Замена паспорта — стандартная процедура для граждан РФ при достижении 20 и 45 лет, а также при смене фамилии, повреждении или утере документа․ Однако вопрос о необходимости уведомления военкомата вызывает постоянные споры как у военнообязанных, так и у кадровых специалистов․ В статье разберем актуальное законодательство на 2026 год, разделим обязанности самого гражданина и его работодателя, и разберем риски игнорирования правил․

Краткий ответ: кто и что должен сообщить

• Гражданин (военнообязанный/призывник): ДА, обязан уведомить военкомат об изменении паспортных данных в течение 2 недель (ст․ 21 ФЗ-53)․
• Работодатель: НЕТ, не обязан сообщать в военкомат только об изменении серии и номера паспорта, если не изменились иные учетные данные (адрес регистрации, фамилия, образование и т․д․) (п․ «е» п․ 32 Постановления № 719, разъяснения Минобороны, ГАРАНТ, КонсультантПлюс)․

---

Обязанность гражданина: закон и сроки

Законодательная база

Основным документом регулирующим воинский учет является Федеральный закон от № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»․

Согласно статье 21 (в ред․ от 2023–2024 гг․), военнообязанные и призывники обязаны сообщать в военный комиссариат по месту воинского учета об изменении:

• фамилии, имени, отчества;
• паспортных данных (серия, номер, дата выдачи, кем выдан);
• места жительства или места пребывания (срок превышает 3 месяца);
• семейного положения, образования, состояния здоровья и др․

Срок уведомления

В течение 2 недель с момента возникновения изменения (получения нового паспорта)․

Способы уведомления (актуально на 2026 г․)

1. Госуслуги (ЕПГУ) — приоритетный способ․ В личном кабинете раздел «Воинский учет» → «Сообщить об изменении данных»․ Данные уходят в Единый реестр воинского учета (ЕРВУ) автоматически․
2. Лично в военкомате․ С оригиналом нового паспорта и военным билетом (если есть)․
3. Почта (заказное письмо с вложением)․ Копия паспорта, заявление в свободной форме․ Рекомендуется заказ с уведомлением о вручении для доказательства сроков․
4. Через работодателя (по инициативе гражданина)․ Гражданин пишет заявление работодателю, тот передает данные через ЕРВУ (но обязанность перед законом остается за гражданином)․

Ответственность за нарушение

За несвоевременное уведомление без уважительных причин предусмотрена административная ответственность по ст․ 21․5 КоАП РФ:

• Предупреждение или административный штраф от 500 до 3000 рублей․
• Для лиц, не состоящих на воинском учете (призывников, не явившихся на первичный учет), штраф от 10 000 до 30 000 рублей (ч․ 2 ст․ 21․5 КоАП РФ)․

---

Обязанность работодателя: что говорит Постановление № 719

Нормативная база

Действия работодателей регулируются Постановлением Правительства РФ от № 719 «Об утверждении Положения о воинском учете» (ред․ от )․

Список сведений, подлежащих сообщению работодателем (п․ 32, п․ «е»)

Работодатель обязан вносить в учетные документы и сообщать в военкомат сведения об изменениях:

• семейного положения;
• образования;
• структурного подразделения, должности;
• места жительства или места пребывания (в т․ч․ не подтвержденных регистрацией);
• исключения из учета / восстановления на учете․

Внимание: В данном перечне нет пункта «изменение серии и номера паспорта»․

Позиция экспертов и ведомств (2024–2026 гг․)

Горячая линия ГАРАНТ (февраль 2025): «Сообщать об изменении только серии и номера паспорта не требуется»․

КонсультантПлюс, юристы (Камодин А․А․ и др․): «Уведомлять военкомат о смене паспорта не требуется, если сведения остаются неизменными»․

Милада (форумы кадровых специалистов): Ссылка на п․ «е» п․ 32 Постановления № 719 — паспортные данные в списке отсутствуют․

Когда работодатель ОБЯЗАН сообщить:

• Сменилось место жительства/пребывания (адрес регистрации в паспорте) — сообщается в течение 2 недель․
• Сменилась фамилия (в паспорте новая фамилия) — это изменение личных данных, подлежащих учету․
• Сотрудник уволен или принят на работу (п․ «а», «б» п․ 32 Постановления № 719)․
• Сотрудник исключен с воинского учета или восстановлен на нем․

Риски «лишнего» уведомления

Направление в военкомат извещений о смене серии/номера паспорта без изменения иных данных:

