Смерть сотрудника, непростая ситуация не только в человеческом‚ но и в учётном плане. Перед бухгалтерией работодателя встают вопросы: как начислить и выплатить заработную плату‚ компенсацию за неиспользованный отпуск (КНО) и иные суммы‚ нужно ли удерживать НДФЛ и страховые взносы‚ а также как отразить эти выплаты в справке 2-НДФЛ (приложении к расчёту 6-НДФЛ). Разберём все нюансы подробно.
Общий принцип: НДФЛ с выплат умершему не удерживается
Ключевое правило закреплено в Налоговом кодексе РФ. Согласно п. 18 ст. 217 НК РФ‚ доходы в денежной и натуральной формах‚ получаемые от физических лиц в порядке наследования‚ освобождаются от налогообложения НДФЛ.
Заработная плата‚ компенсация за неиспользованный отпуск и другие причитающиеся выплаты‚ которые работник не успел получить при жизни‚ выплачиваются членам его семьи или наследникам на основании ст. 141 ТК РФ. Поскольку обязанность по уплате налога прекращается со смертью налогоплательщика (пп. 3 п. 3 ст. 44 НК РФ)‚ у работодателя не возникает обязанности налогового агента по удержанию НДФЛ. Это подтверждается многочисленными разъяснениями Минфина России.
Таким образом:
- зарплата за отработанные дни до даты смерти — НДФЛ не облагается;
- компенсация за неиспользованный отпуск — НДФЛ не облагается;
- премии и иные выплаты‚ начисленные в связи с трудовыми отношениями‚ но не полученные работником при жизни‚ — НДФЛ не облагаются;
- при прощении долга по займу умершему сотруднику НДФЛ в бюджет также не уплачивается.
Отражение выплат в справке 2-НДФЛ
Поскольку выплаты умершему работнику освобождены от НДФЛ на основании ст. 217 НК РФ‚ действует следующий принцип: доходы‚ полностью освобождённые от налогообложения‚ в справке 2-НДФЛ не отражаются. Соответственно‚ коды доходов и вычетов для таких сумм не предусмотрены.
На практике это означает:
- Доходы‚ начисленные и выплаченные работнику при жизни (с удержанием НДФЛ)‚ отражаются в справке 2-НДФЛ в обычном порядке — с соответствующими кодами доходов (2000 — зарплата‚ 2012 — отпускные и т.д.).
- Выплаты‚ начисленные после смерти и выданные родственникам (зарплата за последний период‚ КНО)‚ в справку 2-НДФЛ не включаются‚ так как НДФЛ с них не удерживался и доходом‚ облагаемым налогом‚ они не являются.
- Справка 2-НДФЛ на умершего сотрудника формируется в составе годового расчёта 6-НДФЛ только в части облагаемых доходов‚ полученных при жизни.
Если же работодатель по ошибке удержал НДФЛ с выплат‚ выданных наследникам‚ налог подлежит возврату в установленном порядке.
Страховые взносы: зависит от даты начисления
Порядок обложения страховыми взносами зависит от того‚ когда были начислены выплаты:
- Начислены до даты смерти включительно — облагаются страховыми взносами в общем порядке‚ поскольку на момент начисления работник являлся застрахованным лицом. Такие суммы отражаются в расчёте по страховым взносам (РСВ) и в персонифицированных сведениях о физлицах.
- Начислены после даты смерти — страховыми взносами не облагаются‚ так как трудовые отношения прекращены и лицо уже не является застрахованным. В РСВ эти суммы отражаются как не подлежащие обложению в соответствии со ст. 422 НК РФ.
Официальных разъяснений по взносам «на травматизм» нет‚ однако логично применять те же правила‚ что и для взносов по НК РФ (п. 1 ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ‚ ст. 141 ТК РФ).
Кому и как выплачиваются суммы
Невыплаченная зарплата выдаётся члену семьи умершего или лицу‚ находившемуся на его иждивении‚ не позднее недельного срока со дня подачи работодателю соответствующих документов (ст. 141 ТК РФ):
- заявление о выплате;
- свидетельство о смерти;
- документы‚ подтверждающие родство (свидетельство о браке‚ о рождении) или нахождение на иждивении;
- паспорт получателя.
Если суммы никем не востребованы‚ они включаются в состав наследства и выплачиваются наследникам на основании свидетельства о праве на наследство. До этого момента невостребованные суммы депонируются.
Особые ситуации
Больничный умершему сотруднику
Пособие по временной нетрудоспособности‚ начисленное после смерти работника‚ также не облагается НДФЛ и страховыми взносами. В программных продуктах (например‚ 1С:ЗУП) для этого используются специальные виды начислений — «Больничный за счёт работодателя умершему сотруднику»‚ у которых очищены код дохода и категория дохода‚ чтобы начисление не входило в объект обложения.
Материальная помощь родственникам
Единовременная материальная помощь‚ выплачиваемая членам семьи умершего работника‚ не облагается НДФЛ в полном объёме (п. 8 ст. 217 НК РФ) и в 2-НДФЛ не отражается.
- НДФЛ с зарплаты‚ КНО и иных выплат умершему сотруднику‚ выдаваемых родственникам‚ не удерживается (п. 18 ст. 217 НК РФ).
- В справке 2-НДФЛ такие выплаты не отражаются — в неё включаются только облагаемые доходы‚ полученные работником при жизни.
- Страховые взносы начисляются только на выплаты‚ рассчитанные до даты смерти включительно.
- Выплата производится членам семьи в течение недели после подачи документов‚ а невостребованные суммы депонируются и передаются наследникам.
Корректное оформление выплат умершему сотруднику позволит работодателю избежать претензий со стороны налоговых органов‚ СФР и родственников работника.