Зачем составляется сопроводительное письмо

Согласно Трудовому кодексу РФ и письменным разъяснениям Роструда, работодатель после увольнения обязан либо вручить трудовую книжку сотруднику лично под роспись, либо отправить работнику оригинал трудовой книжки ценным письмом с описью вложения и сопроводительным письмом.
Сопроводительное письмо выполняет сразу три функции:

• подтверждает факт отправки;
• перечисляет вложенные документы;
• дает ссылку на согласие работника на получение трудовой книжки почтой.

Минимальный набор документов, который «ехал» к сотруднику в одном конверте

В описи вложения обязательно указываем:

1. Трудовую книжку (оригинал).
2. Справку о размере среднего заработка за 3 последних месяца (форма 182н).
3. Справку 2-НДФЛ за текущий и/или предыдущий год.
4. Выписку из приказа об увольнении (например, «Приказ № 34-к от об увольнении по собственному желанию»).
5. Копию обращения (уведомления) работника о желании получить трудовую книжку почтой.

Как оформляем сопроводительное письмо

Общий порядок

• Лист А4, шрифт Times New Roman 12-14 pt.
• Верхний колонтитул – фирменный бланк организации (если используете).
• В правом верхнем углу – реквизиты получателя.

Шапка и нумерация вложений

пример оформления шапки

ООО «СеверКомплектСнаб»
127106, москва, ул. ### Масловка, д. 10
ИНН ###, КПП 770810001
тел.: +7 (495)  ‑23-45-67

e-mail: kadry@severcs.ru

 УВАЖАЕМАЯ Ирина Владимировна!
 С О П Р О В О Д И Т Е Л Ь Н О Е П И С Ь М О

Текст-образец (используйте скобки […] вместо подчёркнутых мест)

ООО «СеверКомплектСнаб», в лице директора Иванова С. С., действующего на основании Устава, направляет Вам настоящим письмом оригинал трудовой книжки № [012345678], принадлежащей [Ивановой Ирине Владимировне], с приложением следующих документов:

1. Трудовая книжка – 1 экз.
2. Справка по форме 182н (сведения о среднем заработке) – 1 экз.
3. Справка 2-НДФЛ за 2025 год – 1 экз.
4. Копия приказа № [34-к] от [] об увольнении – 1 экз.
5. Копия вашего Заявления о пересылке трудовой книжки почтой от [] – 1 экз.

Трудовая книжка передана в почтовое отделение № 125000 по адресу: 125130, Москва, Октябрьское поле, ул. ### Тухачевского, д. 22, с описью вложения и уведомлением о вручении.

В случае обнаружения расхождений в записях, просьба связаться:

• по телефону: +7 (495)  ‑00-12-34 (доб; 245, отдел кадров), будни с 09:00 до 18:00 (Мск);
• по e-mail: kadry@severcs.ru;
• лично в отдел кадров: 127106, Москва, ул. ### Масловка, д. 10, офис 18.

Информация о возврате трудовой книжки (если она не востребована в течение 7 календарных дней после уведомления о готовности) подтверждена Вашим подписанным согласием на пересылку от [].

 С уважением,
 Директор ООО «СеверКомплектСнаб»
 __________________ / Иванов С. С. /

Полезные мелочи, которые часто спрашивают кадровики

Можно ли применять штамп по почте?

Да. Госпошлина не взимается. Главное, чтобы конверт был изготовлен из бумаги с водяными знаками Гознак (марка «Б» или «С»; обозначение «П» не допускается).

Что делать, если работник потерял конверт?

• Направляете запрос в отделение Почты России.
• Получаете акт или выписку о вручении.
• Если документ не получен в течение 1 месяца – оформляете дубликат трудовой книжки по правилам Минтруда РФ.

Можно ли слать СЭДом?

Можно, но только если у сотрудника есть подтверждённый электронно-цифровой адрес (ПЭП/ЭЦП) и он дал письменное согласие на получение трудовой книжки в электронном виде. В таком случае допустимо формат PDF/A, подписанный квалифицированной электронной подписью работодателя.

Готовые шаблоны для скачивания (без надписей «Образец»)

• Скачать Word (.docx) «Сопроводительное письмо + опись вложения» (шаблон)
• Скачать PDF «Сопроводительное письмо + опись вложения» (шаблон)
• Скачать Word (.docx) «Согласие работника на пересылку трудовой книжки»

Контакты для консультаций

Позвонив по указанным номерам, вы можете уточнить детали пересылки, порядок оформления описи, актуальный формат конверта и сроки доставки.

Информация подготовлена на основе приказов Минтруда России № 320н от и Письма Роструда № ПГ/1024-6-1 от , а также п. 5 ст. 13 Федерального закона № 255-ФЗ от г.