корректировка НДФЛ — используйте документ «Операция учёта НДФЛ» для исправления налогового учёта, если отпускные уже были выплачены и налог перечислен.

Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении

Отдельный случай — увольнение сотрудника, который использовал отпуск авансом. В документе «Увольнение» в 1С:ЗУП программа автоматически рассчитает удержание за неотработанные дни отпуска. Важно выбрать правильный вариант отражения: «Удержание» (сторнирует начисление и НДФЛ) или «Удержание без уменьшения налогов», в зависимости от того, достаточно ли сумм при окончательном расчёте. Помните, что удержать можно не более 20% от суммы выплаты (ст. 138 ТК РФ), а в ряде случаев удержание вообще запрещено (например, при сокращении штата).

Корректировка отчётности

После сторнирования отпускных может потребоваться подача уточнённых расчётов:

• 6-НДФЛ, если сторно затронуло уже сданный период;
• РСВ — при изменении базы по страховым взносам;
• Персонифицированные сведения о физлицах — при корректировке дохода.

Типичные ошибки при сторнировании

• Удаление документа «Отпуск» после выплаты — приводит к расхождениям в учёте НДФЛ;
• Сторнирование «задним числом» в закрытом периоде вместо отражения корректировки текущей датой;
• Забытая корректировка страховых взносов при сторне отпускных;
• Отсутствие уточнённой отчётности после исправления.

Сторнирование отпускных, штатная операция, с которой сталкивается практически каждый бухгалтер. Главные правила: используйте штатные механизмы исправления в 1С (кнопка «Исправить» в ЗУП, ручные операции в Бухгалтерии), отражайте сторно текущим периодом, не забывайте корректировать НДФЛ и взносы, а при необходимости подавайте уточнённую отчётность. Аккуратное выполнение этих шагов поможет избежать искажений в учёте и претензий со стороны проверяющих органов.