В деловой документации Акт выполненных работ (услуг) является основным первичным учетным документом, подтверждающим факт оказания транспортных услуг и правомочность вычета сумм налогоплательщиком (при общем режиме) или учете расходов (при УСН). Особое внимание требует оформление акта, если перевозчик работает без НДС (УСН, патент, АУСН, освобождение по ст. 145 НК РФ).
Ниже представлена подробная инструкция по оформлению, готовый образец структуры документа и разбор частых ошибок.
Нормативная база: какой документ использовать?
С года (ФЗ от № 389-ФЗ) произошли кардинальные изменения в правилах обмена первичными документами:
- Единый передаточный документ (УПД) / Универсальный передаточный документ (УТД) — рекомендуемая Минфином форма для совмещения функции счета-фактуры, накладной и акта. Обязателен для участников ЭДО при обмене с бюджетом и госкорпорациями, для остальных — право, а не обязанность.
- Акт в форме КС-2, утвержден ГК РФ (Постановление Госкома Статистики от № 132). Является стандартной формой для строительства, но широко применяется и в перевозках по усмотрению сторон.
- Собственная форма акта — разработанная организацией самостоятельно в составе учетной политики (ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ). Наиболее частый вариант для автоперевозчиков.
Ключевые отличия акта «Без НДС»
Если перевозчик не платит НДС (УСН «Доходы», «Доходы минус расходы», Патент, АУСН, освобождение по ст. 145 НК РФ), в акте категорически запрещено выделять строку «Сумма НДС» или указывать ставку 20%.
Обязательные реквизиты (п. 5 ст. 9 ФЗ № 402-ФЗ):
- Наименование документа («Акт выполненных работ / оказанных услуг»).
- Дата составления и номер.
- Наименование организации/ИП исполнителя (перевозчика) и заказчика (ИНН, КПП, адреса).
- Содержание операции: вид услуги (перевозка груза), маршрут, наименование груза, масса/объем.
- Единица измерения (рейс, тонна, тонна-км, м³) и количество.
- Цена за единицу и общая стоимость без выделения НДС.
- Должности, подписи уполномоченных лиц исполнителя и заказчика с расшифровкой (ФИО). Печати — по желанию сторон (не обязательны для ИП и большинства ООО).
- Ссылка на основание: номер и дата Договора/Заявки на перевозку.
- Ссылка на транспортной документ: номер и дата Грузовой накладной / Наказного листа.
Образец заполнения Акта (Собственная форма / Универсальная)
АКТ ВЫПОЛНЕННЫХ РАБОТ (ОКАЗАННЫХ УСЛУГ)
№ 123 от «24» мая 2024 г.
| Исполнитель: | ООО «АвтотрансПлюс», ИНН ###, КПП 771201001 Адрес: 123456, г. Москва, ул. ###, д. 10 Телефон: +7 (495) 123-45-67 |
| Заказчик: | ИП Иванов И.И., ИНН ###2 Адрес: 123456, г. Москва, ул. ###, д. 5 Телефон: +7 (916) 999-88-77 |
Основание: Договор на автомобильные перевозки грузов № Д-456/24 от г., Заявка на перевозку № З-789 от .
| № п/п | Наименование услуги / Описание перевозки | Ед. изм. | Кол-во | Цена за ед., руб. | Стоимость, руб. |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Автомобильная перевозка груза: Строительные материалы (кирпич керамический) Маршрут: г. Москва (склад Отправителя), г. Тула (склад Получателя) Грузовая накладная № ГН-112233 от , Масса: 18 500 кг Автомобиль: Вольво FH / Прицеп Шмидт, Гос. знак: А123ВО 77 / 4567ХХ 77 Водитель: Петров П.П., ВУ: 77 12 345678 | рейс | 1 | 45 000,00 | 45 000,00 |
| 2 | Дополнительная услуга: Погрузка/разгрузка груза (работа грузчиков, 4 чел. x 3 ч.) | час/чел | 12 | 500,00 | 6 000,00 |
| ИТОГО К ОПЛАТЕ: | 51 000,00 | ||||
Всего к оплате: 51 000 (Пятьдесят одна тысяча) рублей 00 копеек.
НДС не облагается (Исполнитель применяет УСН «Доходы» / Освобожден по ст. 145 НК РФ / Патент).
| ИСПОЛНИТЕЛЬ Директор / Уполномоченное лицо ________________ / Сидоров С.С. (подпись) (расшифровка) М.П. (при наличии) | ЗАКАЗЧИК ИП / Директор / Уполномоченное лицо ________________ / Иванов И.И. (подпись) (расшифровка) М.П. (при наличии) |
Пошаговая инструкция по заполнению полей
Шапка документа
- Номер и дата: Сквозная нумерация за год. Дата — день подписания акта (обычно день возвращения автомобиля в парк или день сдачи груза).
- Реквизиты сторон: Полные наименования по Уставу/паспорту, ИНН/КПП. Для ИП — ФИО полностью, ИНН, ОГРНИП. Адреса — юридические и фактические (если отличаются).
Табличная часть (Суть перевозки)
- Наименование: Обязательно укажите «Автомобильная перевозка груза». В описании пропишите: Наименование груза (как в накладной), Маршрут (пункт погрузки — пункт разгрузки), Номер и дату Грузовой накладной (ТТН), Массу груза (брутто/нетто), Гос. знаки авто и прицепа, ФИО водителя. Это критически важно для налоговой (п. 1 ст. 252 НК РФ — документальное подтверждение расходов заказчика);
- Ед. изм.: «Рейс», «Тонна», «Тонна-км», «Маш-час». Для разовых перевозок чаще всего — «Рейс».
- Цена и сумма: Указывайте сумму БЕЗ НДС. Колонку «Ставка НДС» или «Сумма НДС» в таблицу не добавляйте.
