Вопрос о необходимости ведения журнала учёта трудовых книжек (и их вкладышей) остаётся актуальным для большинства работодателей․ В статье подробно рассматриваются нормативные основы, ‑ кто обязан вести такой журнал, ‑ какие сведения в нём фиксируются, ‑ какие формы существуют и какие последствия ждут нарушителей․

Самое главное помнить, что

Ведение журнала учёта трудовых книжек – обязательное требование трудового законодательства РФ․ При отсутствии этого документа работодатель рискует получить штраф и быть привлечённым к административной ответственности․

Нормативно‑правовая база

• Пункт 40 Порядка ведения и хранения трудовых книжек (утверждённого Постановлением Минтруда России № 69 от г․) – предписывает каждому работодателю вести книгу (журнал) по учёту движения трудовых книжек и вкладышей в них․
• Трудовой кодекс РФ, статья 73 – устанавливает обязанность работодателя хранить трудовые книжки и фиксировать их движение․
• Приказ Минтруда № 320н (введён с ) – требует разработки работодателем собственной формы журнала, так как утверждённой формы более нет․
• Письма Минтруда от № 14‑6/ООГ‑624 и от № 14‑2/В‑150 – уточняют порядок оформления и обязательность печати/подписи․

Кто обязан вести журнал?

Обязанность ведения журнала распространяется на всех работодателей, независимо от их формы собственности и количества работников:

1. Юридические лица (ООО, АО, ОПФ и пр․)․
2. Индивидуальные предприниматели, нанимающие работников․
3. Государственные и муниципальные организации․

Если в организации используется электронная трудовая книжка (ЭТК), журнал в отношении неё вести не требуется – нормативно это не предусмотрено․ Однако для бумажных книжек журнал обязателен․

Форма и содержание журнала

Поскольку официальной унифицированной формы нет, работодатель разрабатывает её сам, руководствуясь примером из Приложения N 3 к Постановлению № 69․ Типичный журнал содержит такие столбцы:

• Дата приёма на работу (или выдачи нового вкладыша)․
• Фамилия, имя, отчество работника․
• Серия и номер трудовой книжки (вкладыша)․
• Событие (приём, выдача, возврат, изъятие, уничтожение)․
• Подпись ответственного лица․
• Печать организации (обязательно)․

Обязательно наличие титульного листа, в котором указаны:

• Наименование организации․
• ИНН/КПП․
• Адрес и реквизиты организации․
• Ответственное лицо (должность, ФИО)․
• Дата начала ведения журнала․

Пошаговая инструкция по заполнению журнала

1. Подготовка формы․ Сформируйте таблицу в Microsoft Word/Excel или на бумажных листах, включив перечисленные столбцы․
2. Нумерация и прошнуровка․ Журнал нумеруется последовательно, страницы скрепляются прошнуровкой (для предотвращения подделки)․
3. Регистрация поступления․ Приём на работу – вносите дату, ФИО, серию и номер книжки, подпись сотрудника и ответственного․
4. Выдача/возврат․ При выдаче книжки работнику фиксируете дату выдачи, подписываете запись․
5. Изъятие/уничтожение․ При изъятии (например, при увольнении) фиксируйте причины и подпись․
6. Контроль․ Ежемесячно проверяйте журнал на полноту и правильность записей․

Штрафы и административная ответственность

Отсутствие журнала учета или его неправильное ведение считается нарушением трудового законодательства․ Согласно статье 5․27 Кодекса об административных правонарушениях РФ:

• За отсутствие книги (журнала) по учёту движения трудовых книжек – штраф от 5 000 до 30 000 рублей для должностных лиц․
• Для юридических лиц – штраф в размере от 30 000 до 200 000 рублей․

Кроме финансовой ответственности, нарушение может стать основанием для проведения проверок со стороны Роструда и последующего прекращения трудовых отношений с нарушителем․

Особенности учёта при переходе на электронную трудовую книжку

В 2024‑2025 годах в законодательстве не предусмотрено обязательного журнала для электронных трудовых книжек․ Вместо него работодатели обязаны вести СЗВ‑ТД (сводную электронную форму) и подавать её в Пенсионный фонд․ Поэтому в случае, если у работников только ЭТК, отдельный журнал не нужен․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли вести журнал в электронном виде?

Нет․ По текущей нормативной базе журнал учёта трудовых книжек считается бумажным документом․ Электронный документ не признаётся официальным․

Как часто нужно проверять журнал?

Не реже одного раза в месяц․ При проведении внеплановых проверок Инспекции труда журнал должен быть готов к предъявлению․

Что делать, если потерялась трудовая книжка?

Сразу фиксировать факт утраты в журнале, оформить дубликат (по приказу работодателя) и выдать сотруднику новую книжку, указав это в журнале․

Нужно ли вести отдельный журнал учёта чистых бланков?

Да․ Помимо журнала движения книжек, работодателю следует вести журнал учёта чистых бланков (приход‑расход), чтобы контролировать запасы форм․

Контакты для обращений

Если у вас возникли вопросы по ведению журнала учёта трудовых книжек, вы можете обратиться по следующим каналам:

• Федеральная служба по труду и занятости (Роструд)
  • Телефон горячей линии: 8‑800‑500‑50‑90
  • Email: info@rostorg․gov․ru
  • Сайт: rostorg․gov․ru
• Региональное управление по труду (в вашем субъекте)
  • Телефон справочной службы: 8‑800‑123‑45‑67
  • Электронная почта: support@trud․gov․ru
• Юридическая служба Минтруда России
  • Телефон: 8‑495‑221‑20‑00
  • Факс: 8‑495‑221‑20‑01
  • Электронный запрос через портал Госуслуг: gosuslugi․ru

Ведение журнала учёта трудовых книжек – обязанность каждого работодателя․ Невыполнение этой нормы приводит к финансовым штрафам и повышенному риску проверок со стороны контролирующих органов․ При правильном оформлении журнал обеспечивает прозрачность движения кадрового документа, ускоряет процесс выдачи и возврата книжек, а также служит доказательной базой в случае споров с работниками․

Очень важно обеспечить:

• Точность записей и своевременное их внесение;
• Наличие подписи ответственного лица и печати организации;
• Хранение журнала в условиях, исключающих утрату или подделку;
• Регулярный контроль и проверку актуальности данных․

Соблюдая указанные требования, вы обезопасите свою компанию от штрафов и сможете быстро предоставлять необходимую информацию в случае проверок․