Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Официальный запрос цен на топливо — это стандартный деловой документ, который используется организациями и индивидуальными предпринимателями для получения коммерческих предложений от поставщиков нефтепродуктов. Грамотно составленный запрос позволяет не только узнать актуальные цены, но и сравнить условия доставки, оплаты и качество продукции, что критически важно для формирования закупочного бюджета.

Цели и задачи составления запроса

Основная цель — сбор рыночной информации для принятия взвешенного управленческого решения. Ключевые задачи:

Ценообразование: получение базовых цен (без НДС, с НДС, франко-склад/франко-авто).
Условия поставки: сроки, минимальная партия, виды транспорта (цистерна, еврофура, ЖД цистерна).
Платежные условия: предоплата, отсрочка, рассрочка, работа по безналу/нал.
Качество: запрос паспортов качества, сертификатов соответствия (ТР ТС 013/2011, ГОСТ).
Юридическая проверка: подтверждение лицензий поставщика на деятельность по обороту нефтепродуктов.

Структура официального письма-запроса

Документ оформляется на бланке организации (с логотипом, реквизитами, контактами) и должен содержать следующие обязательные элементы:

Шапка письма: Кому (Наименование ООО/ИП поставщика, ФИО директора/ЛПР), От кого (Ваша организация, ФИО руководителя).
Регистрационные данные: Исходящий номер, дата.
Тема: «Запрос коммерческого предложения на поставку нефтепродуктов» или «Запрос цен на топливо».
Обращение: Уважаемый [Имя Отчество ЛПР]!
Вводная часть: Краткое представление вашей компании, цель обращения (планирование закупок, поиск нового поставщика, участие в тендере).
Спецификация (Таблица запроса): Детальный перечень требуемого топлива.
Дополнительные вопросы: Условия доставки, оплаты, скидки за объем, предоставление документов.
Сроки ответа: Конкретная дата, к которой ждете коммерческое предложение.
Контакты для связи: ФИО ответственного менеджера, телефон, e-mail.
Подпись: Подпись руководителя/уполномоченного лица, печать (при наличии).

Образец заполнения таблицы спецификации (Приложение к письму)

Рекомендуется выносить перечень топлива в отдельное приложение (Excel или таблица в Word) для удобства обработки поставщиком.

№ п/п	Наименование продукта (Марка, Класс, ГОСТ/ТУ)	Ед. изм.	Планируемый объем (за период/разовую поставку)	База поставки (ФРАНКО: склад/станция/адрес получателя)	Требуемые документы (Паспорт, Сертификат, Декларация)	Примечание (Экологический класс, добавки, сезонность)
1	Дизельное топливо (ДТ) Евро-5 (Зима/Арктика/Лето), ГОСТ 32511-2013	тонна	50 т (ежемесячно)	Франко-склад г. Москва, ул. ###, д. 1	Паспорт партии, Сертификат соответствия, ЭН (электронная накладная)	Сезонность: переходный период/зима. Температура застывания не выше -35°С
2	Бензин АИ-95-К5 (Евро-5), ГОСТ 32513-2013	тонна	20 т (разовая)	Франко-авто на НПЗ/базе-отправителе (самовывоз)	Паспорт партии, Декларация о соответствии ТР ТС 013/2011	Резервный канISTER для АЗС собственного парка
3	Сжиженный углеводородный газ (СПБТ) ПБА, ГОСТ 20448-90	тонна	10 т	Франко-склад получателя (автоцистерна)	Паспорт качества, Сертификат	Для газомоторного топлива автопарка

Полный текстовый образец письма (Шаблон)

Исх. № 125-ОТ

От 15 октября 2023 г.

Генеральному директору

ООО «Топливная Компания «Пример»

Иванову Ивану Ивановичу

От генерального директора

ООО «СтройМонтажСервис»

Петрова Петра Петровича

ЗАПРОС КОММЕРЧЕСКОГО ПРЕДЛОЖЕНИЯ НА ПОСТАВКУ НЕФТЕПРОДУКТОВ

Уважаемый Иван Иванович!

ООО «СтройМонтажСервис» ведет деятельность в сфере строительства и дорожного хозяйства более 10 лет. В связи с планированием производственных задач на IV квартал 2023 г. и 2024 г., нам требуется надежный поставщик нефтепродуктов для обеспечения автопарка и спецтехники.

Просим Вас предоставить коммерческое предложение на поставку следующих видов топлива по позициям, указанным в Приложении № 1 к настоящему письму (3 листа).

В коммерческом предложении просим отразить следующие условия:

Цены за тонну/литр с НДС 20% и без НДС;
Условия поставки (Инкотермс / Франко-условия): возможные базы отгрузки, стоимость и сроки доставки до нашего склада (г. Москва, ул. ###, д. 1) или на объекты в МО;
Минимальный объем заказа (партии);
Платежные условия: возможность работы с отсрочкой платежа (30/45/60 календарных дней) или размер предоплаты;
Наличие лицензии на розничную/оптовую торговлю нефтепродуктами, сертификатов соответствия ТР ТС 013/2011 и паспортов качества на каждую партию;
Система скидок в зависимости от объема закупок (квартальных/годовых);
Порядок оформления электронных накладных (ЭН) через систему «Честный ЗНАК»/ЕГАИС.