- Обязательная фраза: «НДС не облагается», «Без НДС», «Исполнитель — плательщик УСН, НДС не выделяется», «Освобожден от НДС в соответствии со ст. 145 НК РФ». Укажите конкретный основание.
Подписи
- Подписывают руководители или лица по доверенности (указать номер и дату доверенности под подписью).
- Расшифровка подписи (ФИО) обязательна.
- Печать ставится, если она есть у организации (для ИП не обязательна).
Особенности оформления в ЭДО (Электронный документооборот)
Если вы работаете через операторов ЭДО (СБИС, Диадок, Контур, 1С-ЭДО и др.):
- Используйте формат УПД/УТД (Формат 5.01 / 5.02) или специализированный формат Акт (Формат 5.03).
- В XML-схеме заполняйте блок
СвПродПер(Сведения о продукте/услуге):НаимТов= «Автомобильная перевозка груза…»ОКВЭД/КТРУ(если заказчик — госзаказчик/223-ФЗ/44-ФЗ).НалСт= «без НДС» (код «Не облагается» или отсутствие тега ставки).
- Приложите скан/файл Грузовой накладной (ТТН) и Наказного листа как вложения к акту в ЭДО. Это создаст неразрывный пакет доказательств для ФНС.
Типичные ошибки, приводящие к отказу в расходах или налоговым рискам
| Ошибка | Последствие | Как исправить |
|---|---|---|
| Указана ставка НДС 0% или 20% при УСН | Риск начисления НДС по ст. 167 НК РФ (обязательство уплатить выделенный налог), претензии заказчика к вычету. | Убрать колонки НДС. Написать «НДС не облагается». |
| Нет ссылки на Грузовую накладную / ТТН | Налоговая не признает расходы заказчика (п. 1 ст. 252 НК РФ) — нет доказательства факта перевозки. | Обязательно прописывать № и дату ТТН/Наказного листа в теле акта. |
| Акт подписан до фактической разгрузки / дата акта раньше даты ТТН | Признак фиктивности сделки. Риск ст. 54.1 НК РФ (разбивание бизнеса). | Дата акта ≥ Даты разгрузки по ТТН. Подписание после возвращения ТТН с отметкой о разгрузке. |
| Общее наименование: «Услуги перевозки» без деталей | Невозможность идентификации операции. Отказ в НДС/НП заказчику. | Детализировать: Груз, Маршрут, Авто, Водитель, ТТН. |
| Отсутствие договора или заявки | Отсутствие основания для оказания услуги. | Обязательный реквизит «Основание: Договор №… Заявка №…». |
Ответы на частые вопросы (FAQ)
Нужен ли Акт, если есть ТТН (Грузовая накладная)?
Да. ТТН (ф. № 1-Т) подтверждает факт перемещения груза и передачу его водителю. Акт выполненных работ подтверждает факт окончания оказания услуги (разгрузки) и фиксирует итоговую стоимость к оплате. Для бухгалтерии заказчика Акт — основание для списания расходов (Дт 44/20/26 — Кт 60/76). Без акта заказчик не может легально списать затраты на перевозку в налоговом учете.
Можно ли сделать один Акт за месяц (сводный)?
Можно. Допускается составление сводного акта за календарный месяц (или иной период) по результатам множества рейсов. В таком случае в табличной части акта перечисляются все рейсы (номера ТТН, даты, маршруты, стоимость). Приложением к сводному акту часто подается реестр рейсов (ведомость).
Как оформить Акт, если перевозчик — ИП на Патенте (ПСН)?
Абсолютно так же, как при УСН. В строке про НДС пишем: «НДС не облагается. Исполнитель — ИП на ПСН (Патент № … от …)». У ИП на патенте нет НДС (кроме импорта), выделять его нельзя.
Что такое КТРУ и нужен ли он в Акте?
КТРУ (Код товарной номенклатуры для закупок) обязателен только для закупок заказчиками по 44-ФЗ и 223-ФЗ (госзаказ, госкорпорации). Если ваш заказчик — коммерческая организация, КТРУ в акте не обязателен. Если заказчик просит — укажите код (для перевозок обычно 79.12.11.000 или подобные).
Чек-лист перед отправкой акта заказчику
- [ ] Номер и дата акта проставлены корректно (сквозная нумерация).
- [ ] Полные реквизиты ИП/ООО обеих сторон (ИНН, КПП, адреса).
- [ ] Ссылка на Договор и Заявку на перевозку.
- [ ] В таблице: каждый рейс отдельной строкой (или сводная строка с приложением реестра).
- [ ] В описании услуги: Груз, Маршрут, Масса, Гос. знаки авто/прицепа, Водитель, № и дата ТТН/Наказного листа.
- [ ] Единицы измерения и цены корректны.
- [ ] Крупно и четко: «НДС не облагается» + основание (УСН, Патент, ст. 145 НК РФ).
- [ ] Нет колонок «НДС», «Ставка НДС», «Сумма НДС»;
- [ ] Сумма прописью совпадает с цифрами.
- [ ] Подписи сторон с расшифровкой (ФИО), даты подписания.
- [ ] К акту приложены копии ТТН/Наказных листов (обязательно для заказчика).
Грамотно оформленный Акт выполненных работ без НДС, это гарантия того, что заказчик без проблем примет к вычету/учете расходы на перевозку, а у перевозчика не возникнет вопросов у налоговой инспекции по обоснованности доходов. Главные правила: ссылаться на транспортные документы (ТТН), детализировать параметры рейса и категорически не выделять НДС, если вы на специальном режиме или освобождены.
Используйте приведенный выше образец как основу для настройки печатной формы в вашей CRM/1С/ЭДО, чтобы автоматизировать процесс и исключить человеческий фактор.