От опозданий, вынужденных уходов с рабочего места или других нештатных ситуаций не застрахован практически ни один работник. В таких случаях работодатель обычно просит сотрудника написать объяснительную. Разберёмся, как правильно составить этот документ, какие правила следует соблюдать и каких ошибок избегать.

Что такое объяснительная записка

Объяснительная записка — это документ, в котором работник излагает причины и обстоятельства произошедшего события: опоздания, прогула, невыполнения задания, ошибки в работе и т. д. Слово «разъяснительная» в официальных документах не используется — правильный термин именно «объяснительная».

Согласно статье 193 Трудового кодекса РФ, перед применением дисциплинарного взыскания работодатель обязан затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней объяснение не предоставлено, составляется соответствующий акт.

Общие правила оформления

• Пишите от руки или набирайте на компьютере — оба варианта допустимы, если иное не установлено внутренними правилами организации.
• Используйте официально-деловой стиль: без эмоций, жаргона и лишних подробностей.
• Излагайте факты кратко и последовательно.
• Не используйте нецензурную лексику и оценочные суждения о коллегах или руководстве.

Структура документа

Шапка

В правом верхнем углу укажите:

• кому адресован документ (должность, ФИО руководителя);
• от кого (должность, подразделение, ФИО работника).

Название

По центру пишется: «Объяснительная записка».

Основной текст

Опишите ситуацию:

1. Что произошло (дата, время, суть события).
2. Причины случившегося;
3. При наличии — подтверждающие обстоятельства (справки, чеки, свидетели).

Завершение

Поставьте дату составления и личную подпись с расшифровкой.

Пример текста

«Я, Иванов Иван Иванович, опоздал на работу на 40 минут в связи с поломкой общественного транспорта, следовавшего по моему маршруту. Прилагаю справку от транспортной компании. Впредь обязуюсь выезжать на работу с запасом времени».

Полезные советы

• Будьте честны. Ложь легко проверить, и она усугубит ситуацию.
• Прикладывайте доказательства. Медицинские справки, квитанции, фото — всё это работает в вашу пользу.
• Не отказывайтесь писать. Отказ не освобождает от ответственности — работодатель просто составит акт.
• Сохраните копию документа для себя.
• Не признавайте вину, если её нет. Можно изложить факты без самообвинений.

Грамотно составленная объяснительная — это способ защитить свои интересы и смягчить возможные последствия. Пишите спокойно, по существу, опирайтесь на факты и документы — и документ станет вашим аргументом, а не уликой против вас.