Отпускные, это выплата, которую работодатель обязан произвести сотруднику перед уходом в ежегодный оплачиваемый отпуск․ Право на отдых гарантировано Конституцией РФ и Трудовым кодексом РФ․ Отпуск — это время отдыха работника от трудовых обязанностей с сохранением среднего заработка и места работы․ В этой статье подробно разберем, как рассчитываются отпускные, какими проводками они отражаются в бухгалтерском учете и какие налоги и взносы с них уплачиваються․
Как рассчитываются отпускные
Отпускные рассчитываются по формуле:
Сумма отпускных = Средний дневной заработок (СДЗ) × Количество дней отпуска
Отпуска предоставляются в календарных или рабочих днях․ Для каждого варианта средний дневной заработок считается по своим правилам (п․ 10–11 Положения № 922)․
Основные правила расчета среднего дневного заработка
- Расчет СДЗ производится исходя из фактически начисленной работнику зарплаты и фактически отработанного времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду ухода в отпуск․
- При исчислении среднего заработка из расчетного периода исключается время, а также начисленные за это время суммы, если:
- за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством РФ (кроме перерывов для кормления ребенка);
- работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;
- работник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от сторон;
- работник не участвовал в забастовке, но из-за нее не имел возможности выполнять работу;
- работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами;
- работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением зарплаты либо без оплаты․
- Формула расчета СДЗ для отпуска:
СДЗ = Доход за 12 мес․ / (12 × 29,3)
где 29,3, среднемесячное число календарных дней․
Если один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью, СДЗ исчисляется путем деления суммы фактически начисленной зарплаты за расчетный период на сумму:
- среднемесячного числа календарных дней (29,3), умноженного на количество полных календарных месяцев;
- количества календарных дней в неполных календарных месяцах․
Количество календарных дней в неполном месяце рассчитывается так: 29,3 делится на количество календарных дней этого месяца и умножается на количество календарных дней, приходящихся на отработанное время․
Отражение отпускных в бухгалтерском учете
Отпускные относятся к расходам по обычным видам деятельности․ Их отражают в периоде начисления, в т․ч; при переходящих отпусках (п․ 5, 8, 16, 18 ПБУ 10/99)․
Пример․ Сотрудник ушел в отпуск с 15 сентября по 10 октября․ В таком случае отпускные начисляются и выплачиваются в сентябре, в этом же месяце расходы признаются в бухгалтерском учете․
Учет отпускных ведется на синтетическом счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» с аналитикой по каждому сотруднику․
Проводки по начислению отпускных
При начислении отпускных делаются следующие записи:
- Дт 20 (23) Кт 70 — начислены отпускные сотрудникам основного (вспомогательного) производства;
- Дт 25 (26) Кт 70 — начислены отпускные офисным (административным) сотрудникам;
- Дт 44 Кт 70, начислены отпускные сотрудникам, занятым в розничной торговле․
Проводки по налогам и взносам
Отпускные относятся к доходам, облагаемым НДФЛ, на них также начисляются страховые взносы:
- Дт 70 Кт 68 — удержан НДФЛ с суммы отпускных;
- Дт 20 (23, 25, 26, 44) Кт 69 — начислены страховые взносы на отпускные;
- Дт 70 Кт 50 (51) — выплачены отпускные работнику за минусом НДФЛ (из кассы или на банковскую карту)․
Сроки выплаты отпускных
Отпускные должны быть выплачены работнику не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска (ст․ 136 ТК РФ)․ Нарушение этого срока влечет административную ответственность работодателя и обязанность выплатить работнику компенсацию за задержку․
Резерв на оплату отпусков
Организации (кроме тех, кто вправе применять упрощенные способы ведения бухучета) обязаны создавать резерв предстоящих расходов на оплату отпусков (ПБУ 8/2010)․ В этом случае проводки будут следующими:
- Дт 20 (23, 25, 26, 44) Кт 96 — создан резерв на оплату отпусков;
- Дт 96 Кт 70 — начислены отпускные за счет резерва;
- Дт 96 Кт 69 — начислены страховые взносы за счет резерва․
Если резерва не хватило, разница относится на счета затрат: Дт 20 (23, 25, 26, 44) Кт 70․
Начисление отпускных требует внимательного подхода: необходимо правильно определить расчетный период, исключить из него неучитываемые периоды, корректно рассчитать средний дневной заработок и отразить все операции в учете․ Основная проводка по начислению отпускных — Дт счета затрат (20, 23, 25, 26, 44) Кт 70, далее удерживается НДФЛ (Дт 70 Кт 68), начисляются взносы (Дт затрат Кт 69) и производится выплата (Дт 70 Кт 50, 51)․ Соблюдение этих правил позволит избежать ошибок в учете и претензий со стороны контролирующих органов․