• Создает лишнюю нагрузку на военкомат и ЕРВУ․
• Может привести к ошибкам в реестре (дублирование записей)․
• Не избавляет гражданина от его личной обязанности уведомить военкомат (ст․ 21 ФЗ-53)․

---

Электронный документооборот и ЕРВУ: как это работает сейчас

С введением Единого реестра воинского учета (ЕРВУ) (ФЗ № 253 от , в силу с 2024 г․) взаимодействие перешло в цифровой формат․

Для гражданина:

Заявление через Госуслуги попадает в ЕРВУ мгновенно․ Военкомат видит новые данные․ Никаких бумажных справок «я уведомила» не требуется, статус в ЛК Госуслуг меняется на «Данные обновлены»․

Для работодателя:

Работодатель ведет воинский учет в организации и взаимодействует с военкоматом через АИС «Воинский учет» (или интегрированные HR-системы: 1С, Контур, СБИС и др․)․

• При приеме/увольнении — автоматическая выгрузка XML-файлов․
• При изменении адреса регистрации сотрудника — HR-специалист вносит изменения в карточку сотрудника в АИС, система формирует извещение․
• Поле «Паспорт» в АИС обновляется кадровым сотрудником для внутреннего учета и отчетности (ЕФС-1, СЗВ-ТД), но не триггерит автоматическую отправку извещения в военкомат, если не меняются иные учетные признаки․

---

Типовые ситуации и алгоритмы действий

Ситуация 1: Замена паспорта в 20 или 45 лет (только серия/номер/дата выдачи)

Субъект	Действие	Срок	Основание
Гражданин	Заявить через Госуслуги / лично / почтой	2 недели	ст․ 21 ФЗ-53
Работодатель	Обновить данные в карточке сотрудника (1С/HR-системе) для внутреннего учета․ В военкомат не сообщать․	Сразу при предъявлении паспорта	ТК РФ (ст․ 65), ПП РФ № 719

Ситуация 2: Смена паспорта из-за смены фамилии (брак/развод)

• Гражданин: Уведомляет военкомат (Госуслуги) — изменились ФИО․
• Работодатель: Обязан сообщить в военкомат об изменении фамилии (это изменение личных данных, затрагивающее воинский учет)․ Вносит изменения в АИС «Воинский учет»․

Ситуация 3: Смена адреса регистрации (прописки) при замене паспорта

• Гражданин: Уведомляет военкомат об изменении места жительства․
• Работодатель: Обязан сообщить в военкомат об изменении места жительства/пребывания (п․ «е» п․ 32 Постановления № 719)․ Это один из самых частых оснований для штрафов работодателям․

Ситуация 4: Утеря военного билета при замене паспорта

Если гражданин меняет паспорт и обнаруживает утерю военного билета:

1. Заявляет в военкомат (можно вместе с уведомлением о смене паспорта) о потере военного билета․
2. Военкомат выдает дубликат (справку) на основании данных ЕРВУ/личного дела․
3. Для замены паспорта в МВД/МФЦ военный билет не обязателен (п․ 19 ПП РФ № 2828 — паспорт выдается при предъявлении документа, удостоверяющего личность; старый паспорт сдается, новый выдается)․ Утеря военного билета не является основанием для отказа в выдаче паспорта․

---

Ответственность сторон: штрафы и риски

Для гражданина (ст․ 21․5 КоАП РФ)

• 500–3 000 руб․ — за несвоевременное уведомление об изменении данных (паспорт, адрес, фамилия)․
• 10 000–30 000 руб․ — если гражданин не состоит на воинском учете (не явился на первичный учет, уехал без снятия с учета и т․д․)․
• Уважительные причины: болезнь, форс-мажор, отсутствие связи (доказываются в суде/комиссии)․

Для работодателя (ст․ 5․27 КоАП РФ, ст․ 21․1 ФЗ-53)

• Оффшоры/ИП/ООО: штраф от 10 000 до 50 000 руб․ (для должностных лиц, 1 000–5 000 руб․) за несвоевременное представление сведений, подлежащих включению в воинский учет․
• Повторное нарушение: дисквалификация должностного лица на 1–3 года или штраф на юрлицо до 100 000 руб․
• Важно: Штрафы накладываются за несвоевременное сообщение о приеме/увольнении, смене адреса, образовании, фамилии․ За несвоевременное сообщение только о серии паспорта штраф не применяется, так как обязанности нет․

---

Пошаговая инструкция для HR-специалиста (алгоритм 2026)

