Номенклатура дел — это основной справочный документ, регулирующий формирование архива суда, порядок хранения и утилизации дел. Ее грамотное составление обеспечивает законность делопроизводства, сохранность документов и оперативный доступ к информации. В данной статье подробно разбираются этапы, требования и нюансы создания номенклатуры для судов общей юрисдикции и арбитражных судов в соответствии с действующим законодательством РФ.

Нормативная правовая база

Процесс составления номенклатуры строго регламентирован. К ключевым документам относятся:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 12, 14, 22).
• Приказ Росархива от № 176 «Об утверждении Типовых номенклатур дел, образующихся в деятельности федеральных органов исполнительной власти…» (применяется по аналогии и для судов, если нет отраслевого приказа).
• Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ (актуальные приказы по делопроизводству в судах общей юрисдикции).
• Постановление Пленума Верховного Суда РФ (регулирующие вопросы хранения дел производств).
• ГОСТ Р 7;0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Архивное дело. Номенклатура дел. Общие требования к составлению».
• Приказ Минкультуры России от № 2362 «Об утверждении перечня стандартных управленческих архивных документов…».

Важно: Суды должны руководствоваться актуальными приказами Судебного департамента, которые утверждают типовую номенклатуру для судов определенного типа (районные, общероссийские, арбитражные, кассационные, апелляционные).

Структура номенклатуры дел

Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016, номенклатура оформляется в виде таблицы со следующими обязательными колонками:

1. Индекс дела — условное обозначение (шифр), присваиваемое каждому виду дел (например, 01, 02 или I, II).
2. Наименование вида дел — точное, лаконичное название, отражающее сущность документов (например, «Дела гражданского процесса по искам, подлежащим рассмотрению в порядке искового производства»).
3. Срок хранения — устанавливается в годах (1, 3, 5, 10, 75, постоянный) или до пересмотра (Д.п.). Определяется на основании типовых номенклатур и акта экспертизы документов.
4. Примечания — дополнительные сведения: основание для выделения вида дел, особенности формирования, ссылка на нормативный акт, порядок уничтожения.

Этапы составления номенклатуры

Этап 1: Подготовительный (Анализ деятельности суда)

Перед заполнением таблицы необходимо:

• Изучить структуру суда: состав коллегий, отделов, кабинетов судей, канцелярии, административно-хозяйственного отдела.
• Проанализировать виды производств: гражданское, административное, уголовное, арбитражное, конституционное (если применимо), исполнительное производство.
• Выявить управленческую документацию: приказы председателя, распоряжения, протоколы совещаний, отчетность, кадровые дела, бухгалтерия, охрана труда, СЭД (система электронного делопроизводства).
• Определить наличие уникальных видов дел, не вошедших в типовую номенклатуру (например, дела по особым производствам, международным делам).

Этап 2: Проектная работа (Заполнение формы)

На основе типовой номенклатуры (утвержденной Судебным департаментом) формируется проект:

• Разделы (блоки): Номенклатура делится на разделы по видам деятельности (например, Раздел I. Дела судебных производств; Раздел II. Управленческая документация; Раздел III. Кадровые дела и т.д.).
• Присвоение индексов: Каждому разделу присваивается римская цифра (I, II, III), внутри раздела, арабские цифры (1, 2, 3) или двузначные коды (01, 02).
• Уточнение наименований: Названия видов дел должны соответствовать терминологии процессуальных кодексов (ГПК РФ, АПК РФ, УПК РФ, КАС РФ) и типовым номенклатурам. Произвольное переименование не допускается.
• Установление сроков хранения: Сроки берутся строго из типовой номенклатуры. Самостоятельное изменение сроков (увеличение или уменьшение) без проведения экспертизы документов недопустимо.

Этап 3: Согласование и экспертиза документов

• Проект номенклатуры согласовывается с главным архивом субъекта РФ (органом архивного дела) — в соответствии со ст. 22 Закона № 125-ФЗ.
• Если в номенклатуре появились новые виды дел, отсутствующие в типовой, или изменены сроки хранения, обязательно проводится экспертиза документов (создается экспертная комиссия, составляется акт экспертизы).

Этап 4: Утверждение

Номенклатура утверждается приказом председателя суда. В приказе указываются:

• Дата вступления в силу (обычно с 1 января следующего года).
• Ответственное лицо за ведение номенклатуры (архивариус/делопроизводитель).
• Порядок информирования сотрудников.

• Размещение актуальной версии на интранете суда / в СЭД.
• Обучение сотрудников канцелярии и судейских аппаратов правилам раскладки дел по номенклатуре.
• Ежегодный контроль актуальности (проверка изменений в законодательстве, типах производств).

