С 1 января 2026 года вступают в силу значительные изменения в Налоговом кодексе РФ‚ затрагивающие плательщиков упрощенной системы налогообложения (УСН). Ключевое нововведение: организации и ИП на УСН «Доходы минус расходы»‚ чьи доходы за 2025 год превысили 20 млн рублей‚ становятся плательщиками НДС. Данная статья подробно разбирает механику учета расходов‚ формирования налоговой базы и работы с «бюджетом» НДС в новых условиях.

Кто попадает под новые правила?

Согласно ст. 346.12 НК РФ (в ред. ФЗ от № 389-ФЗ)‚ обязанность платить НДС возникает у налогоплательщиков УСН‚ если:

• Они применяют объект налогообложения «Доходы‚ уменьшенные на величину расходов»;
• Их доходы за 2025 год (определяемые по правилам УСН‚ т.е. по кассовому методу) превысили 20 млн рублей.

Важно: Порог в 20 млн рублей проверяется один раз — по итогам 2025 года. Если порог превышен‚ с вы становитесь плательщиком НДС на общих основаниях (гл. 21 НК РФ) до конца 2026 года минимум. Отказаться от статуса плательщика НДС в течение года нельзя.

Два параллельных учета: УСН и НДС

Главная сложность 2026 года — необходимость вести два раздельных учета:

1. Учет по УСН (КУДИР): Продолжается по старым правилам (кассовый метод). Расходы учитываются при фактической оплате. НДС‚ уплаченный поставщикам‚ входит в состав расходов по УСН в полном объеме (включая сумму налога)‚ так как по УСН нет разделения на «нетто» и «НДС».
2. Учет по НДС (Книга покупок/продаж): Ведется на общих основаниях (начисленный метод). Здесь критически важно выделять «входящий НДС» для вычета.

Ключевой момент: Сумма расхода в КУДИР (УСН) ≠ Сумма расхода в Книге покупок (НДС). В КУДИР, это «всего к оплате» (с НДС). В Книге покупок — стоимость без НДС + отдельно выделенный НДС к вычету.

Формирование «бюджета» НДС: Механика расчета

Термин «бюджет по НДС» в профессиональной среде часто означает планирование денежных потоков на уплату налога или структуру расчета: НДС к исчислению минус НДС к вычету = НДС к уплате в бюджет.

НДС к исчислению (Выручка)

Момент возникновения обязательства по НДС определяется ст. 167 НК РФ (как правило‚ это более раннее из событий: отгрузка/передача прав ИЛИ получение оплаты/аванса).

• Если вы работаете с НДС (ставки 20%‚ 10%‚ 0%)‚ вы выставляете счета-фактуры покупателям.
• Сумма НДС к исчислению за квартал = Сумма налога по выставленным счетам-фактурам + НДС по авансам.

НДС к вычету (Расходы/Входящий НДС)

Это самый важный блок для снижения платежа в бюджет. Вычет принимается к зачету при одновременном выполнении условий (ст. 171‚ 172 НК РФ):

• Товары/работы/услуги используются для операций‚ облагаемых НДС (не для освобожденных).
• Есть надлежаще оформленный счет-фактура от поставщика (ЭСФ/ИСФ в ЭДО).
• Товары приняты к учету / работы приняты по актам.
• Расходы экономически обоснованы и документарно подтверждены.

Специфика вычета для бывших «упрощенцев»:

• Остатки товаров на : Входящий НДС по товарам‚ купленным до регистрации плательщиком НДС‚ НЕ ВЫЧИТАЕТСЯ (п. 4 ст. 172 НК РФ). Они считаются приобретенными для нужд не облагаемых операций.
• Основные средства и НМА: Если они были внесены в учет до 2026 года — вычета по входящему НДС нет. Если приобретены в 2026 году — вычет принимается по общим правилам (в т.ч. по старым правилам «долями» за 3 года‚ если не применен мгновенный вычет).
• Авансы поставщикам‚ выданные в 2025 г.: Если аванс выдан «до НДС»‚ а товар получен «в НДС» (в 2026 г.), вычет НДС из счета-фактуры поставщика возможен только в момент принятия товара к учету в 2026 г.

