Деятельность приемной комиссии высшего учебного заведения (ВУЗа) строго регламентируется нормативными правовыми актами Российской Федерации. Основным документом, определяющим состав дел, сроки их хранения и порядок формирования, является Примерная номенклатура дел высшего учебного заведения, утвержденная Методическими указаниями Министерства образования России от 11 мая 1999 года. В данной номенклатуре приемной комиссии (приемному отделению) соответствует блок 09.

Нормативно-правовая основа формирования перечня дел

Формирование перечня дел приемной комиссии базируется на следующих актах:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Федеральный закон от № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» (ст. 55, 62, 63);
• Приказ Минобрнауки России от № 1147 «Об утверждении Порядка приема для обучения по образовательным программам высшего образования»;
• Примерная номенклатура дел ВУЗа (Методические указания Минобразования России от );
• Локальные нормативные акты ВУЗа: Положение о приемной комиссии, Номенклатура дел конкретного ВУЗа, График сроков хранения документов.

Типовая структура номенклатуры дел (Блок 09 «Приемное отделение»)

Согласно Примерной номенклатуре 1999 года (раздел 09), перечень дел приемной комиссии традиционно включает следующие группы документов. Примечание: Точные наименования дел и индексы уточняются в утвержденной номенклатуре конкретного ВУЗа на текущий год.

Организационно-распорядительные документы

1. Приказы ректора о создании приемной комиссии, утверждении ее состава и председателей.
2. Положение о приемной комиссии ВУЗа.
3. Планы приема на текущий год (контрольные цифры приема, распределение мест по формам обучения, источникам финансирования, специальностям/направлениям).
4. Распоряжения и инструкции по организации приемной кампании (график работы, регламент приема документов, меры информационной открытости).
5. Доклады о ходе приемной кампании (промежуточные и итоговые).

Документы по вступительным испытаниям

1. Программы вступительных испытаний (для направлений, где они предусмотрены законодательством: творческие, спортивные профили, особые квоты, иностранные граждане).
2. Акты утверждения программ вступительных испытаний ученым советом ВУЗа.
3. Журналы регистрации участников вступительных испытаний (по дням/потокам).
4. Ведомости результатов вступительных испытаний (протоколы экзаменов, просмотра портфолио, собеседований).
5. Апелляционные листы и протоколы рассмотрения апелляций по результатам вступительных испытаний.

Работа с документами абитуриентов (Личные дела)

Это массивнейшая группа дел. Документы формируются в личные дела абитуриентов (поступающих), которые складываются по факультетам/институтам, направлениям подготовки и алфавиту.

• Заявление на имя ректора (бумажное или распечатка из ЕПГУ/Личного кабинета абитуриента).
• Оригинал или копия документа об образовании (аттестат, диплом) с приложением.
• Результаты ЕГЭ (оригинал сертификата или данные из ФИС ЕГЭ, полученные через ЕПГУ).
• Документы, подтверждающие право на льготы/преимущества/квоты (справки, удостоверения, заключения ВВК и др.).
• Медицинская справка (форма 086/у) — по требованию ВУЗа/специальности;
• Фотографии (если требуются для студенческого билета/карты).
• Согласие на зачисление (оригинал, поданный в установленные сроки).
• Копия паспорта (страницы с фото и регистрацией) и СНИЛС.

Учетная и отчетная документация

1. Журналы регистрации поступивших заявлений (раздельно: бумажные, через ЕПГУ, по почте).
2. Списки абитуриентов, подавших оригиналы документов (для контроля конкурсных списков).
3. Конкурсные списки (рейтинговые ведомости) по каждому направлению/специальности (утвержденные приказом ректора).
4. Приказы о зачислении (основное зачисление, зачисление по квотам, целевым договорам, перевода/восстановления).
5. Ведомости передачи личных дел поступающих в архив/деканаты/отдел кадров (акт приема-передачи).
6. Отчеты в وزارة (Минобрнауки, Рособрнадзор) и на ЕПГУ о ходе и итогах приемной кампании.

Работа с иностранными гражданами и безгражданскими лицами

1. Приказы о зачислении иностранных граждан (в т.ч. по квоте Правительства РФ).
2. Документы по признанию образования (нострификация/апостиль).
3. Копии виз, миграционных карт, уведомлений о прибытии.
4. Договоры об обучении (платное обучение) с иностранными гражданами.