1. Сотрудник принес новый паспорт․ Сделайте копию разворотов (фото, регистрация) для личного дела и Т-2․
2. Сравните данные:
   • ФИО изменилось? → Сообщить в военкомат через АИС․
   • Адрес регистрации (прописки) изменился? → Сообщить в военкомат через АИС․
   • Только серия, номер, дата выдачи, код подразделения? → В военкомат НЕ сообщать․
3. Обновите внутренние базы: 1С:ЗУП, карточка сотрудника, Электронный трудовый (СЗВ-ТД), ЕФС-1 (через СФР)․
4. Проинформируйте сотрудника: «Вы обязаны лично уведомить военкомат об изменении паспортных данных через Госуслуги или лично в течение 2 недель․ Работодатель за вас это не сделает, так как законом не предусмотрено»․
5. Зафиксируйте информирование: Под роспись в журнале информирования или по электронной подписи в ЭДО — это защитит компанию при проверке от претензий «работодатель не разъяснил обязанности»․

---

Частые вопросы (FAQ)

Вопрос: «Военкомат звонит и требует принести копию нового паспорта․ Работодатель обязан прислать?»

Ответ: Если изменились только серия/номер, работодатель не обязан присылать копию по требованию военкомата․ Военкомат должен получать эти данные от гражданина через ЕРВУ/Госуслуги․ Однако, если военкомат присылает официальный запрос (форма № 10 или запрос в АИС) в рамках проверки достоверности реестра, игнорировать его не стоит — лучше направить справку с данными сотрудника (ФИО, дата рождения, новый паспорт) с пометкой «Иные учетные данные не изменились»․

Вопрос: «Сотрудник ушел в отпуск/больничный, а паспорт просрочился/поменялся․ Срок 2 недель проходит в его отсутствие․»

Ответ: Обязанность уведомить лежит на гражданине․ Он может сделать это удаленно через Госуслуги с телефона за 5 минут из любой точки мира․ Работодатель не несет ответственности за то, что сотрудник не уведомил военкомат вовремя․

Вопрос: «Нужно ли вносить запись в военный билет о смене паспорта?»

Ответ: Внесение записи в военный билет (стр․ 19 «Отметки о смене паспорта») производит сотрудник военкомата при личном явке гражданина․ Работодатель в военный билет записей не вносит․ Гражданин при личном явке в военкомат (или при получении повестки) предъявляет новый паспорт, и военкомат ставит отметку․

Вопрос: «Что если сотрудник не уведомит военкомат? Проблемы будут у фирмы?»

Ответ: Проблемы (штраф по ст․ 21․5 КоАП) будут у сотрудника․ У фирмы проблем не будет, если она выполнила свои обязанности (сообщила об изменении адреса/фамилии/увольнении)․ Отсутствие уведомления от сотрудника о смене паспорта не является нарушением со стороны работодателя․

---

Резюме: чек-лист для быстрой проверки

Изменился параметр	Гражданин уведомляет ВК?	Работодатель уведомляет ВК?	Комментарий
Серия/Номер/Дата выдачи паспорта	ДА	НЕТ	Через Госуслуги / лично
ФИО (смена фамилии)	ДА	ДА	Оба субъекта через АИС/Госуслуги
Адрес регистрации (прописка)	ДА	ДА	Самое частое основание штрафов для фирм
Образование (получил диплом)	ДА	ДА	Работодатель сообщает при наличии копии диплома
Семейное положение	ДА	ДА	Работодатель сообщает по заявлению сотрудника
Состояние здоровья (категория пригодности)	ДА	НЕТ	Только гражданин лично / через ВЛК

---

На 2026 год правоприменительная практика однозначна: обязанность уведомить военкомат о смене серии и номера паспорта лежит исключительно на гражданине (ст․ 21 ФЗ-53)․ Работодатель обновляет данные во внутренних системах для корректного ведения кадрового учета и отчетности в СФР, но не направляет извещение в военкомат, если не изменились ФИО, адрес регистрации или иные учетные признаки по перечню п․ 32 Постановления № 719․

Рекомендация: Внедрите в компанию регламент: при смене паспорта сотрудником HR-менеджер выдает ему памятку «Как уведомить военкомат через Госуслуги за 2 минуты» и берет подпись об ознакомлении․ Это минимизирует риски для сотрудника (штрафы) и для компании (претензии за «неразъяснение обязанностей»);

Статья подготовлена на основании ФЗ-53, Постановления Правительства РФ № 719 (ред․ от ), КоАП РФ, разъяснений Минобороны РФ, ФНС РФ, а также позиций правовых систем ГАРАНТ и КонсультантПлюс по состоянию на 2026 год․