Практический алгоритм учета расходов в 2026 году

Для корректного формирования платежа в бюджет (заполнения декларации по НДС) и одновременного заполнения КУДИР рекомендуется следующий алгоритм:

Шаг 1. Классификация входящего документа (Счет-фактура/УПД)

При получении ЭСФ от поставщика бухгалтер/учетчик должен определить:

• Является ли операция облагаемой НДС (ставка 20%‚ 10%‚ 0%)?
• Есть ли право на вычет (нет ли блокирующих факторов: оплата за счет средств грантов‚ расходы на представительство сверх норм‚ приобретение для не облагаемых операций)?

Шаг 2. Регистрация в Книге покупок (для НДС)

• Заполняются разделы 1 или 2 Книги покупок.
• Выделяется сумма НДС к вычету.
• Стоимость без НДС уходит в учет себестоимости/расходов для управленческого учета/НДФЛ (если ИП).

Шаг 3. Регистрация в КУДИР (для УСН)

• Расход учитывается только при оплате (кассовый метод).
• Сумма расхода = Полная сумма к оплате поставщику (включая НДС).
• Основание: платежное поручение/чек/квитанция.
• Колонка КУДИР «Расходы» заполняется полной суммой.

Шаг 4. Расчет квартального платежа (Бюджет НДС)

Формула:

НДС к уплате в бюджет = (НДС по реализации + НДС по авансам) ⎼ НДС к вычету (по принятым к учету активам)

Если результат отрицательный — переплата зачисляется/возвращается. Если положительный, платим по КБК в установленные сроки (не позднее 25-го числа месяца‚ следующего за отчетным кварталом; для октября, 25 ноября‚ для ноября/декабря — по срокам месячных платежей).

Особенности учета отдельных видов расходов

Аренда и коммунальные услуги

• НДС: Вычет принимается в квартале получения счета-фактуры/УПД от арендодателя/газоснабжения (при условии оплаты или начисления аренды по договору).
• УСН: Расход в КУДИР — при фактической оплате арендных платежей.

Заработная плата и страховые взносы

• НДС: Нет входящего НДС. ФОТ и взносы не несут НДС‚ вычета нет. Это увеличивает «НДС к уплате» (налоговая нагрузка на добавленную стоимость).
• УСН: Расходы учитываются при фактической выплате сотрудникам (зарплата) и перечислении взносов в СФР/Налоговую.

Приобретение основных средств (ОС) в 2026 году

• НДС: Вычет принимается сразу в полном объеме в квартале принятия ОС к учету (п. 2 ст. 172 НК РФ — отмена поэтапного вычета за 3 года для ОС‚ принятых к учету с ‚ но с нюансами для строящихся). Уточнение: Для ОС‚ принятых к учету с ‚ вычет принимается сразу.
• УСН: Расход в КУДИР — при оплате поставщику ОС (можно сразу целиком или частями по платежам). Амортизация по УСН не начисляется.

Представительские расходы‚ подарки‚ обучение

• НДС: Вычет не предоставляется (п. 2 ст. 170 НК РФ)‚ даже если у поставщика выделен НДС. Сумма НДС из счета-фактуры в Книгу покупок не заносится (или заносится в раздел 3 «НДС не к вычету» для контроля).
• УСН: Расходы учитываются в КУДИР при оплате в пределах норм (4% от ФОТ на представительство‚ 100% на обучение по профилю и т.д.).

Планирование денежного потока (Cash Flow) под НДС

Поскольку по УСН расход уходит в налоговую базу при оплате‚ а по НДС вычет возникает при приемке к учету + наличии счета-фактуры‚ возникает временной разрыв (тайминг-разница).

Риск: «Налог на добавленную стоимость» без денег

Ситуация: Вы приняли товар в декабре (вычет НДС есть)‚ но заплатите поставщику только в январе следующего года.

• По НДС: Вычет в 4-м квартале -> снижает платеж за 4-й квартал (платится в январе).
• По УСН: Расход уйдет в КУДИР только в январе (при оплате) -> снизит налог УСН за 1-й квартал следующего года.

