Смена юридического адреса — распространённая процедура в жизни любой организации․ Компания может переехать в другой офис, сменить арендодателя или расширить бизнес и перебраться в другой город․ При этом у руководителей и учредителей возникает закономерный вопрос: нужно ли вносить изменения в устав при смене юридического адреса? Ответ зависит от того, как именно адрес прописан в уставе и куда переезжает организация․ Разберём все нюансы подробно․
Что такое юридический адрес и где он фиксируется
Юридический адрес (место нахождения) организации — это адрес, по которому находится постоянно действующий исполнительный орган компании (директор, правление)․ Именно по этому адресу налоговая инспекция, контрагенты и государственные органы направляют корреспонденцию․
Сведения о месте нахождения содержатся:
- в уставе организации;
- в Едином государственном реестре юридических лиц (ЕГРЮЛ)․
При этом в ЕГРЮЛ адрес указывается всегда полностью, с точностью до улицы, дома и офиса․ А вот в уставе закон разрешает ограничиться указанием только населённого пункта (города, посёлка, деревни)․ Именно от этого и зависит, придётся ли менять устав при переезде․
Когда менять устав НЕ нужно
Изменения в устав вносить не требуется, если выполняются два условия одновременно:
- В уставе указан только населённый пункт (например, «Место нахождения общества: г․ Москва»), без детализации улицы и дома․
- Компания переезжает в пределах этого же населённого пункта — например, из одного офиса в Москве в другой офис в Москве․
В этом случае меняются только сведения в ЕГРЮЛ․ Процедура максимально упрощена:
- принимается решение единственного учредителя или протокол общего собрания участников о смене адреса;
- в налоговую инспекцию подаётся заявление по форме Р13014 (без нотариального заверения, если документы подаёт директор лично или в электронном виде с ЭЦП);
- прилагаются документы, подтверждающие право пользования новым помещением (договор аренды, свидетельство о собственности, гарантийное письмо);
- госпошлина не уплачивается․
Через 5 рабочих дней налоговая вносит новый адрес в ЕГРЮЛ, и процедура завершена․
Когда менять устав НУЖНО
Внести изменения в устав придётся в следующих случаях:
В уставе прописан полный адрес
Если в уставе указан адрес с точностью до улицы, дома и офиса (например, «г․ Москва, ул․ Ленина, д․ 10, офис 25»), то при любом переезде — даже в соседнее здание — устав придётся корректировать․ Старый адрес в уставе перестанет соответствовать действительности․
Компания переезжает в другой населённый пункт
Если организация меняет место нахождения и переезжает из одного города в другой (например, из Москвы в Санкт-Петербург или из Москвы в Подольск), изменения в устав обязательны, поскольку меняется сам населённый пункт, указанный в учредительном документе․
Устав устаревшей редакции
Если устав компании давно не приводился в соответствие с действующим законодательством, то вместе со сменой адреса, скорее всего, придётся изменить и весь устав — принять его в новой редакции․
Порядок действий при смене адреса с изменением устава
Если устав менять необходимо, алгоритм будет следующим:
- Принять решение о смене адреса и внесении изменений в устав․ Оформляется протокол общего собрания участников (если учредителей несколько) или решение единственного учредителя․ В документе фиксируется новый адрес и утверждаются изменения в устав․
- Подготовить изменения в устав․ Можно оформить их двумя способами: принять устав в новой редакции целиком или составить лист изменений к действующему уставу․
- Заполнить заявление по форме Р13014 и заверить его у нотариуса․ При внесении изменений в устав нотариальное заверение подписи заявителя обязательно (кроме подачи документов в электронной форме с усиленной квалифицированной подписью)․
- Уплатить госпошлину за регистрацию изменений в учредительные документы (при электронной подаче пошлина может не взиматься)․
- Подать пакет документов в регистрирующий орган (налоговую инспекцию): заявление Р13014, решение/протокол, новую редакцию устава или лист изменений в двух экземплярах, квитанцию об уплате пошлины, документы на новый адрес․
- Получить документы о регистрации изменений — через 5 рабочих дней налоговая выдаст лист записи ЕГРЮЛ и экземпляр устава с отметкой о регистрации․
Особенности переезда в другой регион
Если компания переезжает в другой населённый пункт, который обслуживает другая налоговая инспекция, процедура усложняется:
- сначала в налоговую по старому адресу подаётся заявление по форме Р13014 с уведомлением о переезде;
- сведения передаются в инспекцию по новому месту нахождения;
- затем подаётся второй комплект документов уже с новым адресом и изменениями в устав․
Весь процесс занимает примерно 20 дней вместо стандартных 5–7․
Практическая рекомендация
Юристы советуют не прописывать в уставе подробный адрес — достаточно указать только населённый пункт․ Тогда при переезде в пределах города не придётся каждый раз вносить изменения в устав, заверять документы у нотариуса и тратить время и деньги․ Если вы всё равно меняете устав, воспользуйтесь случаем и приведите формулировку о месте нахождения к виду: «Место нахождения общества — город N»․ Полный адрес в любом случае будет отражён в ЕГРЮЛ․
Что сделать после смены адреса
После регистрации изменений рекомендуется:
- уведомить контрагентов и партнёров о новом адресе;
- сообщить в обслуживающий банк для обновления данных;
- внести новый адрес на сайт компании, в договоры, счета и бланки;
- проверить актуальность сведений в ЕГРЮЛ через сервис ФНС․
Итак, менять устав при смене юридического адреса нужно не всегда․ Если в уставе указан только населённый пункт и компания переезжает в его пределах — достаточно подать заявление Р13014 в налоговую без изменения устава․ Если же в уставе прописан полный адрес или организация переезжает в другой город — внесение изменений в устав обязательно, с нотариальным заверением заявления и уплатой госпошлины․ Чтобы упростить себе жизнь в будущем, указывайте в уставе только населённый пункт․