Налоговый регистр по налогу на доходы физических лиц (НДФЛ) — это основной инструмент систематизации первичной информации для целей налогового учета. С введением единого налогового платежа (ЕНП) и перехода на обновленную форму 6-НДФЛ (Приказ ФНС от № ЕД-7-11/[@N@] — актуально на 2026 год) значение грамотного ведения регистров критически выросло. В статье подробно разбираем назначение, структуру, обязательные реквизиты, изменения по прогрессивной шкале ставок и правила заполнения годовых регистров на 2024–2026 годы.

Правовая база и назначение регистра

Согласно ст. 314.5 НК РФ (в ред. Федерального закона от № 266-ФЗ), налоговые агенты обязаны вести налоговый учет по НДФЛ. Утвержденной унифицированной формы регистра не существует — организация разрабатывает его форму самостоятельно, закрепляя в учетной политике для налоговых целей (п. 1 ст. 313 НК РФ).

Ключевые цели ведения регистра:

• Контроль выплат: отслеживание правильности начислений, удержаний НДФЛ и предоставления налоговых вычетов (стандартных, социальных, имущественных, профессиональных).
• Формирование отчетности: обеспечение достоверными данными для заполнения ежеквартальных и годового расчета по форме 6-НДФЛ, а также справок 2-НДФЛ (ныне справки о доходах и удержанных суммах налога в установленном формате).
• Разделение по ставкам: обособленный учет доходов, облагаемых по разным ставкам (13%, 15%, 30%, 35% и др.), что обязательно с 2023 года.
• Учет статуса резидента: фиксация дней пребывания в РФ для определения налогового статуса (резидент/нерезидент) по месяцам — данные необходимы для Раздела 1 Приложения 1 к годовому 6-НДФЛ.

Структура и обязательные реквизиты регистра (на 2026 год)

Хотя форма свободная, в регистре обязательно должны присутствовать данные, достаточные для заполнения 6-НДФЛ и справки о доходах. На основе практики (КонсультантПлюс, «Мое дело», БУХ.1С) рекомендуемая структура включает:

1. Идентификация физлица: ФИО, ИНН, СНИЛС, дата рождения, код вида документа, удостоверяющего личность, серия/номер/дата выдачи, код подразделения, гражданство.
2. Налоговый период и статус: год, месяц начисления/выплаты, код налогового периода (21 — год), признак резидента/нерезидента по каждому месяцу (для Приложения 1 к 6-НДФЛ).
3. Виды доходов (коды по Приложению № 1 к Приказу ФНС от ): 2000 (заработная плата), 2010 (госуслужащие), 2300 (дивиденды), 2700 (материальная помощь), 2760 (выплаты по страхованию) и др.
4. Суммы по ставкам налогообложения (обособленно!):
   • Доходы по ставке 13% (до 2,4 млн руб. в год с 2025 г., см. ниже).
   • Доходы по ставке 15% (часть превышающая 2,4 млн руб. у резидентов с 2025 г.).
   • Доходы по ставке 30% (нерезиденты, лотерейные выигрыши).
   • Доходы по ставке 35% (призы, проценты по вкладам выше лимита и др;).
5. Налоговые вычеты: коды вычетов (100, 110, 300, 400, 500 и др.), сумма предоставленного вычета, остаток вычета на конец периода.
6. Расчет и удержание налога: начисленный НДФЛ (с округлением до рубля: до 50 коп. — отбрасываем, 50 коп. и более — в большую сторону, п. 6 ст. 52 НК РФ), удержанный НДФЛ, дата удержания, дата перечисления в бюджет (КБК 1###11000110).
7. Невычтенные/неудержанные суммы: долг по налогу (стр; 180 в 6-НДФЛ), основание невозможности удержания.

Ключевые изменения 2023–2026 годов, влияющие на регистры

Прогрессивная шкала ставок для резидентов (ФЗ от № 389-ФЗ, в силу с 2025 года)

С для налоговых резидентов РФ введена двухуровневая шкала:

• 13% — на совокупный годовой доход до 2 400 000 руб.
• 15%, на часть совокупного годового дохода, превышающую 2 400 000 руб.

В регистре это требует:

• Ведения накопленного итога дохода с начала года по каждому сотруднику (база для 13%).
• Автоматического переключения ставки на 15% при превышении порога 2,4 млн руб. в пределах года.
• Отдельных строк/колонок для начисления по 13% и 15% в пределах одного налогового периода.
• Корректного заполнения Раздела 2 годового 6-НДФЛ (строки 030, 040, 050, 060) с разбивкой по ставкам.

Единый налоговый платеж (ЕНП) и дедлайны 2026 года

• НДФЛ перечисляется ЕНП не позднее 28 числа месяца, следующего за месяцем выплаты дохода (п. 6 ст. 226 НК РФ).
• В регистре обязательно фиксировать дату перечисления (не только начисления/удержания) для сверки с ЕНС.
• Годовой 6-НДФЛ за 2025 год сдается до (понедельник). В его состав входит Приложение 1 (Раздел 1 — дни пребывания, Раздел 2, детализация по ставкам).

