Что такое первичный документ по заработной плате
Первичный документ при начислении заработной платы — это учётный документ, на основании которого бухгалтерия производит расчёт, начисление и выплату оплаты труда работникам. Именно первичные документы служат доказательной базой для отражения операций в бухгалтерском и налоговом учёте, а также для подтверждения расходов на оплату труда при проверках контролирующих органов.
Любое начисление заработной платы должно быть подтверждено документально. Отсутствие первичных документов может привести к доначислению налогов и взносов, штрафам и спорам с работниками.
Нормативное регулирование
До 2013 года организации были обязаны применять унифицированные формы первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты, утверждённые Постановлением Госкомстата РФ от № 1. С 1 января 2013 года, в связи со вступлением в силу Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте», применение унифицированных форм стало необязательным для коммерческих организаций.
Таким образом, в законе нет обязательного перечня форм первичных документов по учёту заработной платы. Организация или индивидуальный предприниматель вправе:
- использовать унифицированные формы Госкомстата;
- разработать собственные формы документов;
- доработать унифицированные формы под свои нужды.
Выбранный вариант обязательно закрепляется в учётной политике организации. При этом самостоятельно разработанные формы должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные статьёй 9 Закона № 402-ФЗ: наименование документа, дату составления, наименование организации, содержание операции, измерители в натуральном и денежном выражении, должности и подписи ответственных лиц.
Важно: государственные (бюджетные) учреждения по-прежнему обязаны применять формы, установленные для них ведомственными нормативными актами.
Основные первичные документы по начислению зарплаты
Табель учёта рабочего времени (формы № Т-12 и № Т-13)
Табель — ключевой документ, на основании которого рассчитывается заработная плата при повременной системе оплаты труда. В нём фиксируются:
- фактически отработанные дни и часы;
- явки и неявки с указанием причин;
- сверхурочная работа, работа в выходные и праздничные дни;
- отпуска, больничные, командировки, простои.
Форма Т-12 позволяет вести учёт рабочего времени и одновременно рассчитывать оплату труда, форма Т-13, только учёт времени (удобна при автоматизированном учёте).
Расчётно-платёжная ведомость (форма № Т-49)
Комбинированный документ, который используется и для начисления, и для выплаты заработной платы. Применяется, как правило, в небольших организациях при выдаче зарплаты через кассу. Содержит сведения о начисленных суммах, удержаниях и сумме к выдаче, а также подписи работников о получении денег.
Расчётная ведомость (форма № Т-51)
Используется для начисления заработной платы: в ней отражаются все виды начислений (оклад, премии, доплаты, надбавки), удержания (НДФЛ, алименты и др.) и итоговая сумма к выплате. Как правило, применяется в паре с платёжной ведомостью формы № Т-53. После оформления ведомость подписывает сотрудник, выполнивший начисление.
Платёжная ведомость (форма № Т-53)
Предназначена исключительно для выплаты заработной платы через кассу. Работники расписываются в получении денежных средств. При перечислении зарплаты на банковские карты платёжная ведомость, как правило, не оформляется — подтверждением служат реестры и платёжные поручения в банк.
Лицевой счёт работника (формы № Т-54 и № Т-54а)
Документ, в котором накапливаются сведения о всех начислениях и удержаниях по каждому работнику в течение года. Форма Т-54а применяется при автоматизированной обработке данных.
Расчётный листок
Работодатель обязан выдавать работнику расчётный листок при каждой выплате заработной платы (ст. 136 ТК РФ). В нём указываются составные части зарплаты, размеры удержаний и итоговая сумма к выплате. Форму расчётного листка работодатель утверждает самостоятельно с учётом мнения профсоюза (при его наличии).
Документы-основания для начисления зарплаты
Помимо ведомостей и табеля, к первичным документам, влияющим на начисление заработной платы, относятся:
- Трудовой договор, устанавливает оклад, тарифную ставку, условия оплаты труда;
- Приказ о приёме на работу (форма № Т-1);
- Штатное расписание (форма № Т-3);
- Приказы о премировании (формы № Т-11, Т-11а);
- Приказы об отпусках (форма № Т-6) — основание для расчёта отпускных;
- Листки нетрудоспособности — основание для начисления пособий;
- Приказы о направлении в командировку (форма № Т-9);
- Наряды на сдельную работу — при сдельной оплате труда;
- Исполнительные листы — основание для удержаний (алименты и др.);
- Заявления работников на вычеты по НДФЛ.
Требования к оформлению
Первичные документы по заработной плате должны:
- составляться в момент совершения операции или сразу после её окончания;
- содержать все обязательные реквизиты;
- быть подписаны ответственными лицами (бухгалтером, руководителем);
- храниться в течение установленных сроков (как правило, не менее 5 лет, а документы по личному составу — до 50–75 лет в зависимости от даты создания).
Документы могут вестись как на бумаге, так и в электронном виде с применением электронной подписи. Большинство организаций автоматизируют расчёт зарплаты в программах, например «1С:Зарплата и управление персоналом», где первичные документы формируются автоматически.
Значение первичных документов при проверках и спорах
Первичные документы по оплате труда запрашиваются при:
- налоговых проверках — для подтверждения расходов на оплату труда и правильности исчисления НДФЛ и страховых взносов;
- проверках трудовой инспекции — для контроля соблюдения прав работников;
- трудовых спорах — работник с помощью первичных документов может подтвердить размер своей заработной платы;
- расследовании дел о невыплате заработной платы — первичные учётные документы подлежат изъятию в первую очередь.
Первичные документы при начислении заработной платы — это обязательный элемент учёта труда и его оплаты. Организация вправе самостоятельно определить состав и формы таких документов, закрепив их в учётной политике, однако чаще всего на практике применяются проверенные унифицированные формы: табель учёта рабочего времени (Т-12, Т-13), расчётно-платёжная ведомость (Т-49), расчётная ведомость (Т-51) и платёжная ведомость (Т-53). Корректное и своевременное оформление первичных документов защищает работодателя от претензий контролирующих органов и споров с работниками.