Оформление ежегодного оплачиваемого отпуска, одна из самых ответственных процедур в кадровом учете и бухгалтерии․ Ошибки в расчете «отпускных по бирке» (по табелю учета рабочего времени) чреваты штрафами со стороны ГИТ, судебными исками и репутационными рисками․ В этой статье мы подробно разберем, как правильно определить размер выплат, какие изменения актуальны на 2026 год и на какие нюансы обратить внимание․

Нормативная база: на что опираться

Основным документом, регулирующим порядок расчета и выплаты отпускных, является Трудовой кодекс РФ (ТК РФ), в частности:

• Статья 114 — продолжительность основного ежегодного отпуска (не менее 28 календарных дней)․
• Статья 136 — сроки выплаты (не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска)․
• Статья 139 — порядок расчета среднего заработка․

Детальную методику расчета среднего заработка устанавливает Постановление Правительства РФ от № 922 («О порядке расчета среднего заработка»)․ Именно этот документ является «библией» для кадровиков и бухгалтеров при заполнении расчетной записки (формы Т-60 или единой формы ЕРВ-1/СЗВ-ТД)․

Ключевая формула: от теории к практике

Размер отпускных рассчитывается по простой, но требующей внимательности формуле:

Сумма отпускных = Среднедневной заработок × Количество календарных дней отпуска

Где Среднедневной заработок определяется как:

Среднедневной заработок = Заработок за расчетный период / Число фактически отработанных дней в расчетном периоде

Важно: В знаменателе формулы — не календарные дни, а именно фактически отработанные дни (с учетом исключений по Постановлению № 922)․

Что входит в расчетный период и заработок?

Расчетный период

По общему правилу — это 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска․

• Пример: Отпуск начинается 15 мая 2026 года․ Расчетный период: с 1 мая 2025 по 30 апреля 2026 года․

Если работник отработал менее 12 месяцев, расчетный период составляют за фактически отработанное время․

Виды оплат, включаемые в заработок (база для расчета)

В средний заработок включаются все выплаты по трудовому договору, имеющие компенсационный или стимулирующий характер (п․ 15 Постановления № 922):

• Оклад, тарифная ставка;
• Повышающие коэффициенты (районные, северные);
• Премии и надбавки (ежемесячные, квартальные, годовые — если они предусмотрены системой оплаты труда);
• Доплаты за вредные/опасные условия, за интенсивность труда, за выслугу лет;
• Оплата за ночные часы, сверхурочные (но только тарифная часть, без надбавок 50%/100%);
• Вознаграждения по результатам работы за год (годовые бонусы) — пропорционально отработанному времени․

Что НЕ включается в заработок (исключения)

Суммы, не связанные с оплатой труда (п․ 16 Постановления № 922):

• Материальная помощь, подарки, юбилейные выплаты;
• Командировочные (суточные, проезд, жилье);
• Выплаты по страхованию (ДМС, НС);
• Питание, форма, средства защиты;
• Отпускные за прошлые периоды (чтобы не было «начисления на начисление»);
• Выплаты по итогам года, если они не закреплены в локальном нормативном акте (ЛНА) как обязательные․

Подсчет дней в знаменателе: самая частая ошибка

С 2023 года (после изменений в Постановление № 922) порядок подсчета дней в расчетном периоде стал более детализированным․ Для каждого полностью отработанного месяца зачисляется фиксированное число дней — 29,3 (среднее число календарных дней в месяце)․

Для неполностью отработанных месяцев дни считаются по формуле:

Дни = 29,3 / (Календарных дней в месяце) × Фактически отработанных дней в месяце

Исключаемые периоды (дни не считаются, заработок за них не суммируется):

1. Ежегодные оплачиваемые отпуска (основные и дополнительные)․
2. Больничные (временная нетрудоспособность)․
3. Отпуска за счет работодателя (учебные, по уходу за ребенком до 3 лет — если работник не выходил на работу)․
4. Простои не по вине работника․
5. Освобождение от работы с сохранением заработка (донорство, профсоюзная работа, прохождение медосмотра и т․д․)․
6. Страйки (если работник не участвовал)․

Индексация среднего заработка (Повышение зарплат в расчетном периоде)

Если в расчетном периоде или в период отпуска была повышена заработная плата (оклад, ставки, тарифы) по решению работодателя (ЛНА), средний заработок подлежит индексации (п․ 16 Постановления № 922)․

Коэффициент индексации = Новый оклад / Старый оклад (для каждого повышения отдельно)․

• Повышение ДО расчетного периода: индексируется весь заработок за период․
• Повышение В расчетном периоде: индексируется заработок за время до повышения․
• Повышение В ПЕРИОД ОТПУСКА: индексируется весь заработок за расчетный период․

Важно: Индексации подлежат только тарифные ставки (оклады)․ Премии, процентные надбавки, коэффициенты индексируются не подлежат (они и так растут пропорционально базе)․

Особенности 2026 года: на что обратить внимание

Праздничные дни, попадающие в отпуск

Согласно ст․ 120 ТК РФ, нерабочие праздничные дни, выпадающие на отпуск, не включаются в его продолжительность и не оплачиваются․

• Они «сдвигают» дату окончания отпуска․
• За них не начисляется средний заработок․
• Пример: Отпуск 28 дней с ․ Праздники 1-8 января (8 дней)․ Оплата за 28 дней, но отпуск заканчивается (28 + 8 = 36 календарных дней)․

Минимальный размер оплаты (МРОТ)

С 1 января 2026 года установлен МРОТ = 22 440 руб․ (фактическое значение на 2026 г․ уточняйте по ФЗ о федеральном бюджете, здесь приведен ориентир)․

Среднедневной заработок не может быть ниже: МРОТ × 12 мес / (Сумма коэф․ дней за год)․