Просим направить ответ на электронную почту zakupki@stroymontazh.ru в формате PDF и Excel (для расчета стоимости) не позднее 20 октября 2023 г.

По всем вопросам прошу связаться с менеджером отдела закупок Сидоровым Алексеем Викторовичем: тел. +7 (495) 000-00-00 (доб. 105), e-mail: a.sidorov@stroymontazh.ru.

Вложение: Приложение № 1 «Спецификация запроса цен на нефтепродукты» на 3 листах.

Генеральный директор

ООО «СтройМонтажСервис»

________________ /Петров П.П./

М.П.

Ключевые нюансы, на которые стоит обратить внимание

Точность наименования продукта

Не пишите просто «Дизель» или «Бензин 95». Обязательно указывайте:

Марку и экологический класс (К5 / Евро-5 / Евро-6).
Сезонность для ДТ (Летнее (Л), Межсезонное (Е), Зимнее (З), Арктическое (А)) согласно ГОСТ 32511-2013.
Номер ГОСТ или ТУ (Технических условий).

Пример: «ДТ Зима Евро-5 ГОСТ 32511-2013 (класс 2, фильтруемость до -26°С)»

База поставки (Инкотермс / Франко)

Цена кардинально зависит от точки передачи владения и рисков:

Франко-НПЗ / Франко-база поставщика (EXW/FCA): Самая низкая цена, но вся логистика и риски на покупателе.
Франко-склад покупателя / Франко-объект (DAP/DDP): Цена выше, включает фуру/ЖД, но вы получаете готовый продукт на въезде.

В запросе укажите оба варианта или четко зафиксируйте нужный вам.

ЕГАИС и «Честный ЗНАК»

С 2021 года оборот нефтепродуктов строго регулируется. В запросе обязательно уточните:

Готовность поставщика выписывать электронные накладные (ЭН) в ЕГАИС.
Наличие у поставщика кодов маркировки (КМ) и передачи их в ЭДО (СБИС, Диадок, Контур и т.д.).
Работу с УТД (Универсальный передаточный документ) вместо накладной и акта.

Качество и ответственность

Добавьте в письмо или в проект договора пункт о штрафных санкциях за несоответствие качества (плотность, сероводород, цетановое число, октановое число, механические примеси). Требуйте предоставление паспорта качества на каждую партию до отгрузки или вместе с машиной.

Каналы направления запроса

Электронный документооборот (ЭДО): Самый быстрый и юридически значимый способ (Диадок, СБИС, Контур, Такском). Требуется усиленная квалифицированная ЭЦП (КЭП).
E-mail: Допустим для первичного запроса КП. Для заключения договора все равно понадобится бумажный оригинал или ЭДО.
Личный кабинет на сайте поставщика / Биржи (СПбМТСБ, НефтеТрейд, АО «НТС»): Позволяет видеть котировки в реальном времени и оформлять заявки онлайн.
Почта РФ (Заказное письмо с вложением): Используется редко, в основном для официальных уведомлений уже действующим контрагентам.

Типичные ошибки при составлении запроса

Отсутствие объемов: Фраза «нужно много топлива» не позволяет поставщику рассчитать логистику и дать максимальную скидку. Указывайте точные тоннажи (плановые).
Игнорирование сезона: Запрос летнего дизеля в ноябре приведет к отказу или поставке некондиционного продукта.
Неуказание адреса доставки: Без точного адреса (или координат объекта) перевозчик не сможет рассчитать тариф фуры.
Скрытие формы оплаты: Если вам нужна отсрочка 60 дней, скажите об этом сразу. Многие поставщики не работают с отсрочками без страхования дебиторской задолженности.
Запрос у одного поставщика: Всегда рассылайте запрос минимум 3-5 компаниям для получения рыночной вилки цен.

Что делать после получения коммерческих предложений (КП)?

Проверка контрагентов: Проверьте ИНН/ОГРН в ФНС, ЕГРЮЛ, наличие лицензии на ГТН (гостайну.рф), судебные дела (Кад.Арбитр), репутацию на отзовиках и профильных форумах.
Запрос проб / паспортов: У финалистов (2-3 компании) запросите актуальные паспорта качества на конкретные партии, которые они готовы отгрузить.
Переговоры: На основе сводной таблицы ведите переговоры по цене, отсрочке и бонусам за объем.

Качественный запрос цен на топливо — это не просто формальность, а инструмент управления затратами и рисками. Детализация требований (марка, класс, сезон, база поставки, документы ЕГАИС, условия оплаты) экономит время обеим сторонам и позволяет получить максимально точные и конкурентные предложения. Используйте приведенные выше образцы и чек-листы для системной работы с закупками ГСМ.