Особенности номенклатуры для разных типов судов

Суды общей юрисдикции (районные, окружные, областные/краевые/республиканские)

• Раздел «Судебные производства» детализируеться по видам: гражданское, административное, уголовное, дела по делам администрирования правосудия.
• Отдельно выделяются дела по материалам проверки сообщений о преступлениях (если ведет суд), исполнительное производство (до передачи в ФССП), арбитражное производство (для специализированных судов).
• Учет дел ГАС «Правосудие» / АС «Судебные приставы»: в примечаниях указывается форма хранения (бумажный/электронный оригинал).

Арбитражные суды

• Специфика: преобладание экономических споров, банкротство, корпоративные споры, дела о защите интеллектуальных прав.
• Наличие дел по административным правонарушениям (КоАП РФ) в производстве арбитражных судов.
• Активное использование СЭД «Мой Арбитр»: номенклатура должна отражать порядок формирования электронных дел (электронные оригиналы, подписи ЭП).

Апелляционные и кассационные суды

• Номенклатура включает дела апелляционного/кассационного производства по всем категориям;
• Дела презумптивного производства (проверка оснований для передачи дела в производство).
• Особый порядок хранения протоколов заседаний, аудиозаписей (сроки хранения могут отличаться от судов первой инстанции).

Управленческая документация (Общесудебный блок)

Данный блок едиен для всех судов и формируется согласно Приказу Минкультуры № 2362. Основные группы:

Номенклатура в условиях электронного делопроизводства (СЭД)

Современные суды работают в гибридном или полностью электронном режиме. Номенклатура должна учитывать:

• Единую номенклатуру для бумажных и электронных дел. Не создаются отдельные номенклатуры для «бумаги» и «электронки». Вид дела один, но в примечаниях фиксируется: «Формируется в электронном виде в СЭД «Правосудие» / «Мой Арбитр»».
• Электронные оригиналы. Если дело формируется только в электронном виде (например, дела АПК в «Моем Арбитре»), в номенклатуре указывается срок хранения электронного оригинала.
• Журналы регистрации. В номенклатуре обязательно присутствуют виды дел: «Журналы регистрации входящих/исходящих/внутренних документов» (как бумажные, так и электронные журналы СЭД).
• Метаданные. При формировании электронного дела атрибуты номенклатуры (индекс, наименование, срок) становятся метаданными дела в СЭД для автоматического расчета сроков хранения и формирования актов отбора.

Типичные ошибки при составлении

1. Использование устаревшей типовой номенклатуры. Не учтены изменения в процессуальных кодексах (новые виды производств, например, дела о защите прав потребителей в электронной коммерции, дела о фактах имеющих юридическое значение в новом порядке).
2. Нарушение структуры ГОСТ Р 7.0.97. Отсутствие колонки «Индекс», неверная иерархия разделов, смешивание управленческих и судебных дел в одном разделе.
3. Самостоятельное установление сроков хранения. Сокращение сроков для «экономии места» или увеличение без акта экспертизы.
4. Игнорирование согласования с главным архивом субъекта. Номенклатура, не согласованная с архивом, не имеет юридической силы для отбора документов на уничтожение.
5. Отсутствие видов дел по СЭД. Не включены журналы регистрации электронных документов, реестры ЭП, логи аудита.
6. Дублирование видов дел. Один и тот же вид дел вынесен в разные разделы под разными индексами.

Порядок внесения изменений

Номенклатура — динамический документ. Изменения вносятся:

• При изменении законодательства (новые кодексы, фз).
• При реорганизации суда (слияние, разделение, изменение статуса).
• При введении новых информационных систем.
• По результатам экспертизы документов.

Изменения оформляются приказом председателя суда «О внесении изменений в номенклатуру дел…». Новая редакция номенклатуры (или листы замены) согласовывается с архивом и вступает в силу с 1 января года, следующего за годом утверждения (если иное не установлено законом).

Ответственность и контроль

• Ответственное лицо: Архивариус суда / старший специалист канцелярии / начальник отдела делопроизводства.
• Контроль: Проводится председателем суда, квалификационными коллегиями, главными архивами субъектов (плановые проверки), Судебным департаментом.
• Последствия нарушений: Невозможность законного уничтожения документов с истекшими сроками (риск переполнения архивов), утрата документов постоянного хранения, дисциплинарная/административная ответственность должностных лиц.

Составление номенклатуры дел суда, это не формальная бюрократическая процедура, а стратегический инструмент управления информационными ресурсами судебной власти. Грамотно составленная и своевременно актуализированная номенклатура:

• Гарантирует сохранность документов, подлежащих постоянному хранению (историческое наследие правосудия).
• Обеспечивает законное и своевременное уничтожение документов с истекшими сроками хранения (освобождение архивных площадей, экономия бюджетных средств).
• Формирует единое информационное пространство для поиска дел в СЭД и бумажном архиве.
• Является основой для проведения экспертизы документов и формирования описей к архивным фондам.

Рекомендация: Проводите ежегодный аудит номенклатуры в IV квартале для подготовки изменений на следующий год, используя консультации главного архива субъекта РФ и методические рекомендации Судебного департамента.