Потеря близкого человека — это не только тяжёлое эмоциональное испытание, но и серьёзная финансовая нагрузка на семью: расходы на похороны, организацию поминок, оформление документов. В такой ситуации работодатель может оказать сотруднику материальную поддержку. В данной статье подробно рассмотрим, как оформить выплату материальной помощи в связи со смертью родственника, какие документы потребуются и каковы особенности налогообложения такой выплаты.
Что такое материальная помощь при потере близкого
Материальная помощь — это добровольная выплата, которую работодатель предоставляет работнику, оказавшемуся в трудной жизненной ситуации. Смерть члена семьи или близкого родственника относиться именно к таким обстоятельствам.
Важно понимать, что законодательство не обязывает работодателя выплачивать материальную помощь, это право, а не обязанность организации. Однако многие компании включают подобные выплаты в систему социальной поддержки персонала.
Кого закон относит к членам семьи и родственникам
Законодатель не установил закрытый перечень родственников, в связи с утратой которых сотруднику может быть выплачена материальная помощь. Ориентироваться следует на нормы Семейного кодекса РФ (ст. 2, абз. 3 ст. 14 СК РФ):
- Члены семьи: супруг (супруга), отец и мать, дети, усыновители и усыновлённые;
- Близкие родственники: дедушка, бабушка, внуки, родные братья и сёстры, а также братья и сёстры по одному из родителей (единокровные и единоутробные).
Перечень лиц, в связи с гибелью которых выплачивается матпомощь, может быть установлен:
- в отраслевом или территориальном соглашении, действующем в отношении конкретной компании (ч. 8, 9 ст. 45, ч. 3, 7–10 ст. 48 ТК РФ);
- в локальном нормативном акте организации, например в положении о материальной помощи (ч. 1 ст. 8, ч. 1 ст. 22 ТК РФ);
- в коллективном договоре (ч. 1 ст. 9, ч. 1 ст. 22, ч. 1 ст. 40 ТК РФ).
Закрепление перечня в локальных документах позволяет избежать споров с сотрудниками и претензий со стороны контролирующих органов.
Размер материальной помощи
Величина материальной помощи определяется в каждом конкретном случае индивидуально. Максимальным значением она не ограничивается и зависит от финансовых возможностей организации. При этом:
- минимальные суммы могут устанавливаться отраслевым или территориальным соглашением;
- если такого соглашения нет, размер выплаты работодатель закрепляет в своих локальных актах либо определяет по каждому обращению отдельно.
Порядок оформления выплаты
Шаг 1. Заявление работника
Для получения помощи сотрудник подаёт руководству заявление в произвольной форме. В нём необходимо указать:
- фамилию, имя, отчество работника, его должность и структурное подразделение;
- просьбу об оказании материальной поддержки;
- основание — смерть члена семьи или близкого родственника (с указанием степени родства);
- реквизиты банковского счёта, если средства будут перечислены безналичным путём.
Шаг 2. Подтверждающие документы
К заявлению прилагаются документы, подтверждающие факт смерти и родство с покойным:
- копия свидетельства о смерти;
- документы, подтверждающие родство: свидетельство о рождении, свидетельство о браке, документы об усыновлении и т. п.
Шаг 3. Приказ работодателя
На основании заявления руководитель организации издаёт приказ о выплате материальной помощи. В приказе указываются ФИО работника, основание выплаты, её размер и сроки перечисления средств. После этого бухгалтерия производит выплату — наличными через кассу или перечислением на банковский счёт сотрудника.
Налогообложение материальной помощи
Согласно п. 8 ст. 217 НК РФ, материальная помощь, выплачиваемая работнику в связи со смертью члена (членов) его семьи, полностью освобождается от НДФЛ независимо от суммы. Аналогично такая выплата не облагается страховыми взносами (пп. 3 п. 1 ст; 422 НК РФ).
Важный нюанс: льгота распространяется именно на членов семьи — супругов, родителей, детей (в т.ч. усыновлённых), усыновителей. Если помощь выплачивается в связи со смертью иных родственников (бабушки, дедушки, брата, сестры), то от НДФЛ освобождается только сумма до 4 000 рублей в год.
Другие виды поддержки при потере близкого
Помимо материальной помощи от работодателя, сотруднику могут быть положены:
- Отпуск без сохранения заработной платы до 5 календарных дней в связи со смертью близкого родственника (ст. 128 ТК РФ);
- Социальное пособие на погребение — оформляется через Социальный фонд России, ПФР или по месту работы умершего;
- выплаты, предусмотренные региональным законодательством.
Материальная помощь при потере близкого родственника, важный инструмент социальной поддержки работников. Чтобы выплата прошла без проблем, работнику следует подать заявление с подтверждающими документами, а работодателю — оформить приказ и учесть налоговые особенности. Закрепление порядка и условий выплаты в локальных нормативных актах компании поможет избежать споров и сделает процедуру прозрачной для всех сторон.