Расчет и начисление ежегодных оплачиваемых отпускных — одна из ключевых задач кадровика и бухгалтера. В программе 1С:Бухгалтерия 8.3 этот процесс автоматизирован, однако новички часто сталкиваются с вопросами: где находится нужный документ, как проверить расчет, какие настройки включить и как правильно выплатить средства. В этой статье подробно разберем весь цикл работы с отпускными: от проверки настроек и графика отпусков до начисления, выплаты, отражения в отчетности и особых случаев (отзыв из отпуска, увольнение).
Подготовительный этап: настройки и график отпусков
Прежде чем создавать документы начисления, убедитесь, что программа настроена на ведение расчетов по заработной плате.
Проверка общих настроек
Перейдите в раздел «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» (или «Настройки» в левом меню раздела). Во вкладке «Общие настройки» установите переключатель:
- «Учет расчетов по заработной плате и кадровый учет ведутся», «В этой программе».
Без этой настройки документы начисления (в т.ч. «Отпуск») будут недоступны для создания.
График отпусков: где найти и как оформить
Важно знать: в 1С:Бухгалтерии 8.3 нет встроенного документа «График отпусков» (в отличие от 1С:ЗУП). Поэтому график ведется во внешнем файле (обычно Excel).
- Форма: Утверждается учетной политикой организации. За образец можно взять унифицированную форму Т-7;
- Сроки: График утверждается ежегодно не позднее чем за две недели до конца декабря.
- Обязательность: График обязателен для исполнения обеими сторонами (ст. 123 ТК РФ). Изменения возможны только по соглашению сторон.
Совет: Храните файл графика в привязке к карточке организации или в файловом архиве 1С для быстрого доступа.
Уведомление работника
За 2 недели до начала отпуска работника необходимо уведомить под роспись (произвольная форма). Без этого рискуете получить требование перенести отпуск на удобное для сотрудника время.
Создание документа «Отпуск» — основной этап начисления
Документ, который непосредственно рассчитывает и начисляет отпускные, называется просто — «Отпуск».
Где найти документ
Путь: Раздел «Зарплата и кадры» → «Все начисления» → Кнопка «Создать» → Выбрать «Отпуск».
Альтернативно: в разделе «Зарплата и кадры» в списке важных документов часто есть прямая ссылка «Отпуска».
Заполнение полей документа
| Поле / Вкладка | Что указывать | Важные нюансы |
|---|---|---|
| Сотрудник | Выберите работника из справочника «Физические лица». | Должен быть оформлен прием на работу (документ «Прием в организацию»). |
| Отпуск с / по | Календарные даты начала и окончания отпуска. | Праздничные дни (по ст. 112 ТК РФ), попадающие в период отпуска, не оплачиваются, но продлевают отпуск на соответствующее количество дней. |
| Основание, период работы | Основание: «График отпусков» или «Заявление работника». За работу с / по: Расчетный период (обычно 12 месяцев перед отпуском). Заполняется автоматически. | Если отпуск предоставляется за неполный год работы (например, до 18 лет, женщинам перед декретом), период корректируется вручную. |
| Вкладка «Расчет отпуска» (ссылка «Начислено») | Автоматически рассчитанная сумма, формула, заработок за расчетный период и отработанные дни. | Ключевой момент: Здесь можно (и иногда нужно) скорректировать вручную «Заработок» и «Отработано дней» (например, исключить периоды больничного, если они не учитываются автоматически верно). Сумма пересчитается автоматически. |
| Вкладка «НДФЛ» (ссылка «НДФЛ») | Расчет налога с учетом накопленного дохода с начала года. | Проверьте, применяется ли стандартный вычет (если доход с начала года не превысил лимит). |
Особенности расчета среднего заработка (с 2025 года)
Согласно Постановлению Правительства РФ от № 540 (ред. от 2025 г.), средний заработок подлежит корректировке при повышении окладов:
- В расчетном периоде — корректируются выплаты, учитываемые при расчете.
- Между расчетным периодом и отпуском — корректируется месячный средний заработок за весь период.
- В периоде отпуска — корректируется месячный средний заработок с даты повышения.
Контроль МРОТ: Средний месячный заработок не может быть ниже федерального МРОТ. Если средний дневной заработок ниже МРОТ / 29,3 — отпускные считаются от МРОТ.
Сроки начисления и выплаты
Критическое правило (ст. 136 ТК РФ): Отпускные должны быть начислены и выплачены не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска.
