Расчет и выплата заработной платы за первую половину месяца (аванса) — обязательная процедура, предусмотренная статьей 136 Трудового кодекса РФ. С 2023 года порядок расчета аванса в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3.1) существенно изменился. В этой статье подробно разберем, как настроить и выполнить начисление аванса, какие документы использовать и на что обратить внимание.
Что изменилось с 2023 года
Начиная с 2023 года вступили в силу изменения в Налоговый кодекс РФ, согласно которым датой фактического получения дохода в виде оплаты труда считается день выплаты, а не последний день месяца. Это повлекло за собой важные последствия:
- При выплате аванса необходимо исчислить и удержать НДФЛ уже на этапе выплаты за первую половину месяца;
- В 1С:ЗУП (начиная с версии 3.1.24.212) отменена возможность расчета аванса фиксированной суммой или процентом от тарифа;
- Единственным поддерживаемым способом стал расчет аванса методом «Расчетом за первую половину месяца», с учетом фактически отработанного времени.
Настройка способа расчета аванса
Прежде чем приступить к начислению, убедитесь, что в настройках учетной политики организации выбран правильный способ расчета аванса:
- Откройте раздел Настройка — Реквизиты организации (или Настройка — Организации).
- Перейдите на вкладку Учетная политика и другие настройки.
- В поле «Зарплата за первую половину месяца» установите вариант «Расчетом за первую половину месяца».
- Укажите дату выплаты аванса (обычно с 16 по 30 число текущего месяца) и дату окончательного расчета (с 1 по 15 число следующего месяца).
Настройка видов начислений
Чтобы начисление участвовало в расчете аванса, необходимо проверить его настройки:
- Откройте Настройка, Начисления.
- Выберите нужное начисление (например, «Оплата по окладу»);
- На вкладке «Основное» в самом низу формы установите флажок «Начисляется при расчете первой половины месяца».
Если флажок не установлен, начисление не попадет в расчет аванса и будет учтено только при окончательном расчете за месяц.
Документ «Начисление за первую половину месяца»
Основной инструмент для расчета аванса — документ «Начисление за первую половину месяца». Он создается отдельно и является обязательным шагом перед выплатой аванса.
Пошаговая инструкция
- Перейдите в раздел Зарплата, Начисления за первую половину месяца (или Зарплата — Все начисления).
- Нажмите кнопку «Создать».
- Укажите месяц начисления и организацию.
- Проверьте поле «Расчет первой половины месяца до», по умолчанию это 15-е число, но дату можно изменить (например, если в компании аванс считается по 20-е число).
- Нажмите кнопку «Заполнить» — программа автоматически подберет сотрудников и рассчитает суммы с учетом фактически отработанного времени за первую половину месяца.
- Проверьте табличную часть: начисления, отработанные дни/часы, рассчитанный НДФЛ.
- Проведите документ.
Важно: документ учитывает данные табеля — отсутствия (отпуска, больничные, командировки) автоматически уменьшают сумму аванса. Если в первой половине месяца мало рабочих дней (например, январские праздники), аванс будет пропорционально меньше, это корректное поведение программы.
Выплата аванса
После проведения документа начисления создайте ведомость на выплату:
- Откройте раздел Выплаты — Ведомости в банк (или «В кассу», «Через раздатчика» — в зависимости от способа выплаты).
- Создайте новую ведомость, в поле «Выплачивать» выберите «Аванс».
- Нажмите «Заполнить» — программа подтянет суммы к выплате и рассчитанный НДФЛ к удержанию.
- Проведите ведомость и зарегистрируйте выплату.
При заполнении ведомости сумма НДФЛ к удержанию определяется как разница между налогом, рассчитанным при окончательном расчете, и налогом, исчисленным при расчете первой половины месяца. НДФЛ с аванса перечисляется в бюджет в общие сроки.
Типичные проблемы и их решения
Не подтягивается сотрудник в документ
Если сотрудник уже включен в другой документ «Начисление за первую половину месяца» за тот же период, программа не добавит его повторно. Документ работает в этой части аналогично документу «Начисление зарплаты и взносов». Проверьте журнал документов и при необходимости отредактируйте существующий.
Аванс рассчитан не полностью
Проверьте:
- установлен ли флажок «Начисляется при расчете первой половины месяца» у всех нужных начислений;
- введены ли документы отсутствий (отпуска, больничные) до расчета аванса;
- корректно ли заполнен график работы сотрудника.
Нужно пересчитать аванс
Если после расчета появились новые данные (например, больничный), создайте документ «Начисление за первую половину месяца» повторно с измененной датой «Расчет первой половины месяца до» или перезаполните существующий документ.
С 2023 года расчет аванса в 1С:ЗУП выполняется исключительно методом расчета за первую половину месяца с обязательным исчислением НДФЛ при выплате. Ключевые шаги: настройка учетной политики и видов начислений, создание документа «Начисление за первую половину месяца», формирование ведомости на выплату с удержанием налога. Соблюдение этой последовательности обеспечит корректный расчет аванса и соответствие требованиям законодательства.