Справка о доходах (вместо 2-НДФЛ) и Приложение 1 к 6-НДФЛ

С 2023 года справка 2-НДФЛ заменена на «Справку о доходах и удержанных суммах налога» (утв. Приказом ФНС от № ЕД-7-11/[@N@]). Данные для неё берутся прямо из годового регистра. Особое внимание в 2025–2026 гг. уделяется Приложению 1 к годовому 6-НДФЛ:

• Раздел 1: Количество дней пребывания в РФ по месяцам (для определения статуса резидента). Заполняется только в годовом расчете.
• Раздел 2: Детализация доходов, вычетов и налога по ставкам 13%, 15%, 30%, 35%.

Порядок ведения: бумажный vs электронный вид

Регистр можно вести в бумажном или электронном виде (п. 4 ст. 314.5 НК РФ).

• Электронный вид (1С, СБИС, Контур, «Мое дело»): стандартный функционал программ формирует регистр на основе документов «Начисление зарплаты», «Выплата зарплаты», «НДФЛ к перечислению». Необходимо проверять настройки ставок (особенно порог 2,4 млн с 2025 г.) и корректность заполнения вкладки «Дни пребывания» для Приложения 1.
• Бумажный вид: страницы пронумерованы, сшиты, подписаны ответственным лицом и главбухом, скреплены печатью (при наличии). Хранятся в течение 5 лет после окончания года, за который велся учет (ст. 23 Закона № 402-ФЗ).

Образец заполнения строки регистра (пример на 2026 год)

Ниже приведена условная структура строки регистра для сотрудника, доход которого превысил 2,4 млн руб. в 2025 году (актуально для годового регистра 2025 г., сдаваемого в 2026 г.):

Типичные ошибки при ведении годовых регистров

1. Игнорирование порога 2,4 млн руб.: начисление всего налога по 13% или 15% без разбивки базы. Приведет к ошибкам в Разделе 2 Приложения 1 к 6-НДФЛ и претензиям ФНС.
2. Отсутствие данных о днях пребывания: невозможность заполнить Раздел 1 Приложения 1 к годовому 6-НДФЛ. Штраф за несдачу/недостоверность 6-НДФЛ — 200 руб. за каждую справку (ст. 126.1 НК РФ), но суммарно не менее 40 000 руб.
3. Неверное округление НДФЛ: округление промежуточных сумм по каждому виду дохода/вычету, а не от итоговой суммы налога к удержанию (п. 6 ст. 52 НК РФ).
4. Несвоевременное отражение вычетов: предоставление вычета за 2025 год в 2026 году без корректировки регистра 2025 года (требуется исправленный 6-НДФЛ за 2025 г.).
5. Расхождение регистра с первичкой и 6-НДФЛ: суммы в регистре должны сходиться с ведомостями начислений, платежными поручениями и итоговым 6-НДФЛ до рубля.

Хранение и предоставление при проверках

• Срок хранения: 5 лет после истечения налогового периода (ст. 23 ФЗ-402). Для 2025 года — до .
• Формат предоставления: при камеральной проверке 6-НДФЛ инспектор может запросить регистр в электронном виде (XML/PDF/Excel) или на бумаге. Отказ в предоставлении — основание для штрафа по ст. 129.1 НК РФ (20 000 руб.).
• Подпись: даже электронный регистр при распечатке для проверки должен быть подписан руководителем и главбухом (или уполномоченным лицом).

Грамотный налоговый регистр по НДФЛ — это не формальность, а гарантия чистой сдачи годового 6-НДФЛ и отсутствия доп. начислений по итогам налоговой проверки. Ключевые действия к концу 2025 / началу 2026 года:

• [ ] Проверить в ПО (1С и др.) настройку прогрессивной шкалы (порог 2,4 млн руб., ставки 13%/15%) для 2025 года.
• [ ] Обеспечить заполнение дней пребывания для всех сотрудников (в т.ч. уволенных) за каждый месяц 2025 года.
• [ ] Свернуть итоги регистра с ЕНС (суммы перечислений НДФЛ по КБК 1###11000110).
• [ ] Сформировать годовой регистр (с накопленными итогами за год) и сверить с черновиком годового 6-НДФЛ.
• [ ] Подготовить Справки о доходах для сотрудников (выдача до ).
• [ ] Зафиксировать регистр в учетной политике на 2026 год (утвердить форму/порядок приказом).

Важно: Данная статья основана на законодательстве, действующем на (НК РФ, Приказы ФНС, ФЗ-389 от 2024 г.). Перед сдачей отчетности рекомендуется сверить актуальность форм и КБК на сайте ФНС России или в правовых системах (КонсультантПлюс, Гарант).

Материал подготовлен на основе открытых источников: КонсультантПлюс, nalog-nalog.ru, БУХ.1С, «Мое дело», Приказы ФНС России, НК РФ. Не является правовым консультированием.