- Трудовая инспекция трактует это как 3 полных календарных дня (т.е. если отпуск с 16-го, выплата — не позднее 12-го числа).
- Нарушение срока влечет штрафы (ст. 5.27 КоАП РФ) и право работника потребовать переноса отпуска.
Оформление приказа (формы Т-6, Т-60)
Приказ оформляется после того, как работник подписал уведомление и вы уверены, что даты не сдвинутся.
- В документе «Отпуск» нажмите кнопку «Печать».
- Доступны формы: «Приказ о предоставлении отпуска (Т-6)» и «Записка-расчет о предоставлении отпуска (Т-60)».
- Форма приказа должна быть утверждена в учетной политике организации. Можно использовать бланк 1С (Т-6).
Выплата отпускных: зарплатный проект и касса
Через зарплатный проект (банк)
- В документе «Отпуск» нажмите кнопку «Выплатить» — автоматически создастся документ «Ведомость в банк» и «Платежное поручение».
- Или вручную: «Зарплата и кадры» → «Ведомости в банк» → «Ведомость» → «По зарплатному проекту».
Заполнение ведомости:
- Вид выплаты: «Зарплата» (не «Аванс», так как отпускные — это заработная плата).
- Месяц: Месяц начисления отпуска.
- Зарплатный проект: Выберите нужный.
- Нажмите «Заполнить», программа подтянет сотрудников с начисленными но не выплаченными суммами.
- К выплате: Сумма отпускных минус НДФЛ.
Электронный обмен с банком:
- Есть: Выгрузите файл по кнопке «Выгрузить в банк» / «Отправить».
- Нет: Распечатайте «Платежное поручение» и «Список перечисляемой в банк зарплаты» (кнопка «Список перечислений» в ведомости) и сдайте в банк.
Отражение поступления выписки из банка
Когда деньги списались со счета организации (пришла выписка):
- Создайте документ «Поступление на расчетный счет» (или обработайте выписку через «Банк и касса» → «Выписки с расчетных счетов»).
- Получатель: Банк-заголовок зарплатного проекта.
- Сумма: По выписке.
- Ведомость: Укажите созданную ранее ведомость.
- Статья расходов: «Выплата заработной платы», вид движения «Оплата труда».
Проводки: Дт 70 — Кт 51 (выплата); Дт 68.01, Кт 68.90 (перевод удержанного НДФЛ на ЕНС).
Расчет и уплата НДФЛ с отпускных
Сроки (общие правила для ЕНП)
- Уведомление о начисленных суммах налога: Не позднее 3 числа следующего месяца за месяцем выплаты.
- Срок уплаты налога (перечисления ЕНП): Не позднее 5 числа следующего месяца за месяцем выплаты.
- Исключение: Если выплата с 23 по последнее число месяца, уведомление и уплата до 3 и 5 числа следующего месяца соответственно.
Формирование документов в 1С
Оба документа формируются из «Главное» → «Задачи организации» (или раздел «Налоги и отчетность» → «НДФЛ»):
- Уведомление о начисленных суммах налога (не формирует проводки, только для отправки в ФНС).
- Платежное поручение на уплату ЕНП (после оплаты по нему делается «Списание с расчетного счета» для пополнения ЕНС).
Отражение в 6-НДФЛ (пример за 1 полугодие)
- Раздел 1 (Сведения об обязательствах): Стр. 020 — сумма удержанного налога (после выплаты); Стр. 022 — по второму сроку перечисления.
- Раздел 2 (Расчет исчисленных/удержанных): Стр. 120 — сумма начисленного дохода (отпускных); Стр. 140 — исчисленный налог; Стр. 160 (165) — удержанный налог.
Особые ситуации
Отзыв из отпуска (ст. 125 ТК РФ)
Возможно только с письменного согласия работника. Порядок в 1С зависит от закрытия периода:
| Ситуация | Действия в 1С |
|---|---|
| Месяц НЕ закрыт (расчетный период открыт) | В том же документе «Отпуск» измените дату окончания на фактическую. Сумма переплаты автоматически зачтется в счет будущей зарплаты. НДФЛ с зарплаты уплатите с учетом уже перечисленного налога с излишних отпускных. |
| Месяц УЖЕ закрыт (регламентные операции пройдены) | Сторнируйте начисленные отпускные, взносы и НДФЛ: документ «Операция, введенная вручную» → Вид «Сторно документа». Создайте новый документ «Отпуск» за фактические дни, вручную отредактировав заработок за последние 12 месяцев (чтобы среднее не изменилось). Уточненки по страховым взносам и налогу на прибыль не требуются — корректировка учитывается в текущем периоде. |
Отпуск с последующим увольнением
Порядок расчетов (ст. 127, 140 ТК РФ):
- Кадровый документ «Отпуск», дата окончания = дата увольнения (последний день отпуска).
