Соглашение о затратах (соглашение о возмещении расходов) — это документ, фиксирующий договорённость сторон о компенсации одной стороной понесённых другой стороной расходов․ Такие соглашения широко применяются в деловой практике: между юридическими лицами, работодателем и работником, арендодателем и арендатором․

Когда составляется соглашение о затратах

• возмещение затрат на электроэнергию и коммунальные услуги при аренде помещений;
• компенсация расходов заказчика на ремонт или улучшение имущества;
• возмещение работником затрат работодателя на обучение (при досрочном увольнении);
• компенсация работодателем расходов работника (проценты по кредиту, переезд, ГСМ);
• распределение расходов между участниками совместного проекта․

Обязательные условия соглашения

Чтобы документ имел юридическую силу, в нём необходимо указать:

1. Реквизиты сторон, наименования организаций или ФИО физических лиц, ИНН, адреса, данные представителей․
2. Предмет соглашения, какие именно затраты подлежат возмещению и на основании чего они возникли (ссылка на основной договор)․
3. Порядок расчёта суммы — фиксированная сумма либо методика расчёта (по показаниям счётчиков, по фактическим расходам и т․д․)․
4. Порядок и сроки возмещения — способ оплаты, срок перечисления средств после предъявления документов․
5. Подтверждающие документы — перечень актов, счетов, чеков, обосновывающих расходы․
6. Ответственность сторон — неустойка за просрочку возмещения․
7. Срок действия и порядок расторжения соглашения․

Примерная структура документа

СОГЛАШЕНИЕ № ___
о возмещении затрат

г․ __________ «___» __________ 20__ г․

__________________, именуемое в дальнейшем «Сторона-1», в лице __________________, действующего на основании __________________, с одной стороны, и __________________, именуемое в дальнейшем «Сторона-2», с другой стороны, заключили настоящее Соглашение о нижеследующем:

Предмет соглашения

Сторона-2 обязуется возместить Стороне-1 затраты на __________________, понесённые в рамках исполнения договора № ___ от «___» __________ 20__ г․

Сумма возмещения определяется на основании подтверждающих документов: __________________․

Порядок расчёта и возмещения

Сторона-1 в течение ___ рабочих дней предоставляет Стороне-2 акт о понесённых затратах и копии подтверждающих документов․

Сторона-2 перечисляет сумму возмещения в течение ___ банковских дней с момента получения документов․

Ответственность сторон

За нарушение сроков возмещения Сторона-2 уплачивает неустойку в размере ___ % от суммы задолженности за каждый день просрочки․

Заключительные положения

Соглашение вступает в силу с момента подписания и действует до полного исполнения сторонами своих обязательств․

Соглашение составлено в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон․

Реквизиты и подписи сторон

(указываются полные реквизиты, подписи и печати сторон)

Рекомендации по составлению

• Максимально конкретизируйте перечень возмещаемых затрат — это снизит риск споров․
• Обязательно ссылайтесь на основной договор, если соглашение является дополнением к нему․
• Предусмотрите порядок урегулирования разногласий по сумме возмещения․
• Храните все первичные документы, подтверждающие расходы;
• При значительных суммах рекомендуется согласовать текст с юристом․