Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Рапорт — это основной вид служебной документации, используемый сотрудниками частных охранных предприятий (ЧОП) и введенной охраны для официального обращения к руководству. В отличие от военной или полицейской службы, в гражданском охранном бизнесе термин «рапорт» часто используется как синоним служебной записки, объяснительной записки или заявления, в зависимости от цели документа. Грамотное составление рапорта, залог быстрого решения вопроса и защиты своих трудовых прав.

Нормативная база и терминология

Деятельность охранников регулируется:

ТК РФ (трудовые отношения, отпуска, дисциплина);
ФЗ № 2487-1 «Об охранной деятельности в Российской Федерации» (полномочия, обязанности, форма);
Внутренний трудовой распорядок и Инструкция по охране объекта конкретного ЧОП/организации.

Важно: В гражданском праве единой ГОСТ-формы «Рапорта охранника» не существует. Каждая организация утверждает свой бланк или требования к оформлению в локальном акте (Положении о делопроизводстве). Однако общие правила деловой переписки (ГОСТ Р 7.0.97-2016) рекомендуется соблюдать.

Структура рапорта (универсальный алгоритм)

Любой рапорт состоит из четырех обязательных блоков:

Шапка документа (верхний правый угол)

Указываются данные адресата (кому подается) и автора (от кого).

Начальнику ООО «ЧОП «Щит»
Иванову Ивану Ивановичу
от старшего смены охраны
Петрова Петра Петровича
Табельный номер: 12345

Наименование документа (по центру строки)

Пишется с большой буквы, без точки в конце. Варианты:

РАПОРТ (универсально, часто для просьб: отпуск, экипировка);
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА (по требованию руководства при нарушении);
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА (доклад о служебной ситуации, инциденте);
ЗАЯВЛЕНИЕ (увольнение, отпуск по уходу за ребенком и т.д. — строго по ТК РФ).

Текстовая часть (суть дела)

Строится по схеме: Событие/Причина → Факты/Обстоятельства → Просьба/Предложение.

Пишется от первого лица («Прошу…», «Докладываю…», «Объясняю…»).
Стиль: официально-деловой, без эмоций, сленга, лирики.
Только факты: даты, время, номера постов, свидетели, ссылки на инструкции/договор.

Подпись и дата (левый и правый нижний углы)

 Подпись /Петров П.П./

Основные виды рапортов охранника и образцы

Рапорт-заявление (на отпуск, выдачу СИЗ, форму, денежную помощь)

Самый частый тип. Пишется заранее (отпуск — за 2 недели).

Образец: На ежегодный оплачиваемый отпуск

Начальнику ООО «ЧОП «Щит»
Иванову И.И.
от охранника 3-го разряда
Петрова П.П.
Таб. № 12345

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу предоставить мне ежегодный основной оплачиваемый отпуск за 2025 рабочий год продолжительностью 28 (двадцать восемь) календарных дней с по включительно.

 Подпись /Петров П.П./

Объяснительная записка (на нарушение трудовой дисциплины, инструкции)

Пишется в течение 2 рабочих дней после требования руководителя (ст. 193 ТК РФ). Отказ писать, основание для акта отказ. Цель, объяснить причину, а не оправдываться.

Образец: Опоздание на смену

Начальнику ООО «ЧОП «Щит»
Иванову И.И.
от охранника 3-го разряда
Петрова П.П.
Таб. № 12345

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Объясняю причину опоздания на смену .
В 07:45 на остановке «Центральная» маршрутное такси № 12, которым я ежедневно добираюсь до объекта, сломалось. Следующее транспортное средство прибыло с задержкой 25 минут. В 08:10 я прибыл на пост, доложил дежурному офицеру о прибытии, принял смену. Документ о поломке транспорта (билет на проезд следующего автобуса) прилагаю.

Прошу принять к сведению и не применять к мне меры дисциплинарного взыскания ввиду отсутствия вины моей стороны (форс-мажор).

 Подпись /Петров П.П./

Служебная записка / Рапорт на служебное происшествие (Инцидент)

Это самый важный документ для охранника. От его качества зависит расследование, страховые выплаты и отсутствие претензий к сотруднику. Пишется сразу после стабилизации обстановки (или в конце смены по требованию инструкции).