- Выплата отпускных — не позднее чем за 3 дня до начала отпуска.
- Кадровый документ «Увольнение» — дата увольнения = последний день отпуска.
- Документ «Начисление зарплаты» — в последний рабочий день (день перед началом отпуска) начисляется зарплата за отработанное время и компенсация за неиспользованный отпуск (если есть).
- Выплата зарплаты/компенсации — в тот же день (последний рабочий день).
Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении
Оформляется документом «Начисление зарплаты» (вид начисления «Компенсация за неиспользованный отпуск») в день увольнения. Рассчитывается от среднего дневного заработка за 12 месяцев, предшествующих увольнению.
Проводки, формируемые документом «Отпуск»
При проведении документа «Отпуск» автоматически генерируются следующие проводки бухгалтерского учета (БУ):
- Дт 20/23/25/26/44/91.2 — Кт 70 — Начисление суммы ежегодного отпуска (счет дебета зависит от статьи расходов, закрепленной за сотрудником в карточке физлица или подразделении).
- Дт 70, Кт 68.01 — Исчисление НДФЛ с суммы отпускных.
Налоговый учет (НУ) формируется параллельно, если организация на УСН/ОСНО и ведет учет в программе.
Частые ошибки и советы
- Ошибка: Начисляют отпускные документом «Начисление зарплаты» (вид «Оклад» или «Отпускные» вручную).
Правильно: Только документом «Отпуск» — он правильно считает среднее, учитывает праздники, формирует Т-60 и корректно заполняет 6-НДФЛ. - Ошибка: Не проверяют вкладку «Расчет отпуска» (ссылка «Начислено»).
Правильно: Всегда сверяйте «Заработок» и «Отработано дней». Исключите периоды нетрудоспособности (больничные, уход за ребенком до 1.5/3 лет — они выпадают из расчетного периода, сдвигая его). - Ошибка: Выплачивают в день начала отпуска или позже.
Правильно: Строго за 3 календарных дня. Планируйте создание ведомости в банк заранее (учитывайте скорость обработки банком — обычно 1 день). - Ошибка: Забывают про корректировку среднего при повышении зарплат за год (Постановление № 540).
Правильно: Если в расчетном периоде или после него был повышен оклад/ставка — скорректируйте заработок вручную в форме «Расчет отпуска» или используйте документ «Корректировка среднего заработка» (есть в 1С:ЗУП, в БП делается вручную в документе «Отпуск»).
Краткая чек-лист для бухгалтера
- [ ] Проверить настройку: «Зарплата и кадры в этой программе».
- [ ] Убедиться в наличии утвержденного графика отпусков (Excel/Т-7).
- [ ] За 2 недели: уведомить работника под роспись.
- [ ] За 3+ дня до отпуска: создать документ «Отпуск», проверить расчет среднего (вкладка «Начислено»).
- [ ] Распечатать Приказ (Т-6) и Записку-расчет (Т-60), получить подпись работника на приказе.
- [ ] Создать «Ведомость в банк» (Вид выплаты: Зарплата), выгрузить/сдать в банк.
- [ ] По выписке: оформить «Поступление на Р/С» с привязкой к ведомости (Дт 70 Кт 51).
- [ ] К 3 числу след. месяца: сдать Уведомление о НДФЛ (из Задач организации).
- [ ] К 5 числу след. месяца: перечислить НДФЛ (Платежное поручение ЕНП из Задач организации).
- [ ] При отзыве/увольнении: действовать по алгоритмам п. 7.
Начисление отпускных в 1С:Бухгалтерия 8.3 строится вокруг единого документа «Отпуск». Главное — не путать его с кадровым приказом (приказ печатается на основании документа начисления) и строго соблюдать трехдневный срок выплаты до начала отгула. Регулярная проверка вкладки «Расчет отпуска» на корректность заработка и отработанного времени избавит от ошибок в 6-НДФЛ и претензий со стороны сотрудников и инспекций.
Материал подготовлен на основе актуального законодательства РФ (ТК РФ, Постановление Правительства № 540) и функционала 1С:Бухгалтерия 8.3 (релизы 2025–2026 гг.).