Работа с электронными больничными листами требует от работодателя строгого соблюдения сроков․ Бухгалтерия организации обязана в течение трех рабочих дней после получения сведений о закрытом листке нетрудоспособности передать в Социальный фонд России (СФР) информацию, необходимую для назначения и выплаты пособия․ За нарушение этого срока фонд вправе наложить штраф․ Однако законодательство предусматривает возможность снижения размера взыскания — для этого страхователю необходимо подать соответствующее ходатайство․
За что СФР назначает штраф
Ответственность страхователей за нарушение порядка и сроков представления сведений установлена статьей 26․26 Федерального закона от № 125-ФЗ․ Штраф может быть наложен в следующих случаях:
- несвоевременная передача сведений для назначения пособия по электронному больничному;
- представление недостоверных или неполных данных;
- несвоевременный ответ на запрос фонда о представлении недостающих документов;
- нарушение сроков сдачи сведений в рамках Раздела 1 формы ЕФС-1․
Размер штрафа зависит от характера нарушения и может составлять от нескольких тысяч рублей до значительных сумм, что для небольших организаций становится ощутимой финансовой нагрузкой․
Когда можно просить о снижении штрафа
Ходатайствовать о применении смягчающих обстоятельств можно на двух этапах:
- При рассмотрении дела в территориальном отделении СФР — до вынесения постановления о привлечении к ответственности;
- В суде — при обжаловании постановления фонда․
Важно помнить: при наличии хотя бы одного смягчающего обстоятельства суд обязан снизить размер штрафа не менее чем в два раза по сравнению с суммой, назначенной СФР (п․ 5 ст․ 26․26 Закона № 125-ФЗ)․ Это правило распространяется и на штрафы за несвоевременную сдачу сведений по форме ЕФС-1․
Смягчающие обстоятельства
Законом № 255-ФЗ об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством не установлен закрытый перечень обстоятельств, исключающих или смягчающих ответственность․ На практике фонды и суды учитывают следующие причины:
- болезнь главного бухгалтера, руководителя или иного сотрудника, ответственного за передачу сведений;
- технические сбои в работе программного обеспечения или оператора электронного документооборота;
- сбои в работе информационной системы самого СФР;
- тяжелое материальное положение организации;
- социальный характер деятельности компании (благотворительность, работа с социально незащищенными категориями граждан);
- совершение нарушения впервые;
- незначительный срок просрочки;
- добросовестное поведение страхователя — своевременная уплата взносов, отсутствие иных нарушений;
- отсутствие вреда для работника (пособие в итоге было назначено и выплачено)․
Если смягчающих обстоятельств несколько, перечислите их все — в совокупности эти причины помогут снизить штраф еще существеннее․
Как составить ходатайство: пошаговая инструкция
Шаг 1․ Оформите шапку документа
Укажите наименование территориального отделения СФР (или суда), полные реквизиты страхователя: наименование организации, ИНН, КПП, регистрационный номер в СФР, адрес․
Шаг 2․ Опишите обстоятельства дела
Сообщите реквизиты акта проверки или постановления о привлечении к ответственности, суть нарушения и размер назначенного штрафа․
Шаг 3․ Изложите смягчающие обстоятельства
Подробно опишите причины, которые привели к нарушению срока․ Каждое обстоятельство должно быть подтверждено документально․
Шаг 4․ Сформулируйте просьбу
Четко укажите: «Прошу снизить размер штрафа на основании пункта 5 статьи 26․26 Федерального закона от № 125-ФЗ»․
Шаг 5․ Приложите подтверждающие документы
Это может быть:
- больничный лист ответственного сотрудника;
- выписка из ЕГРЮЛ, подтверждающая социальный характер деятельности;
- справки о перечислении благотворительных взносов;
- переписка с оператором ЭДО о техническом сбое;
- скриншоты ошибок в личном кабинете;
- бухгалтерская отчетность, подтверждающая тяжелое финансовое положение․
Образец ходатайства (краткая структура)
В отделение СФР по ____________ области
от ООО «___________», ИНН ___________, рег․ № ___________
ХОДАТАЙСТВО о снижении размера штрафа
Постановлением от «___»________ 20__ г․ № ___ ООО «___________» привлечено к ответственности за несвоевременное представление сведений для назначения пособия по листку нетрудоспособности № ___________ в виде штрафа в размере _______ руб․
Нарушение срока произошло по уважительным причинам: ___________ (указать обстоятельства со ссылками на прилагаемые документы)․
На основании п․ 5 ст․ 26․26 Федерального закона от № 125-ФЗ прошу снизить размер штрафа․
Приложения: перечень документов․
Директор ___________ /подпись/
Судебная практика
Суды нередко встают на сторону страхователей․ Так, в Постановлении АС Северо-Западного округа от 3 сентября 2024 г․ № Ф07-11261/24 суд учел обстоятельства дела и снизил размер взыскания․ Встречаются решения, в которых штраф за несвоевременную сдачу ЕФС-1 снижался вдвое, а госпошлина взыскивалась с СФР․ В ряде случаев суды полностью отменяют штрафы, если нарушение произошло без вины страхователя, например, из-за сбоя в системе фонда․
Практические рекомендации
- Не затягивайте с подачей ходатайства — представьте его до вынесения постановления или в срок обжалования (как правило, 3 месяца);
- Обязательно подтверждайте каждое смягчающее обстоятельство документами;
- Если СФР отказал в снижении штрафа, обжалуйте постановление в арбитражный суд — судебная практика во многих регионах благоприятна для страхователей;
- Одновременно с ходатайством устраните нарушение: передайте сведения в фонд, если это еще не сделано․
Штраф за несвоевременную отправку сведений по больничному — не приговор․ Грамотно составленное ходатайство с обоснованием смягчающих обстоятельств и документальными подтверждениями позволяет снизить взыскание минимум вдвое, а в ряде случаев — добиться полной отмены санкции․ Главное — действовать оперативно, ссылаться на нормы закона № 125-ФЗ и подкреплять каждый довод доказательствами․