Образец: Обнаружение вскрытия двери / проникновения

Начальнику ООО «ЧОП «Щит»
Иванову И.И.
от старшего смены охраны ТЦ «МегаМолл»
Петрова П.П.
Таб. № 12345

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Докладываю о служебном происшествии, выявленном в 03:15 на охраняемом объекте: ТЦ «МегаМолл», входная группа № 3 (складской вход).

Обстоятельства: При обходе периметра по маршруту № 2 (п. 4.2 Инструкции по охране) обнаружил, что замок входной двери № 3 вскрыт, дверь приоткрыта на 15 см. Признаков взлома двери (свежие сколы на раме, следы от монтировки) видны невооруженным глазом.
Действия: В 03:16 доложил по рации дежурному офицеру Смирнову А.В. (позывной «Центральный»). В 03:17 нажал кнопку «Тревога» на пульте КТС (пульт № 4). В 03:18 приступил к осмотру прилегающей территории совместно с охранником Сидоровым С.С. (пост № 5). Внутри склада посторонних лиц не обнаружено. Недостачу имущества устанавливается ответственными лицами арендатора.
Прибытие ГБР: Группа быстрого реагирования (экипаж № 7) прибыла в 03:25. Объект осмотрен, проникновение не подтверждено, дверь зафиксирована на пломбу № 88912.
Свидетели: Охранник Сидоров С.С. (таб. № 12346), командир ГБР к/с Волков А.А.

Прошу принять к сведению, инициировать акт осмотра места происшествия и передать материалы в следственно-оперативную группу для проверки по факту попытки незаконного проникновения.
Приложение: Фото двери (3 сн.), пломба № 88912 (ксерокопия);

Подпись /Петров П.П./

Рапорт на применение физической силы / спецсредств

Обязателен при любом применении силы (закладка наручников, применение газового баллончика, удержание за руку). Критично для защиты от обвинений в превышении полномочий (ст. 10, 14 ФЗ «Об охранной деятельности»).

Образец: Применение наручников

Начальнику ООО «ЧОП «Щит»
Иванову И.И.
от охранника поста № 1
Петрова П.П.
Таб. № 12345

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Докладываю о применении специальных средств (наручников) в 14:30.

Объект: ТЦ «МегаМолл», зона касс гипермаркета.
Нарушитель: Гражданин Сидоров А.В. (паспорт 45 12 123456, выд. ОМСД г. Москвы, прописка: г. Москва, ул. ###, д. 5), 1990 г.р.
Суть нарушения: При попытке пронести неоплаченный товар (бутылка коньяка 0.5л, стоимость 1200 руб.) через линию касс, был задержан мною по сигналу антикражного шлюза. При предъявлении служебного удостоверения и требовании следовать в охранное помещение для оформления протокола, гражданин Сидоров А.В. активно сопротивлялся: дергал руками, наносил удары ногами, угрожал физическим насилием («Я вас сейчас убью»), пытался сбежать в сторону выхода.
Применение средства: В целях прекращения противоправных действий, обеспечения собственной безопасности и доставки нарушителя в помещение охраны, руководствуясь п. 4 ст. 14 ФЗ № 2487-1 и п. 5.3 Инструкции по охране, применил специальное средство — наручники (модель «Беркут», зав. № 123456), наложил на запястья рук сзади. Нарушитель доставлен в служебное помещение охраны.
Дальнейшие действия: В 14:35 вызвана полиция (вызов № 1234567 по линии 102/112). В 14:50 прибыл участковый уполномоченный ППСП л/с Козлов К.К. Нарушитель передан полиции. Протокол административного правонарушения составил участковый. Товар возвращен представителю ТЦ.
Свидетели: Кассир Иванова М.М., охранник поста № 2 Козлов Д.Д. (таб. № 12347). Видеозапись с камеры № 14 (архив ДВР) сохранена.

Прошу принять к сведению, признать применение специального средства законным и обоснованным.
Подпись /Петров П.П./

Рапорт на неисправность оружия / технических средств / экипировки

Снимает ответственность с охранника за невозможность выполнения должностных инструкций из-за вины работодателя.

Образец: Неисправность рации / КТС

Начальнику ООО «ЧОП «Щит»
Иванову И.И.
от охранника поста № 4
Петрова П.П.
Таб. № 12345

РАПОРТ

Докладываю, что в 08:00 при приеме смены и проверке служебного имущества по акту приема-передачи № 45 выявлена неисправность стационарной рации (модель «Рация-М», инв. № 789) на посту № 4.