В 2026 году (високосный? нет, 2026 не високосный, 365 дней․ Сумма коэф․ 29,3 × 12 = 351,6 дня)․

Мин․ среднедневной ≈ 22 440 × 12 / 351,6 ≈ 765 руб․/день․

Если расчетный среднедневной ниже — доплачиваем до минимума;

Региональные коэффициенты и «Северные» надбавки

Если организация находится в районе с районным коэффициентом (РК) или работнику положена надбавка за выслугу лет на Дальнем Севере/эквивалентных районах:

• РК и северная надбавка включаются в базу расчета (зароботок за период)․

Пример расчета (упрощенный)

Исходные данные:

• Отпуск: 28 календарных дней с г․
• Расчетный период: – ․
• Оклад: 60 000 руб․ (повышен с до 70 000 руб․)․
• Квартальная премия за Q4 2025: 30 000 руб․ (выплачена в январе 2026)․
• Больничный: 10 дней в феврале 2026․
• Полностью отработано: 11 месяцев (кроме февраля)․

Шаг 1․ Заработок за период (до индексации):

• Оклад за 11 полн․ мес (июнь-дек 2025): 60 000 × 11 = 660 000 руб․
• Оклад за янв-май 2026 (5 полн․ мес): 70 000 × 5 = 350 000 руб․
• Премия Q4: 30 000 руб․

Шаг 2․ Дни в знаменателе:

• 11 полных месяцев × 29,3 = 322,3 дня․
• Февраль 2026: 28 кал․ дней․ Отработано 18 дней (28 ⎯ 10 больничных)․
• Дни за февраль: 29,3 / 28 × 18 = 18,81 дня․

Шаг 3․ Индексация (повышение с ):

• Коэф․ = 70 000 / 60 000 = 1,1667․
• Индексируется заработок ДО повышения (июнь-дек 2025): 660 000 × 1,1667 = 770 022 руб․
• Заработок ПОСЛЕ повышения (янв-май 2026 + премия) индексации не подлежит: 350 000 + 30 000 = 380 000 руб․

Шаг 4․ Среднедневной и сумма отпускных:

• Среднедневной = 1 150 022 / 341,11 = 3 371,40 руб․
• Сумма отпускных = 3 371,40 × 28 = 94 399,20 руб․

Сроки выплаты и отчетность

• Срок: Не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска (ст․ 136 ТК РФ)․ Если 3-й день выпадает на выходной/праздник — выплатить в предшествующий рабочий день (Роструд, Письмо Минтруда)․
• НДФЛ: Удерживается при фактической выплате (дне выдачи денег/перевода на карту)․ Ставка 13% (резиденты) / 30% (нерезиденты)․ С 2024-2025 гг․ применяется шкала НДФЛ (13/15/18/20/22%) в зависимости от годового дохода․
• Страховые взносы: Начисляются на сумму отпускных (30% / 15,1% в зависимости от категории работодателя) в месяце выплаты․
• СЗВ-ТД / СЗВ-СТАЖ: Информация об отпуске отражается в СЗВ-ТД (код вида работы «01» — основная работа, запись об отпуске не делается отдельно, но период учитывается в стаже автоматически через даты найма/увольнения)․ Отдельного отчета об отпуске в СФР не сдаеться․

Типичные ошибки, которые выявляет ГИТ

1. Включение в базу неоплачиваемых выплат (материальной помощи, суточных)․
2. Неучет индексации при повышении окладов в расчетном периоде или во время отпуска․
3. Ошибки в знаменателе: учет дней больничного, отпуска или простоев как отработанных; неверный расчет дней за неполные месяцы (забывают делить на календарные дни месяца)․
4. Нарушение срока выплаты (перевод за 1-2 дня или в день начала отпуска)․
5. Недоплата до МРОТ при низком окладе и отсутствии премий․
6. Игнорирование районных коэффициентов при расчете для северных регионов․

Чек-лист для кадровика и бухгалтера перед начислением

• [ ] Утвержден график отпусков на 2026 год (согласован с профсоюзом/представителями)․
• [ ] Приказ (распоряжение) об отпуске подписан не позднее чем за 2 недели (желательно) и вручен работнику под роспись․
• [ ] Определен расчетный период (12 месяцев до месяца начала отпуска)․
• [ ] Сформирована база заработка: включены все премии, надбавки, коэффициенты; исключены суточные, матпомощь, прошлые отпускные․
• [ ] Проверены повышения зарплат за расчетный период и период отпуска — рассчитаны коэффициенты индексации․
• [ ] Правильно посчитаны дни в знаменателе (29,3 за полные месяцы, формула за неполные; исключены больничные/отпуска/простои)․
• [ ] Рассчитан среднедневной заработок, проверен на соотнесение с МРОТ․
• [ ] Учтены праздничные дни внутри отпуска (продолжительность увеличена, оплата, нет)․
• [ ] Сумма отпускных начисляется и выплачивается за 3 календарных дня до старта․
• [ ] НДФЛ удержан и перечислен в срок (на следующий день после выплаты)․

Расчет отпускных «по бирке» (по табелю/расчетной записке) — процесс алгоритмичный, но требующий высокой точности․ В 2026 году ключевыми моментами остаются: корректное определение базы заработка с учетом всех стимулирующих выплат, обязательная индексация при повышении тарифов/окладов и грамотный подсчет дней в знаменателе с исключением нерабочих периодов (больничные, прошлые отпуска)․ Использование автоматизированных систем (1С:ЗУП, Контур․Экстерн и др․) минимизирует арифметические ошибки, но ответственность за правильность настроек и исходных данных лежит на специалистах․ Соблюдение сроков выплаты (3 дня) и полноты начислений, залог отсутствия претензий со стороны ГИТ и лояльности персонала․