Командировка сотрудника — это не только организационный процесс, но и важный участок кадрового и расчётного учёта․ В программе 1С:Зарплата и управление персоналом, редакция 3․1 предусмотрен удобный механизм оформления командировок, расчёта оплаты за дни отсутствия и отражения суточных — как в пределах норм, так и сверх них․ В этой статье разберём пошагово, как настроить программу, создать нужные виды начислений и корректно провести все документы․
Что компенсируется работнику в командировке
К расходам, которые компенсируются работнику в период нахождения в командировке, относятся:
- суточные — на дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства;
- расходы на проезд к месту командировки и обратно;
- расходы по найму жилого помещения;
- иные расходы, произведённые с разрешения работодателя․
Кроме того, за дни командировки сотруднику сохраняется средний заработок․ Важно помнить: суточные в пределах установленных норм не облагаются НДФЛ и страховыми взносами, а суммы сверх норм подлежат налогообложению․ Именно поэтому в 1С:ЗУП эти выплаты отражаются разными видами начислений․
Предварительная настройка программы
Перед тем как оформлять первую командировку, необходимо выполнить настройки расчёта зарплаты:
- Перейдите в раздел «Настройка» → «Расчет зарплаты»․
- Проверьте, что включена возможность регистрации командировок и оплаты по среднему заработку․
- Убедитесь, что в списке видов начислений присутствуют (или создайте) начисления для командировочных выплат и суточных․
Создание начисления «Командировочные расходы в пределах нормы»
Учёт необлагаемых НДФЛ и страховыми взносами командировочных расходов организуется созданием отдельного вида начисления․ Порядок действий:
- Откройте «Настройка» → «Начисления» и создайте новое начисление․
- На закладке «Основное» укажите наименование, например «Командировочные расходы в пределах нормы», назначение — «Прочие начисления и выплаты», способ выполнения — по отдельному документу․
- На закладке «Налоги, взносы, учет» установите, что начисление не облагается НДФЛ и не облагается страховыми взносами․
- Сохраните начисление․
Создание начисления «Суточные сверх нормы»
Если организация выплачивает суточные в размере, превышающем нормы, потребуется второй вид начисления․ Порядок действий аналогичен описанному выше, меняются лишь некоторые настройки:
- Создайте новое начисление․ Для удобства и наглядности назовите его «Суточные сверх нормы» (можно назвать «Командировочные расходы сверх нормы» — как удобно)․
- Данные на закладке «Основное» заполняются аналогично начислению «Командировочные расходы в пределах нормы»․
- На закладке «Налоги, взносы, учет» укажите, что начисление облагается НДФЛ и страховыми взносами․
Такое разделение позволяет программе автоматически корректно рассчитывать налоги и формировать отчётность, в т․ч․ Расчёт по страховым взносам (РСВ)․ Согласно разъяснениям Минфина, суммы командировочных расходов отражаются в соответствующих строках Расчёта независимо от порядка осуществления самих расходов․
Оформление документа «Командировка»
Основной документ для регистрации командировки в 1С:ЗУП 3․1 — «Командировка» (раздел «Кадры» или «Зарплата»):
- Создайте новый документ, укажите сотрудника (или нескольких — для групповой командировки), период командировки․
- Программа автоматически рассчитает оплату по среднему заработку за рабочие дни командировки․
- Из документа можно вывести печатные формы приказов по унифицированным формам Т-9 и Т-9а․
- После внесения всей информации нажмите «Провести и закрыть»․
Способы выплаты командировочных
Начиная с версии 3․1․25․36 (вышла в апреле 2023 года), в документе «Командировка» можно выбрать один из трёх вариантов выплаты:
- с авансом;
- с зарплатой;
- в межрасчётный период․
Раньше командировочные можно было рассчитать только в самом документе, теперь же механизм стал гибче и учитывает правила расчёта и удержания НДФЛ с аванса, действующие с 2023 года․
Отражение суточных
Третьим шагом отражаем суточные в ЗУП․ Для этого используется документ начисления разовых выплат (например, «Разовое начисление» или «Премия» с соответствующим видом начисления), где:
- суточные в пределах норм начисляются видом «Командировочные расходы в пределах нормы»;
- превышение — видом «Суточные сверх нормы»․
Обратите внимание: однодневная командировка также подлежит оплате в соответствии с действующим законодательством․
Командировка в выходные дни
Если сотрудник работал в командировке в выходные или праздничные дни, это необходимо документально зафиксировать․ В 1С:ЗУП оформляется документ «Работа в выходные и праздничные дни», после чего программа корректно проводит расчёт в соответствии с выбранным способом компенсации — повышенной оплатой или предоставлением отгула;
Связь с бухгалтерским учётом
Начисленные в 1С:ЗУП суммы передаются в 1С:Бухгалтерию, где через документ «Авансовый отчет» формируются проводки по расходам и расчётам с подотчётными лицами․ Особое внимание следует уделять полноте пакета проездных документов и правильному распределению затрат по статьям․ Бухгалтерии рекомендуется регулярно проверять корректность работы учёта командировочных и актуальность внутренних регламентов․
Контрольные точки для проверки
- Проверьте вид начисления оплаты командировочных дней и настройки налогообложения суточных․
- Убедитесь, что необлагаемые суточные корректно отражаются в РСВ;
- Проверьте расчёт среднего заработка в документе «Командировка»․
- При необходимости измените или отмените документ через механизм исправлений․
1С:ЗУП 3․1 предоставляет полный инструментарий для учёта командировок: от приказа по форме Т-9 до расчёта среднего заработка, суточных и налогов․ Главное — правильно настроить виды начислений, разделив суточные в пределах норм и сверх норм, и следить за актуальностью релиза программы, чтобы использовать новые возможности, такие как выплата командировочных с авансом․