Документы по целевому приему

1. Целевые договора на обучение (тристоронние: ВУЗ — абитуриент, заказчик).
2. Списки целевиков, направленных заказчиками.
3. Акты согласования планов целевого приема с заказчиками (организациями, ведомствами).

Материалы информационно-пропагандистской работы

1. Планы и отчеты по профориентационной работе (Дни открытых дверей, выездные приемные комиссии).
2. Рекламно-информационные материалы (буклеты, буклеты, ролики, материалы сайта ВУЗа на приемную кампанию текущего года).

Особенности современного документооборота: Электронный прием (ЕПГУ / «Суперсервис»)

С 2020 года и в соответствии с Методическими рекомендациями по работе с суперсервисом «Поступление в вуз онлайн» ЕПГУ, основной поток документов поступает в электронном виде. Это накладывает отпечаток на перечень дел:

• Электронные дела абитуриентов формируются в информационной системе ВУЗа (АИС «Приемная комиссия», интегрированной с ЕПГУ/ФИС ЕГЭ).
• В номенклатуру вводятся дела: «Реестры электронных заявлений, полученных через ЕПГУ», «Протоколы автоматической проверки данных ЕГЭ через ФИС».
• Оригиналы документов (согласие на зачисление, диплом/аттестат) абитуриенты предоставляют уже после прохождения конкурса. Для них заводится отдельный учет: «Журнал приема оригиналов документов поступающими».
• Сроки хранения электронных документов регламентируются Графиком сроков хранения с учетом требований к электронным архивам (Федеральный закон № 125-ФЗ, ГОСТ Р 7.0.100-2018).

Сроки хранения и архивирование

Сроки хранения устанавливаются Графиком сроков хранения документов ВУЗа, утверждаемым экспертной комиссией архивного органа (в соответствии с типовыми перечнями Росахива). Основные категории для приемной комиссии:

Порядок сдачи дел в архив ВУЗа

По итогам приемной кампании (обычно к 1 ноября текущего года) приемная комиссия производит подготовку и сдачу дел в архив ВУЗа (или отдел управления делами/архив).

Процедура включает:

1. Сверку составов дел по инвентарям.
2. Сшивку дел, пронумерацию листов.
3. Оформление обложек дел по ГОСТ Р 7.0.97-2016.
4. Составление Акта приема-передачи дел в архив (в 2-х экземплярах).
5. Передачу справочных средств (инвентарей, описей) в архив.

Типовые ошибки при формировании перечня дел

• Расхождение с утвержденной номенклатурой ВУЗа: заведение дел «по старым шаблонам» без учета изменений в приказе ректора об утверждении номенклатуры на текущий год.
• Смешивание лет кампаний: хранение дел за 2025 и 2026 годы в одной папке/деле.
• Отсутствие дел по электронному документообороту: неучет реестров ЕПГУ, логов обмена с ФИС ЕГЭ.
• Несвоевременная сдача в архив: хранение дел приемной комиссии в рабочих помещениях сверх установленных сроков (риск утери, порчи, несанкционированного доступа к персональным данным).
• Нарушение оформления личных дел абитуриентов: отсутствие обязательных документов (согласия на зачисление, копии паспорта/СНИЛС), неправильная хронология складирования.

Перечень дел приемной комиссии, это динамический документ, который ежегодно корректируется в соответствии с изменениями в законодательстве (Порядок приема № 1147, правила ЕПГУ), структурой ВУЗа (появление новых факультетов/направлений) и переходом на безбумажные технологии. Грамотная номенклатура дел обеспечивает:

• Прозрачность и законность приемной кампании;
• Возможность оперативного предоставления информации контролирующим органам (Прокуратура, Рособрнадзор, Минобрнауки);
• Надежное сохранение прав граждан на образование (подтверждение факта зачисления десятилетиями позже);
• Эффективное управление документооборотом в пиковые нагрузки (июль–август).

Рекомендация: Ежегодно до 1 февраля (до начала приемной кампании) секретарь приемной комиссии совместно с архивистом/делопроизводителем ВУЗа должен сверить рабочий перечень дел с утвержденной Номенклатурой ВУЗа на текущий год и внести необходимые изменения по согласованию с руководителем приемной комиссии и вице-ректором по учебной работе.