Ежегодный оплачиваемый отпуск — право каждого работника‚ гарантированное Трудовым кодексом РФ. Однако на практике у сотрудников и кадровых специалистов часто возникает вопрос: нужно ли писать заявление на отпуск‚ если утверждён график отпусков‚ и как правильно его оформить? Разберёмся во всех нюансах.

Что говорит законодательство

Согласно статье 123 ТК РФ‚ очерёдность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков‚ который утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года. График обязателен как для работодателя‚ так и для работника.

Ключевой момент: работодатель обязан предупредить работника под роспись о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала. При этом закон не обязывает работника писать заявление‚ если он уходит в отпуск строго по графику.

Когда заявление писать не нужно

Если в графике отпусков указаны конкретные даты начала и окончания отпуска‚ и работник уходит отдыхать именно в эти даты‚ заявление‚ как правило‚ не требуется. Работодатель:

• за две недели уведомляет сотрудника о начале отпуска под роспись;
• издаёт приказ о предоставлении отпуска;
• выплачивает отпускные не позднее чем за три дня до начала отпуска.

Однако некоторые работодатели закрепляют в локальных нормативных актах (например‚ в Положении об отпусках) требование подавать заявление даже при отпуске по графику. В этом случае работник обязан его написать — поэтому стоит уточнить порядок в своей организации.

Когда заявление обязательно

Заявление на отпуск необходимо в следующих случаях:

1. В графике указан только месяц отпуска‚ без конкретной даты. Тогда работник пишет заявление с точными датами.
2. Отпуск вне графика — если сотрудник хочет отдохнуть в другое время. По мнению специалистов Роструда‚ такое заявление следует подать заблаговременно‚ например не позднее чем за три дня до начала отпуска.
3. Перенос отпуска на другие даты по согласованию с работодателем.
4. Первый отпуск‚ если он не был включён в график (например‚ сотрудник принят на работу после его утверждения).
5. Отпуск без сохранения заработной платы‚ учебный отпуск‚ отпуск по уходу за ребёнком.
6. Отдельные категории работников (например‚ госслужащие в определённых ситуациях)‚ которым отпуск предоставляется по заявлению.

Как правильно составить заявление

Заявление пишется в свободной форме на имя руководителя организации. Стандартная структура:

Шапка заявления

В правом верхнем углу указываются:

• должность и ФИО руководителя (в дательном падеже);
• наименование организации;
• должность и ФИО работника (в родительном падеже)‚ структурное подразделение.

Название документа

По центру — слово «Заявление».

Основной текст

Формулировка может быть такой:

«Прошу предоставить мне ежегодный оплачиваемый отпуск с по продолжительностью 14 календарных дней в соответствии с графиком отпусков».

Если отпуск переносится‚ следует указать причину и сослаться на согласование с руководителем.

Дата и подпись

Внизу ставится дата составления и личная подпись работника с расшифровкой.

Полезные рекомендации

• Подавайте заявление заблаговременно‚ чтобы у работодателя было время оформить приказ и начислить отпускные.
• Сохраняйте копию заявления с отметкой о принятии (входящим номером или подписью секретаря).
• Помните: право на отпуск за первый год работы возникает после шести месяцев непрерывной работы‚ хотя по соглашению сторон отпуск может быть предоставлен и раньше.
• Сверяйте даты в заявлении с графиком отпусков‚ чтобы избежать расхождений.

Если вы уходите в отпуск точно по графику‚ заявление обычно не требуется — достаточно уведомления работодателя за две недели. Но при отпуске вне графика‚ переносе дат или если это предусмотрено локальными актами организации‚ заявление написать необходимо. Грамотно оформленный документ поможет избежать споров и гарантирует своевременное получение отпускных.