Рекомендация: Ведите реестр «НДС к вычету принят‚ но поставщик не оплачен». Это обязательства‚ которые нужно будет закрыть деньгами в будущем‚ не получая дополнительного эффекта по УСН.

Отчетность: Две декларации

Отчет	Срок сдачи	Периодичность	Особенности заполнения
Декларация по НДС	Не позднее 25-го числа месяца‚ следующего за отчетным кварталом	Квартально	Заполняется по начисленному методу. Данные из Книги продаж и Книги покупок. Электронный вид обязателен.
Декларация по УСН	До 25 апреля года‚ следующего за отчетным (годовая)	Ежегодно (авансовые платежи — квартально)	Заполняется по кассовому методу. Расходы = реально оплаченные суммы. НДС‚ уплаченный в бюджет‚ НЕ уменьшает базу УСН (это налог на налог‚ недопустимый расход).

Типичные ошибки и риски 2026 года

1. Игнорирование порога 20 млн руб. Если доходы 2025 г. > 20 млн‚ а вы не зарегистрировались по НДС к, начисятся штрафы (ст. 116 НК РФ) и пени за неуплаченный НДС.
2. Вычет НДС по «старым» остаткам. Попытка вычесть НДС по товарам‚ купленным в 2025 г. на УСН — грубое нарушение (ст. 122 НК РФ‚ штраф 20% от суммы недопущенного вычета).
3. Путаница в датах вычета. Приняли счет-фактуру в квартале 1‚ товар пришел в квартале 2. Вычет — только в квартале 2 (п. 3 ст. 172 НК РФ).
4. Неучет НДС по авансам полученным. Получили предоплату от покупателя — обязаны исчислить НДС и сдать декларацию‚ даже если отгрузки не было.
5. Уплата НДС из «своего кармана» без планирования. НДС — это налог на оборот. Если маржинальность низкая‚ а ФОТ высокая (нет вычетов по зарплате)‚ НДС к уплате может быть существенным. Нужен резервный фонд.

Чек-лист подготовки к 2026 году (для выполнения в 2025 / начале 2026)

• [ ] Рассчитать доходы 2025 г. по УСН (кассовый метод). Превысили ли 20 млн руб.?
• [ ] Если да, подготовить пакет документов для регистрации по НДС (автоматически при подаче уведомления или через личный кабинет ФНС).
• [ ] Настроить 1С / учетную систему: включить учет НДС‚ разделить счета ГУ для УСН и НДС.
• [ ] Провести инвентаризацию остатков на . Понять: по этим остаткам вычета НДС НЕТ.
• [ ] Перевести договоры с контрагентами на формат с НДС (выделение НДС в счетах‚ ЭДО).
• [ ] Настроить обмен ЭСФ/ИСФ через оператора ЭДО (обязательно для Б2Б).
• [ ] Разработать внутреннюю инструкцию: как оформлять приходные накладные‚ акты‚ счета-фактуры для получения вычета.
• [ ] Рассчитать прогнозный «бюджет НДС» на 1-й квартал 2026 г. (планируемые продажи‚ планируемые закупки с НДС‚ ФОТ‚ аренда).
• [ ] Обеспечить ликвидность для уплаты первого платежа по НДС (апрель 2026 г. за 1-й квартал).

Переход на УСН с НДС с 2026 года — это не просто смена ставки налога‚ а смена учетной парадигмы. Главный вызов — синхронизация кассового метода (УСН) и начисленного метода (НДС). Грамотный учет расходов при этом строится на четком разделении потоков:

1. Документооборот для НДС: Фокус на счетах-фактурах‚ сроках принятия к учету‚ ЭДО; Цель — максимизировать законные вычеты;
2. Платежная дисциплина для УСН: Фокус на датах списания денег с расчетного счета. Цель — легально уменьшить базу УСН.
3. Финансовое планирование: Формирование кассового зазора на уплату квартального НДС‚ который не уменьшает налог по УСН.

Автоматизация процессов (1С‚ ЭДО‚ банк-клиент) и консультации с профильным налоговым советником на старте 2026 года позволят избежать штрафов‚ переплат и кассовых разрывов.