Налог на доходы физических лиц (НДФЛ) — один из ключевых налогов, с которым сталкиваются как работодатели, так и сами граждане. Однако между понятиями «исчисленный» и «удержанный» налог существует важная разница, понимание которой помогает избежать штрафов, пеней и споров с налоговой инспекцией. В этой статье подробно разберём, в какой момент НДФЛ считается удержанным, какие правила действуют в 2025–2026 годах и что делать, если удержать налог не удалось.
Исчисление и удержание: в чём разница
Многие путают два разных этапа работы налогового агента:
- Исчисление НДФЛ — это расчёт суммы налога. Производится на дату фактического получения дохода (для зарплаты — на дату выплаты, для большинства других доходов — также на дату выплаты или получения дохода в натуральной форме).
- Удержание НДФЛ — это фактическое «изъятие» рассчитанной суммы из дохода налогоплательщика. Согласно пункту 4 статьи 226 НК РФ, удержание производится непосредственно при фактической выплате денежных средств физическому лицу.
Таким образом, ключевое правило звучит так: НДФЛ считается удержанным в момент фактической выплаты дохода — когда деньги перечислены на карту, выданы из кассы или иным способом переданы налогоплательщику.
Кто является налоговым агентом
Обязанность исчислить, удержать и перечислить НДФЛ в бюджет лежит на налоговых агентах. К ним относятся:
- работодатели, при выплате зарплаты, авансов, премий, отпускных, больничных;
- организации и ИП — при выплате дивидендов и вознаграждений по гражданско-правовым договорам;
- брокеры, при выплате доходов по операциям с ценными бумагами;
- страховые компании — при выплате страхового возмещения;
- банки — при выплате процентов по вкладам.
Важный нюанс: если организация покупает имущество у физического лица по договору купли-продажи, она налоговым агентом не является, продавец сам декларирует доход и платит налог (п. 2 ст. 226 НК РФ).
Момент удержания при разных видах выплат Зарплата и аванс
С 2023 года НДФЛ удерживается с каждой выплаты заработной платы, включая аванс. Если аванс выплачен 20-го числа, налог с него считается удержанным именно в этот день. Удерживать налог только при окончательном расчёте за месяц — ошибка, которая может привести к недоимке.
Отпускные, больничные, премии
Налог удерживается в день фактической выплаты этих сумм, независимо от того, за какой период они начислены.
Доходы в натуральной форме и материальная выгода
Здесь ситуация сложнее: доход получен не деньгами, поэтому удержать налог в момент его получения невозможно. В этом случае НДФЛ считается удержанным при ближайшей денежной выплате этому же физическому лицу. При этом действует ограничение: удерживаемая сумма не может превышать 50% выплачиваемого дохода.
С 2025 года действует важное послабление: если в текущем году денежных выплат не было или их не хватило для полного удержания, налоговый агент вправе удержать налог из любых денежных выплат до 31 января следующего года включительно (ранее пределом было 31 декабря текущего года).
Увольнение сотрудника
При увольнении работодатель обязан произвести окончательный расчёт в день увольнения (ст. 140 ТК РФ). НДФЛ считается удержанным в момент этой выплаты. Если после увольнения обнаружился перерасчёт, а денежных выплат бывшему сотруднику больше не производится, удержать налог становится невозможно.
Сроки перечисления удержанного налога
Удержанный НДФЛ перечисляется в бюджет в составе единого налогового платежа (ЕНП). Сроки зависят от периода удержания:
| Период удержания | Срок уплаты | Срок подачи уведомления |
|---|---|---|
| С 1 по 22 число месяца | Не позднее 28 числа этого месяца | Не позднее 25 числа этого месяца |
| С 23 по последнее число месяца | Не позднее 5 числа следующего месяца | Не позднее 3 числа следующего месяца |
| С 23 по 31 декабря | Не позднее последнего рабочего дня года | Не позднее последнего рабочего дня года |
Что делать, если удержать налог не удалось
Если налоговый агент не смог удержать НДФЛ (например, доход выплачен в натуральной форме, а денежных выплат не было), действует следующий алгоритм:
- До 31 января следующего года, попытаться удержать налог из любых денежных выплат физическому лицу.
- Не позднее 25 февраля следующего года — если удержать налог так и не удалось, сообщить о невозможности удержания в ФНС и самому налогоплательщику (через отчёт 6-НДФЛ с соответствующим признаком).
- После получения уведомления физическое лицо самостоятельно уплачивает налог на основании налогового уведомления — не позднее 1 декабря года, следующего за годом получения дохода.
Ответственность за неудержание
Незнание правил не освобождает налогового агента от ответственности. За неудержание или несвоевременное перечисление НДФЛ предусмотрены:
- штраф — 20% от суммы, которую агент должен был удержать и перечислить (ст. 123 НК РФ);
- пени — за каждый календарный день просрочки перечисления налога.
Избежать штрафа можно, если агент самостоятельно обнаружил ошибку, подал уточнённый расчёт 6-НДФЛ и уплатил недоимку с пенями до того, как нарушение выявила налоговая инспекция.
Краткие выводы - НДФЛ считается удержанным в момент фактической выплаты дохода физическому лицу.
- С 2023 года налог удерживается с каждой выплаты зарплаты, включая аванс.
- По натуральным доходам и материальной выгоде с 2025 года удержать налог можно до 31 января следующего года.
- Если удержание невозможно, до 25 февраля нужно сообщить об этом в ФНС и налогоплательщику.
- За неудержание налога грозят штраф 20% и пени, поэтому важно контролировать каждую выплату и своевременно корректировать отчётность.
Понимание момента удержания НДФЛ — основа грамотной работы бухгалтерии и защита от лишних санкций со стороны налоговых органов.