Вопрос о том, как правильно оформить заявление на отпуск — от руки или в печатном виде, — волнует многих работников. Разберёмся, что говорит законодательство и какая практика сложилась в российских организациях.
Что говорит закон
Трудовой кодекс РФ не содержит прямых требований к способу оформления заявления на отпуск. Закон не обязывает писать документ исключительно от руки — допускается как рукописный, так и печатный вариант. Главное условие, наличие собственноручной подписи работника, которая подтверждает, что заявление подано именно им и добровольно.
Когда заявление вообще не нужно
Важно помнить: если отпуск предоставляется в соответствии с утверждённым графиком отпусков, писать заявление не требуется. Работодатель обязан уведомить сотрудника о начале отпуска под подпись не позднее чем за две недели, после чего издаётся приказ. Заявление понадобится в следующих случаях:
- отпуск запрашивается вне графика или на другие даты;
- работник трудится в организации менее 6 месяцев и не включён в график;
- оформляется отпуск без сохранения заработной платы (за свой счёт);
- запрашивается учебный, декретный отпуск или отпуск по уходу за ребёнком;
- сотрудник относится к категории лиц, имеющих право на отпуск в удобное время;
Рукописное заявление: плюсы и минусы
Традиционно заявления писались от руки на листе формата А4. У этого способа есть преимущества:
- исключаются сомнения в подлинности документа;
- не требуется доступ к компьютеру и принтеру;
- при спорах проще провести почерковедческую экспертизу.
Недостаток — возможные помарки, неразборчивый почерк и больше времени на оформление.
Печатное заявление
Сегодня большинство организаций принимают заявления, набранные на компьютере. Это удобно: текст легко читается, можно использовать готовый шаблон отдела кадров. Однако есть важное правило, подпись ставится только от руки. Полностью печатный документ без «живой» подписи юридической силы не имеет.
Электронный документооборот
Во многих компаниях заявления подаются через системы электронного документооборота (СЭД) или кадровые сервисы. В этом случае документ подписывается электронной подписью либо подтверждается через личный кабинет сотрудника. Такой формат законен, если он закреплён во внутренних локальных актах организации.
Как правильно оформить заявление
Независимо от способа написания, заявление должно содержать:
- Шапку — в правом верхнем углу указываются должность и ФИО руководителя, название организации, а также должность и ФИО заявителя.
- Название документа — «Заявление».
- Основной текст — просьба предоставить отпуск с указанием его вида, дат начала и окончания, количества календарных дней.
- Дату и подпись — с расшифровкой фамилии и инициалов.
Практические рекомендации
- Уточните в отделе кадров, какой формат принят в вашей организации — часто есть готовый шаблон.
- Подавайте заявление заранее: на отпуск за свой счёт — минимум за несколько дней, чтобы работодатель успел издать приказ.
- Сохраните копию заявления с отметкой о принятии (входящим номером и датой).
- При подаче в печатном виде проверьте правильность дат и написания фамилий.
Заявление на отпуск можно писать как вручную, так и набирать на компьютере, закон допускает оба варианта. Ключевое требование, собственноручная подпись работника. Оптимальный выбор зависит от правил, принятых в конкретной организации, поэтому перед оформлением стоит уточнить требования у кадровой службы.