Работа с обращениями граждан — важная часть деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и многих коммерческих организаций. Основным документом, регулирующим эту сферу, является Федеральный закон от № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации». В ряде случаев орган власти не может дать окончательный ответ в установленный срок — тогда заявителю направляется промежуточный ответ. Рассмотрим, что это такое, когда он направляется и как его правильно составить.

Что такое промежуточный ответ на обращение

Промежуточный ответ — это официальное письмо, которое направляется гражданину до принятия окончательного решения по его обращению. Он информирует заявителя о том, что:

• обращение получено и зарегистрировано;
• обращение принято к рассмотрению;
• для подготовки ответа по существу требуется дополнительное время, запросы в другие ведомства или проведение проверки;
• срок рассмотрения продлевается в установленном законом порядке;
• обращение переадресовано в компетентный орган или организацию.

Таким образом, промежуточный ответ выполняет уведомительную функцию: гражданин понимает, что его обращение не оставлено без внимания, и знает, когда ожидать решения по существу.

Когда направляется промежуточный ответ

На практике промежуточный ответ готовится в следующих ситуациях:

1. Продление срока рассмотрения. Согласно статье 12 Закона № 59-ФЗ обращение рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации; Если для подготовки ответа необходимы межведомственные запросы, проверки или получение дополнительных документов, срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней. О продлении гражданина обязательно уведомляют, именно промежуточным ответом.
2. Переадресация обращения. Если обращение поступило в орган, не компетентный в рассмотрении поставленных вопросов, оно в течение семи дней направляется в соответствующий орган, о чём заявителю сообщается письменно (ст. 10 Закона № 59-ФЗ).
3. Проведение проверки по жалобе. Когда для восстановления нарушенных прав гражданина требуется выездная проверка, экспертиза или запрос материалов, заявителю сообщают о ходе рассмотрения.
4. Запрос дополнительных сведений у заявителя. Если в обращении недостаточно данных для принятия решения, гражданину направляют запрос с просьбой предоставить недостающие документы.

Требования к оформлению промежуточного ответа

Закон № 59-ФЗ не устанавливает специальной формы промежуточного ответа, поэтому применяются общие требования деловой переписки и ГОСТ Р 7.0.97-2016:

• ответ оформляется на фирменном бланке организации или бланке должностного лица;
• указываются реквизиты: номер и дата исходящего письма, ссылка на номер и дату входящего обращения, адресат (ФИО и адрес гражданина);
• текст должен быть ясным, корректным, без канцелярских перегрузок;
• если гражданин указал фамилию, имя и отчество полностью, допустимо вступительное обращение («Уважаемый Иван Иванович!»);
• в конце используется этикетная фраза «С уважением», подпись уполномоченного должностного лица;
• обязательно указываются основания продления срока со ссылкой на нормы закона и новый срок предоставления ответа по существу.

Образец промежуточного ответа на обращение гражданина

(на бланке органа власти / организации)

Исх. № 12-34/567 от
На вх. № 123 от

Иванову Ивану Ивановичу
г. Москва, ул. ###, д. 1, кв. 1

Уважаемый Иван Иванович!

Ваше обращение от (вх. № 123) по вопросу благоустройства придомовой территории по адресу: г. Москва, ул. ###, д. 1, зарегистрировано и принято к рассмотрению.

В целях всестороннего и объективного рассмотрения поставленных вопросов в администрацию района направлены запросы о предоставлении необходимых сведений, а также назначено обследование указанной территории.

В связи с изложенным, руководствуясь частью 2 статьи 12 Федерального закона от № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», срок рассмотрения Вашего обращения продлён на 30 дней.

Ответ по существу поставленных вопросов будет направлен Вам не позднее .

С уважением,
Начальник управления        Петров П.П.
Исполнитель: Сидорова А.А., тел. (495) 000-00-00

Образец промежуточного ответа о переадресации обращения

Уважаемая Мария Сергеевна!

Ваше обращение от по вопросу предоставления мер социальной поддержки рассмотрено. Поскольку разрешение поставленного вопроса не входит в компетенцию данного органа, в соответствии с частью 3 статьи 10 Федерального закона от № 59-ФЗ Ваше обращение направлено для рассмотрения по компетенции в Министерство социального развития региона.

Ответ по существу обращения будет направлен Вам указанным органом в установленный законом срок.

Практические рекомендации

• Направляйте промежуточный ответ заблаговременно, до истечения первоначального 30-дневного срока.
• Всегда указывайте конкретную причину продления срока и ссылку на норму закона.
• Сообщайте гражданину новый срок получения ответа по существу.
• Регистрируйте промежуточный ответ в журнале исходящей корреспонденции и храните копию в деле.
• Помните об ответственности: нарушение порядка рассмотрения обращений влечёт административный штраф по статье 5.59 КоАП РФ в размере от 5 до 10 тысяч рублей.

Грамотно составленный промежуточный ответ демонстрирует уважение к заявителю, снижает количество повторных обращений и позволяет организации соблюсти требования законодательства.