Командировка, это поездка работника по распоряжению работодателя для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. За время командировки за сотрудником сохраняются рабочее место и средний заработок, а также возмещаются связанные с поездкой расходы. В данной статье подробно рассмотрим, какие начисления производятся при оплате командировки, как они облагаются НДФЛ и страховыми взносами и как отражаются в учете.

Из чего состоят выплаты командированному работнику

При направлении работника в служебную командировку работодатель обязан произвести следующие начисления:

• средний заработок — за все рабочие дни, приходящиеся на период командировки (ст. 167 ТК РФ);
• суточные — компенсация дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства, за каждый день командировки, включая выходные, праздничные дни и дни в пути;
• возмещение расходов на проезд — к месту командировки и обратно на основании подтверждающих документов (билетов, посадочных талонов, чеков);
• возмещение расходов на проживание, оплата гостиницы или аренды жилья по подтверждающим документам;
• иные расходы — произведенные работником с разрешения или ведома работодателя (например, услуги связи, представительские расходы, оплата VIP-зала аэропорта, если это предусмотрено локальными актами).

Расчет среднего заработка за время командировки

Оплата дней командировки производится исходя из среднего дневного заработка, который рассчитывается в соответствии со ст. 139 ТК РФ и Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы.

Формула расчета

Средний дневной заработок = Сумма выплат за расчетный период / Количество фактически отработанных дней в расчетном периоде

Оплата командировки = Средний дневной заработок × Количество рабочих дней командировки

Расчетный период — 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала командировки. В расчет включаются все выплаты, предусмотренные системой оплаты труда: оклад, премии, надбавки, доплаты. Не включаются выплаты социального характера и суммы, начисленные за периоды, исключаемые из расчета (больничные, отпускные, время предыдущих командировок).

Пример расчета

Допустим, работник направлен в командировку на 5 рабочих дней. За расчетный период ему начислено 720 000 руб., фактически отработано 240 дней.

• Средний дневной заработок: 720 000 / 240 = 3 000 руб.
• Оплата за время командировки: 3 000 × 5 = 15 000 руб.

Налогообложение командировочных выплат

Средний заработок

Средний заработок, сохраняемый за время командировки, является доходом работника и в полном объеме облагается:

• НДФЛ — по ставке 13% (или по прогрессивной шкале при превышении установленных порогов);
• страховыми взносами — по единому тарифу (в общем случае 30% в пределах базы), а также взносами на травматизм.

Суточные

Суточные не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в пределах норм, установленных п. 3 ст. 217 и п. 2 ст. 422 НК РФ:

• 700 руб. в сутки — при командировках по территории РФ;
• 2 500 руб; в сутки — при заграничных командировках.

Если работодатель выплачивает суточные сверх указанных норм, сумма превышения облагается НДФЛ и страховыми взносами (кроме взносов на травматизм — ими сверхнормативные суточные не облагаются).

Пример

Работнику выплачены суточные за 5 дней командировки по России в размере 1 000 руб. в сутки — всего 5 000 руб. Необлагаемый лимит: 700 × 5 = 3 500 руб. Сумма превышения: 5 000 − 3 500 = 1 500 руб. С нее начисляются:

• НДФЛ: 1 500 × 13% = 195 руб.
• Страховые взносы: 1 500 × 30% = 450 руб.

Расходы на проезд и проживание

Фактические и документально подтвержденные расходы на проезд к месту командировки и обратно, а также на наем жилого помещения не облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Если подтверждающие документы отсутствуют, расходы на проживание освобождаются от налогообложения только в пределах тех же норм, что и суточные (700/2 500 руб. в сутки).

Важно: сэкономить на НДФЛ и взносах, выплатив работнику сумму больше фактических затрат на гостиницу и проезд, невозможно — не облагаются только суммы, указанные в подтверждающих документах.

Однодневные командировки

При однодневных командировках суточные по общему правилу не выплачиваются. Однако работодатель может выплатить компенсацию взамен суточных. По позиции судов и разъяснениям ведомств, такие выплаты в пределах 700 руб. (2 500 руб. для загранкомандировок) не облагаются страховыми взносами и НДФЛ.

Отражение в учете и отчетности

Бухгалтерский учет

Типовые проводки при начислении командировочных выплат:

• Дт 26 (20, 25, 44) Кт 70 — начислен средний заработок за время командировки;
• Дт 26 (20, 25, 44) Кт 69 — начислены страховые взносы со среднего заработка и сверхнормативных суточных;
• Дт 70 Кт 68 — удержан НДФЛ;
• Дт 71 Кт 50 (51) — выдан аванс на командировочные расходы;
• Дт 26 (20, 25, 44) Кт 71 — списаны командировочные расходы по авансовому отчету.

Налог на прибыль

Командировочные расходы учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Средний заработок за время командировки относится к расходам на оплату труда (ст. 255 НК РФ). Суточные принимаются в расходы в полном объеме, предусмотренном локальным актом организации, — нормирование в 700/2 500 руб. применяется только для целей НДФЛ и взносов.

Расчет по страховым взносам (РСВ)

В Расчете по страховым взносам командировочные выплаты отражаются следующим образом:

• средний заработок и сверхнормативные суточные включаются в облагаемую базу;
• суточные в пределах норм и документально подтвержденные расходы на проезд и проживание отражаются как суммы, не подлежащие обложению;
• в разделе 3 все выплаты в пользу конкретного работника, включенные в объект обложения, отражаются в графе 140 подраздела 3.2.1, а по строке 150 — база для исчисления взносов по данному работнику.

В программах 1С:ЗУП 8 и 1С:ЗГУ 8 для корректного отражения суточных в РСВ в настройках начисления в разделе «Страховые взносы» выбирается вид дохода «Доходы, целиком не облагаемые страховыми взносами, кроме пособий за счет ФСС и денежного довольствия военнослужащих», а в разделе «Налог на прибыль» устанавливается, что выплата не включается в расходы по оплате труда по ст. 255 НК РФ. Начисление суточных оформляется документом «Доход в натуральной форме» (раздел «Зарплата», «Натуральные доходы»).

Сроки выплаты и уплаты налогов

Средний заработок за время командировки выплачивается в сроки, установленные для выплаты заработной платы. НДФЛ, исчисленный с командировочных выплат (включая сверхнормативные суточные), удерживается при фактической выплате дохода. Датой получения дохода в виде сверхнормативных суточных считается последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет.

Пример: сотрудник вернулся из командировки 17 марта, авансовый отчет утвержден 23 марта, зарплата выплачивается 5-го числа. Доход в виде сверхнормативных суточных признается 31 марта, НДФЛ удерживается при выплате зарплаты 5 апреля.

Типичные ошибки работодателей

1. Оплата командировки по окладу вместо среднего заработка — это нарушение ст. 167 ТК РФ, если средний заработок выше окладной части.
2. Неначисление НДФЛ и взносов со сверхнормативных суточных.
3. Освобождение от налогообложения расходов на проживание без подтверждающих документов сверх установленных лимитов.
4. Неправильное отражение командировочных выплат в РСВ и 6-НДФЛ.
5. Отсутствие локального акта, регулирующего размеры суточных и порядок возмещения расходов.

Оплата командировки включает сохраняемый средний заработок, суточные и возмещение документально подтвержденных расходов. Средний заработок полностью облагается НДФЛ и страховыми взносами, суточные — только в части превышения лимитов 700/2 500 руб., а подтвержденные расходы на проезд и проживание налогами и взносами не облагаются. Корректное оформление документов, правильный расчет и своевременное отражение выплат в учете и отчетности позволят работодателю избежать претензий со стороны налоговых органов и трудовой инспекции.