Аренда нежилых помещений практически всегда сопровождается вопросом оплаты коммунальных услуг: электроэнергии, водоснабжения, отопления, вывоза мусора․ Законодательство допускает разные варианты оформления этих расходов, и от выбранной схемы зависят налоговые последствия для обеих сторон․ Рассмотрим основные подходы и актуальные особенности 2026 года․
Два основных способа оформления
На практике компании используют две модели:
- Включение коммунальных платежей в состав арендной платы․ Арендатор платит единую сумму, часть которой является переменной и зависит от фактического потребления ресурсов․
- Отдельное возмещение расходов арендодателя․ Арендная плата фиксирована, а коммунальные услуги арендатор компенсирует отдельно на основании счетов и актов․
Возмещение как отдельный платёж
Если в договоре аренды возмещение коммунальных платежей выделено отдельно от арендной платы, такая компенсация, по позиции Минфина и ФНС, не является реализацией услуг арендодателем․ Из этого следуют важные последствия:
- арендодатель не обязан предоставлять УПД (счёт-фактуру) на сумму возмещения коммунальных платежей;
- основанием для отражения расходов у арендатора служат акт, счёт и копии документов арендодателя на оплату ресурсоснабжающим организациям;
- НДС по такому возмещению арендодатель, как правило, не начисляет, а арендатор не принимает к вычету․
Исключение — электроэнергия и тепло: по ним налоговые органы нередко требуют выставления счетов-фактур, поэтому условия договора стоит формулировать особенно внимательно․
Коммунальные услуги в составе арендной платы
При включении «коммуналки» в арендную плату вся сумма облагается НДС у арендодателя (если он плательщик налога), а арендатор получает право на вычет по счёту-фактуре или УПД․ Этот вариант проще для учёта, но увеличивает налоговую базу арендодателя․
Особенности для «упрощенцев», плательщиков НДС с 2026 года
Актуальная ситуация: организация на УСН с стала плательщиком НДС по ставке 5%․ Если такая организация является арендатором, а арендодатель заключил договоры аренды с выделенным возмещением коммунальных услуг, следует учитывать:
- арендатор на специальной ставке 5% не вправе применять вычеты входного НДС, поэтому налог, предъявленный арендодателем, включается в стоимость расходов;
- если арендодатель не выставляет УПД на возмещение, арендатор ничего не теряет — вычет ему всё равно недоступен;
- важно проверить формулировки договора: если коммунальные платежи включены в арендную плату, арендодатель начислит НДС на всю сумму, что увеличит расходы арендатора․
Что закрепить в договоре
- Чётко разграничить арендную плату и возмещаемые расходы․
- Указать порядок расчёта компенсации (по показаниям счётчиков, пропорционально площади)․
- Прописать перечень подтверждающих документов и сроки их предоставления․
- Определить, кто заключает договоры с ресурсоснабжающими организациями․
Выделение возмещения коммунальных услуг отдельно от арендной платы — распространённый и налогово выгодный вариант: арендодатель не начисляет НДС на компенсацию и не обязан выставлять УПД․ Однако для арендаторов на УСН со ставкой НДС 5% выбор схемы менее критичен, поскольку права на вычет у них нет․ В любом случае ключевую роль играет грамотная формулировка условий договора и корректное документальное оформление расходов․