Обновлено 03 августа 2026 г.
Что такое «закрытый» журнал вводного инструктажа и зачем его «закрывать»
Журнал вводного инструктажа по охране труда (форма 2464/1), первичный документ‚ фиксирующий обязательный инструктаж перед допуском сотрудника к самостоятельной работе. Когда в журнале заполняются все строки (или перед началом нового учебного года)‚ его «завершают» и оформляют в архив‚ открывая новый том. Процедура «закрытия» регулируется:
- Трудовым кодексом РФ‚ ст. 225 и ст. 212;
- ГОСТ 12.0.004-2015 «Обеспечение безопасности труда. Обучение безопасности труда»;
- Методическим письмом Роструда от 28 октября 2021 г. № 15-2/ООН-10060‚ которое фактически упразднило обязательное ведение печатных журналов для большинства организаций‚ но оставило право работодателя продолжать тратить бумагу.
Алгоритм закрытия журнала (6 шагов)
-
Документальный «осмотр» журнала
Проверьте‚ что:
- все 50–100 строк заполнены без пропусков;
- для каждого сотрудника есть подпись инструктируемого и инструктора;
- по каждой строчке указаны дата и тема вводного инструктажа (обычно ежеквартально «Вводный инструктаж по охране труда»);
- все скорректированные (ошибочные) записи заверены подписями «Исправленные данные верны» и печатью службы ОТ.
-
Определение лиц‚ ответственных за «закрытие»
Это должен быть:
- руководитель службы охраны труда (или иное уполномоченное лицо)‚ ведущий учет;
- главный бухгалтер (контроль архивного хранения);
- директор предприятия — финальная подпись.
-
Фиксация даты закрытия
На последней свободной странице журнала‚ выше линий таблицы (а не внизу последней записи) делается надпись:
«Журнал вводного инструктажа № [номер тома] завершён.
Последний инструктаж проведён «__» ______ 20__ г.
Всего инструктировано лиц: [количество].
Ответственный за ведение — ФИО / подпись / дата». -
Наложение «архивной» печати
Пособие Роструда рекомендует использовать сквозную печать «Архив» на полосе с датой закрытия и начальным листом титульной страницы. Если печать отсутствует‚ достаточно подписей ответственных лиц.
-
Передача в архив
• Срок хранения закрытого журнала — не менее 5 лет со дня закрытия.
• Вести журнал можно в электронном виде (СЭД «1С-ОТ»‚ «Perspective-OT»‚ «ЛАНТА-СОТ»). В этом случае достаточно разместить электронный цифровой PDF-копию в защищённой папке сервера. -
Открытие нового журнала
- Пронумеруйте том: старый № 1‚ новый — № 2.
- На титульном листе укажите период действия: «с 03 авг. 2026 г. по ___».
- Внесите первую запись — обязательный вводный инструктаж для нового сотрудника (дополняют‚ если журнал начат в середине года).
Частые ошибки при закрытии журнала (и как их избежать)
| Ошибка | Последствия | Как исправить |
|---|---|---|
| Наличие пустых строк | Трудовая инспекция может оштрафовать на 30–50 тыс. ₽ (ст. 5.27 КоАП); | Заполните пустые строки словами «Далее записи не производились». Подпишите ответственного и директора. |
| Отсутствие подписей у инструктора | Оспаривание факта проведения инструктажа при несчастном случае — компенсация по работодателю. | Приложите отдельный лист с подписями «Подтверждаю проведение инструктажа» и зафиксируйте в протоколе комиссии ОТ. |
| Две даты «закрытия» | Путаница при аудите. | Выберите последнюю дату инструктажа как дату закрытия‚ а не фактическую дату отметки. |
Образцы документов после закрытия журнала
В архивной папке дополнительно прикладывают:
- Распоряжение директора «О закрытии журнала № _» (штамп-расписка ответственного лица).
- Выписка из приказа о назначении ответственного за ведение журнала (копия).
- Корешок журнала со штрих-кодом (если использовалась типографская форма).
Контакты для оперативной консультации
- ГИТ (Роструд): горячая линия
### (звонок по России бесплатный)
Режим работы: пн.-пт. 09:00-18:00 МСК - Электронная приёмная Роструда:
онлайнинспекция.рф → раздел «Ваш вопрос» - Отдел надзора по охране труда ФНС (Москва):
+7 499 973-17-39‚ доб. 3247 - Платформа государственных услуг «Госуслуги»
gosuslugi.ru → раздел «Труд» → «Охрана труда» → «Консультация с инспектором» - КонсультантПлюс / Гарант:
- www.consultant.ru
- www.garant.ru
Что важно запомнить
1. Закрытие журнала, формальное действие‚ которое гарантирует юридическую чистоту и защищает предприятие при проверке.
2. При переходе на электронный документооборот вы вправе не печатать бумагу‚ но обязаны сохранять цифровые оригиналы в течение 5 лет.
3; Начиная с 2025 г. деньги штрафа за отсутствие журнала ниже‚ но административные последствия (приостановка работ) остались.
Удачного «закрытия» тома и хранения вашей истории безопасного труда!