Характер неисправности: При нажатии кнопки ПТТ (передача) индикатор горит красным, связь с пультом дежурного офицера отсутствует, шум в динамике. Проверка аккумулятора (заряжен на 100%) и антенны (цела) результата не дала. Резервная портативная рация (инв. № 790) исправна, связь стабильная.

Прошу:
Признать пост № 4 временно неоснащенным стационарной связью.
Выдать исправную стационарную рацию в замен неисправной в кратчайшие сроки.
Направить неисправную рацию в ремонт.
Обеспечить возможность работы с портативной рацией до устранения неисправности (п. 3.1 Инструкции по охране допускает работу с одним средством связи при неисправности второго).

Подпись /Петров П.П./

Ключевые правила «идеального» рапорта охранника

Один документ — один вопрос. Не смешивайте просьбу об отпуске и доклад о сломанной рации.
Точность во времени. Указывайте время в 24-часовом формате (14:30, а не «полтретьего дня»).
Ссылки на документы. «Согласно п. 4.2 Инструкции по охране объекта…», «В исполнение приказа № 12 от …». Это показывает вашу компетентность.
Фактура, а не эмоции. Не «он вел себя как животное», а «произносил нецензурную лексику, угрожал применением физического насилия, делал замахи руками».
Свидетели и доказательства. Всегда указывайте ФИО свидетелей (коллег, сотрудников заказчика, полиции) и ссылки на видео/фото/аудио.
Копия для себя. Всегда просите поставить входящий номер и подпись на вашей копии (втором экземпляре) или делайте фото сданного рапорта на телефоне с включенной геолокацией и временем. Это ваша страховка.
Сдача лично или через ЕДО/почту. Устные рапорты (доклады по рации) дублируйте письменными в течение смены.

Типичные ошибки, которые стоят денег и карьеры

Пропуск деталей: «Нашел дверь открытой» (какую? когда? что сделал? кого вызвал?).
Эмоциональные оценки: «Начальник не прав», «Заказчик хамит». Пишите: «Действия заказчика противоречат п. 5 Договора охраны…».
Исправления и зачеркивания. Недопустимы в официальных документах. Перепишите чисто.
Отсутствие даты/подписи. Документ не имеет юридической силы.
Сдача «в пустоту». Положил на стол и ушел. Нужен входящий номер/подпись получателя.

Особенности оформления в разных организациях

Тип организации	Название документа	Кому сдается	Особенности
ЧОП (Частное охранное предприятие)	Служебная записка / Рапорт / Объяснительная	Начальник ЧОП / Начальник отдела охраны / Дежурный офицер	Строгая иерархия. Часто есть бланки с логотипом. Обязателен регистрационный журнал входящих/исходящих.
Введенная охрана (Штаб к предприятию)	Служебная записка / Заявление	Начальник СБ / Директор предприятия / Кадровик	Полностью по ТК РФ. «Рапорт» используется реже, чаще «Служебная записка».
Охрана ФСО / Росгвардии (по контракту)	Рапорт (военный образец)	Командир отряда / Начальство ведомства	Строгий военный устав. Шапка: «Командиру отряда… от рядового…». Обязательно устное доложение перед сдачей письменного.

Цифровой документооборот (ЭДО/1С/CRM)

Во многих современных ЧОП переводят рапорты в электронный вид (1С:ЗУП, Bitrix24, СБИС, Диадок, внутренние приложения).

Структура полей остается той же (Кому, От кого, Тема, Текст, Файлы).
ЭЦП (Электронная подпись) или код из СМС заменяет рукописную подпись.
Сохраняйте скриншот отправленного документа со статусом «Доставлен/Прочитан».

Рапорт охранника — это не просто бюрократия, а основной инструмент правовой защиты сотрудника. Грамотно написанный документ фиксирует факт выполнения долга, обосновывает действия в нестандартных ситуациях и служит основанием для получения социальных гарантий (отпуска, выплат, экипировки). Используйте приведенные образцы как шаблоны, адаптируя их под конкретную ситуацию и локальные акты вашей организации. Помните: лучше перестраховаться и написать рапорт лишний раз, чем потом не доказать свою правоту.

Статья подготовлена на основе общепринятых стандартов делопроизводства (ГОСТ Р 7.0.97-2016), Трудового кодекса РФ и ФЗ № 2487-1 «Об охранной деятельности в Российской Федерации». Данная информация носит справочный характер. Для решения конкретных спорных вопросов обратитесь к юристу профильного профиля.