Обработка персональных данных (ПДн) работников — обязательная часть кадрового делопроизводства любой организации. Во многих случаях работодатель обязан получить от сотрудника письменное согласие на обработку его персональных данных. В этой статье разберём‚ когда такое согласие требуется‚ какие сведения оно должно содержать‚ как его правильно оформить‚ хранить и отозвать‚ а также приведём готовый образец документа.
Нормативная база
Основные документы‚ регулирующие обработку персональных данных работников:
- Федеральный закон от № 152-ФЗ «О персональных данных» — определяет понятие персональных данных‚ условия их обработки и требования к согласию (ст. 9);
- Трудовой кодекс РФ — глава 14 (ст. 86–90) посвящена защите персональных данных работника;
- КоАП РФ (ст. 13.11) — устанавливает ответственность за нарушения в сфере персональных данных;
- локальные акты работодателя — Положение о персональных данных работников‚ с которым сотрудников знакомят под подпись (п. 8 ч. 1 ст. 86 ТК РФ).
Когда согласие работника обязательно
Важно понимать: далеко не всегда работодателю требуется согласие. Без него допускается обработка данных‚ необходимых для исполнения трудового договора (п. 5 ч. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ): ведение личного дела‚ начисление зарплаты‚ отчётность в ФНС и СФР‚ табельный учёт и т.д.
Письменное согласие обязательно‚ если работодатель:
- передаёт данные работника третьим лицам (например‚ в банк для зарплатного проекта‚ страховую компанию по ДМС‚ вуз для обучения);
- публикует данные — размещает фото и ФИО на сайте‚ в корпоративной газете‚ на доске почёта (данные‚ разрешённые для распространения‚ оформляются отдельным согласием);
- обрабатывает специальные категории данных (о здоровье‚ национальности‚ религиозных убеждениях), когда это не предусмотрено законом напрямую;
- обрабатывает биометрические данные (фото для системы распознавания лиц‚ отпечатки пальцев);
- использует данные в целях‚ не связанных с исполнением трудового договора (рекламные рассылки‚ участие в конкурсах).
Обязательные реквизиты согласия (ч. 4 ст. 9 Закона № 152-ФЗ)
Согласие должно быть конкретным‚ предметным‚ информированным‚ сознательным и однозначным. В документе обязательно указываются:
- ФИО и адрес работника‚ данные паспорта (номер‚ серия‚ кем и когда выдан);
- наименование и адрес оператора (работодателя);
- цель обработки персональных данных;
- перечень данных‚ на обработку которых даётся согласие;
- перечень действий с данными (сбор‚ запись‚ систематизация‚ хранение‚ уточнение‚ использование‚ передача‚ обезличивание‚ блокирование‚ удаление‚ уничтожение);
- срок действия согласия и порядок его отзыва;
- при передаче третьим лицам — их наименования и адреса;
- подпись работника и дата.
Образец согласия работника на обработку персональных данных
СОГЛАСИЕ
на обработку персональных данных
г. Москва &