Расчет отпускных — одна из самых частых задач бухгалтерии, и именно здесь допускается больше всего ошибок. Чтобы правильно определить сумму отпускных, необходимо четко понимать, какие выплаты входят в расчет среднего заработка, а какие — нет. Разберем этот вопрос подробно.

Нормативная база

Порядок расчета среднего заработка для оплаты отпусков установлен статьей 139 Трудового кодекса РФ и Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы (утверждено Постановлением Правительства РФ). Согласно этим документам, для расчета отпускных учитываются все виды выплат, предусмотренные системой оплаты труда у конкретного работодателя.

Какие начисления включаються в расчет отпускных

Общий принцип прост: учитывается все, что сотрудник получил за свой труд, то есть выплаты, входящие в систему оплаты труда. К ним относятся:

• Заработная плата, начисленная по всем основаниям: по окладу, тарифной ставке, сдельным расценкам, в процентах от выручки;
• Денежное содержание государственных и муниципальных служащих;
• Комиссионное вознаграждение;
• Гонорары сотрудников редакций СМИ и организаций искусства, состоящих в штате;
• Надбавки и доплаты — за классность, выслугу лет, стаж, совмещение профессий, расширение зон обслуживания, увеличение объема работ;
• Доплаты за особые условия труда — за работу во вредных и опасных условиях, в ночное время, за работу в выходные и праздничные дни, за сверхурочную работу;
• Районные коэффициенты и процентные надбавки (например, за работу в районах Крайнего Севера);
• Премии и вознаграждения, предусмотренные системой оплаты труда;
• Зарплата, выданная в неденежной форме (в пределах установленных ограничений).

Особенности учета премий

Премии учитываются в расчете отпускных по особым правилам:

• Ежемесячные премии учитываются в полном объеме, но не более одной выплаты за каждый показатель за каждый месяц расчетного периода;
• Премии за период больше месяца (квартальные, полугодовые) учитываются в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода;
• Годовая премия (по итогам работы за год) учитывается независимо от времени ее начисления, даже если она начислена уже после выплаты отпускных. В этом случае отпускные нужно пересчитать и доплатить сотруднику разницу;
• Если расчетный период отработан не полностью, премии учитываются пропорционально отработанному времени (кроме случаев, когда премия уже начислена с учетом фактически отработанного времени).

Какие выплаты НЕ учитываются при расчете отпускных

Не входят в расчет среднего заработка выплаты социального характера и суммы, не связанные с оплатой труда:

• Отпускные за предыдущие отпуска;
• Больничные (пособия по временной нетрудоспособности) и пособия по беременности и родам;
• Командировочные выплаты (средний заработок за время командировки);
• Материальная помощь;
• Компенсации расходов — на питание, проезд, обучение, коммунальные услуги;
• Компенсация родительской платы за детский сад — она не относится к оплате труда;
• Компенсация за разъездной характер работы в фиксированной сумме (Письмо Роструда от № ПГ/22827-6-1);
• Оплата простоя по вине работодателя или по независящим причинам;
• Оплата дополнительных выходных дней по уходу за детьми-инвалидами;
• Выплаты по гражданско-правовым договорам (ГПД);
• Другие периоды, когда за работником сохранялся средний заработок.

Как рассчитываются отпускные

Алгоритм расчета выглядит следующим образом:

1. Определяется расчетный период — 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска;
2. Определяется состав выплат, произведенных сотруднику в расчетном периоде (в соответствии с перечнями выше);
3. Рассчитывается среднедневной заработок: сумма дохода делится на количество календарных дней, приходящихся на отработанное время. За полностью отработанный месяц берется среднемесячное число календарных дней — 29,3;
4. Среднедневной заработок умножается на количество календарных дней отпуска.

Формула:

Отпускные = (Выплаты за расчетный период / (29,3 × количество полных месяцев + дни в неполных месяцах)) × количество дней отпуска

Важно помнить: при расчете отпускных учитываются именно календарные дни, а не рабочие.

Типичные ошибки при расчете

• Включение в расчет материальной помощи и социальных выплат;
• Неучет годовой премии, начисленной после ухода сотрудника в отпуск (требуется перерасчет);
• Неправильный учет премий при неполностью отработанном расчетном периоде;
• Включение в расчет периодов больничных и командировок вместе с начисленными за них суммами;
• Игнорирование повышения окладов в организации, при общем повышении зарплаты средний заработок индексируется.

При начислении отпускных учитываются все выплаты, входящие в систему оплаты труда: оклад, надбавки, доплаты, премии, районные коэффициенты. Не учитываются социальные выплаты и компенсации: больничные, командировочные, материальная помощь, предыдущие отпускные. Правильное определение состава выплат — залог корректного расчета среднего заработка и отсутствия претензий со стороны работников и проверяющих органов.