Премирование, один из самых эффективных инструментов мотивации персонала. Однако премия — это не просто «дополнительные деньги» сотруднику, а выплата, требующая грамотного документального оформления, корректного отражения в бухгалтерском и налоговом учете. Ошибки в оформлении премиальных выплат нередко становятся причиной претензий со стороны налоговых органов и трудовых споров с работниками. В этой статье подробно разберем, как правильно оформить премии, какие документы подготовить и как учесть выплаты в расходах.

Что такое премия и какие виды премий существуют

Премия — это выплата стимулирующего или поощрительного характера, которая начисляется работнику сверх основного заработка (оклада, тарифной ставки). Правовую основу премирования составляют статьи 129 и 191 Трудового кодекса РФ.

По своему назначению премии принято делить на две большие группы:

• Производственные премии — выплачиваются за трудовые достижения: выполнение и перевыполнение плана, достижение ключевых показателей эффективности (KPI), высокое качество работы, освоение новых технологий. Такие премии являются частью системы оплаты труда.
• Непроизводственные (поощрительные) премии — выплаты, не связанные напрямую с результатами труда: премии к юбилею сотрудника, к профессиональному празднику, к Новому году, за активное участие в корпоративной жизни компании.

Также премии классифицируют по периодичности:

• ежемесячные;
• ежеквартальные;
• годовые (по итогам работы за год, так называемая «тринадцатая зарплата»);
• разовые (за конкретное достижение или к определенному событию).

Локальные нормативные акты: фундамент системы премирования

Первый и самый важный шаг в оформлении премиальных выплат — разработка внутреннего документа, регламентирующего порядок премирования. Чаще всего это Положение о премировании, хотя условия могут быть закреплены в коллективном договоре, положении об оплате труда или трудовых договорах с сотрудниками.

Что должно содержать Положение о премировании

1. Виды премий — перечень выплат, которые компания вправе начислять (ежемесячная премия, квартальная, годовая, разовая).
2. Показатели премирования — конкретные и измеримые критерии: объем выручки, выполнение плана продаж, отсутствие брака, соблюдение сроков проекта.
3. Размер премий — фиксированная сумма, процент от оклада или формула расчета.
4. Круг премируемых работников — категории сотрудников, имеющих право на премию.
5. Периодичность выплат — за какой период начисляется премия и в какие сроки выплачивается.
6. Условия депремирования — основания для снижения размера премии или ее невыплаты (дисциплинарные взыскания, невыполнение показателей).
7. Источник выплат — за счет каких средств производится премирование.

Важно: чем подробнее и однозначнее прописаны условия премирования, тем меньше рисков споров с работниками и претензий налоговой инспекции. Размытые формулировки вроде «по усмотрению руководителя» затрудняют признание премий в налоговых расходах.

Документальное оформление выплаты премии

Служебная записка о премировании

Как правило, инициатором премирования выступает непосредственный руководитель сотрудника. Он составляет служебную записку (представление о поощрении) на имя руководителя организации, в которой указывает:

• ФИО и должность работника;
• основание премирования (конкретные достижения, выполненные показатели);
• рекомендуемый размер премии;
• период, за который начисляется премия.

Приказ о премировании

Ключевой документ, приказ руководителя организации. Для его оформления используются унифицированные формы:

• Форма № Т-11 — приказ о поощрении одного работника;
• Форма № Т-11а, приказ о поощрении группы работников.

Компания вправе использовать и самостоятельно разработанную форму приказа, закрепив ее в учетной политике. В приказе обязательно указываются:

• основание премирования со ссылкой на локальный нормативный акт;
• перечень премируемых сотрудников;
• размер премии (в фиксированной сумме или процентах);
• период, за который выплачивается премия;
• источник выплаты.

С приказом работников знакомят под подпись. На основании приказа бухгалтерия начисляет премию и отражает ее в расчетной ведомости.

Налогообложение премиальных выплат

НДФЛ

Премии, выплачиваемые работодателем, вне зависимости от их характера (производственные или нет), являются доходом сотрудника и облагаются НДФЛ. В статье 217 НК РФ премии в перечень необлагаемых выплат не включены (за редкими исключениями, например, отдельные государственные награды).

Дата получения дохода в виде премии определяется по дате ее фактической выплаты. НДФЛ удерживается при выплате и перечисляется в бюджет в установленные сроки.

Страховые взносы

Премии, выплачиваемые в рамках трудовых отношений, облагаются страховыми взносами по единому тарифу. Взносы исчисляются нарастающим итогом с начала года: база умножается на тариф, из полученной суммы вычитаются взносы, уплаченные ранее. Перечислить взносы необходимо не позднее 28-го числа месяца, следующего за месяцем начисления.

Для субъектов малого и среднего предпринимательства действует пониженный тариф 15% с части выплат, превышающей МРОТ.

Интересно, что Верховный Суд РФ высказывал позицию, согласно которой разовые премии к праздникам, не связанные с оплатой труда, могут не облагаться страховыми взносами. Однако на практике налоговые органы нередко оспаривают такой подход, поэтому большинство работодателей предпочитают начислять взносы со всех премий, чтобы избежать споров.

Учет премий в расходах: бухгалтерский и налоговый учет

Производственные премии

Премии за производственные результаты, предусмотренные трудовыми и/или коллективным договорами, а также локальными нормативными актами, учитываются в составе расходов на оплату труда (п. 2 ст. 255 НК РФ). В бухгалтерском учете они отражаются по дебету счетов затрат (20, 25, 26, 44) в корреспонденции с кредитом счета 70.

Непроизводственные премии

Премии к юбилеям, праздникам и иные выплаты, не связанные с производственными результатами, не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль (п. 21 ст. 270 НК РФ). При этом в бухгалтерском учете они признаются расходами — отсюда возникают разницы между бухгалтерским и налоговым учетом. Страховые взносы, начисленные на такие премии, тем не менее могут учитываться в налоговых расходах.

Типичные ошибки при оформлении премий

• Отсутствие Положения о премировании — налоговая может отказать в признании расходов.
• Неконкретные критерии премирования, невозможно доказать производственный характер выплаты.
• Отсутствие приказа — выплата без распорядительного документа не имеет надлежащего основания.
• Нарушение сроков выплаты — премии, являющиеся частью оплаты труда, должны выплачиваться в сроки, установленные ст. 136 ТК РФ.
• Неверное определение даты дохода для НДФЛ — приводит к ошибкам в расчете 6-НДФЛ.

Грамотное оформление премиальных выплат строится на трех китах: детальное Положение о премировании, корректный приказ руководителя и правильное отражение выплат в учете. Производственные премии, закрепленные в локальных актах и трудовых договорах, спокойно признаются в налоговых расходах, а все премии облагаются НДФЛ и, как правило, страховыми взносами. Внимание к документам и срокам позволит компании мотивировать сотрудников без риска претензий со стороны контролирующих органов.