Ответ на заявление (запрос) о предоставлении информации — это официальный документ, который организация, должностное лицо или индивидуальный предприниматель направляет заявителю. В нём содержатся запрашиваемые сведения либо обоснованные причины отказа в их предоставлении. Рассмотрим, как правильно составить такой документ, какие требования к нему предъявляются и как выглядит готовый образец.

Когда требуется ответ на запрос

Обязанность ответить на запрос возникает в различных ситуациях:

• обращение гражданина в государственный орган или орган местного самоуправления (Федеральный закон № 59-ФЗ);
• запрос налогового органа о предоставлении документов и пояснений;
• запрос прокуратуры, суда, правоохранительных органов;
• деловая переписка между организациями (запрос контрагента);
• запрос работника о предоставлении информации об обработке его персональных данных;
• обращения по Закону «О доступе к информации о деятельности государственных органов» (№ 8-ФЗ).

Сроки предоставления ответа

Срок ответа зависит от того, кто и на основании какого закона направил запрос:

• 30 дней — общий срок ответа на обращение гражданина по 59-ФЗ;
• 10 рабочих дней, ответ на требование налогового органа о представлении документов (ст. 93 НК РФ);
• 5 рабочих дней — ответ на отдельные виды запросов (например, по представлению пояснений);
• 30 дней — ответ прокуратуре, если иной срок не указан в запросе;
• срок, указанный в самом запросе, — если он установлен законом или договором.

Пропуск срока может повлечь административную ответственность, поэтому важно фиксировать дату получения запроса и контролировать сроки.

Структура и правила оформления

Унифицированной обязательной формы ответа не существует — документ составляется в свободной форме на листе формата А4. Однако на практике сложилась устойчивая структура:

1. Шапка документа — наименование и реквизиты организации, дающей ответ (обычно используется фирменный бланк).
2. Реквизиты адресата — кому направляется ответ (ФИО, должность, наименование организации, адрес).
3. Исходящий номер и дата ответа.
4. Ссылка на входящий запрос, его номер и дата («На ваш запрос от … № …»).
5. Наименование документа — «Ответ на запрос о предоставлении информации».
6. Основная часть — запрашиваемые сведения либо мотивированный отказ.
7. Приложения, перечень прилагаемых документов.
8. Подпись руководителя или уполномоченного лица с расшифровкой.

Как излагать содержание

При подготовке ответа придерживайтесь следующих рекомендаций:

• давайте исчерпывающие сведения в той же последовательности, в какой вопросы были поставлены в запросе;
• пишите официально-деловым стилем, без эмоциональных оценок;
• если часть информации предоставить невозможно (государственная, коммерческая тайна, персональные данные третьих лиц), укажите это отдельно со ссылкой на норму закона;
• при отказе обязательно мотивируйте его, немотивированный отказ может быть обжалован;
• приложите копии документов, если они запрашивались, и заверьте их надлежащим образом.

Образец положительного ответа

ООО «Пример»
ИНН ###, ОГРН 1157700000000
Адрес: 123456, г. Москва, ул. ###, д. 1

Исх. № 45 от
На вх. № 112 от

Иванову Ивану Ивановичу
Адрес: 123456, г. Москва, ул. ###, д. 5, кв. 10

Ответ на запрос о предоставлении информации

Уважаемый Иван Иванович!

В ответ на Ваш запрос от № 112 сообщаем, что в период с по между ООО «Пример» и Вами был заключён договор оказания услуг № 17 от . Общая сумма оказанных по договору услуг составила 150 000 (сто пятьдесят тысяч) рублей 00 копеек.

Копии запрашиваемых документов прилагаются.

Приложение:
Копия договора № 17 от, на 3 л.
Копия акта оказанных услуг — на 2 л.

Генеральный директор ООО «Пример» ____________ /Петров П.П./

Образец ответа с отказом

Ответ на запрос о предоставлении информации

Уважаемый Иван Иванович!

В ответ на Ваш запрос от № 112 сообщаем, что запрашиваемые Вами сведения о заработной плате работников ООО «Пример» относятся к персональным данным третьих лиц. В соответствии со ст. 7 Федерального закона от № 152-ФЗ «О персональных данных» распространение таких сведений без согласия субъектов персональных данных не допускается.

На основании изложенного в предоставлении запрашиваемой информации отказано.

Генеральный директор ООО «Пример» ____________ /Петров П.П./

Как направить ответ

Ответ направляется тем же способом, которым поступил запрос, либо способом, указанным заявителем:

• заказным письмом с уведомлением о вручении — самый надёжный вариант, подтверждающий факт отправки и получения;
• лично под подпись на копии ответа;
• в электронном виде — если запрос поступил через электронную приёмную или по электронной почте;
• через систему электронного документооборота — при взаимодействии с налоговыми органами.

Грамотно составленный ответ на заявление о предоставлении информации защищает организацию от претензий и штрафов, а заявителю даёт полную и достоверную картину по интересующему вопросу. Главные правила: соблюдайте сроки, отвечайте по существу каждого пункта запроса, мотивируйте отказ ссылками на закон и сохраняйте доказательства направления ответа.