Уведомление работника о начале ежегодного оплачиваемого отпуска — обязательный документ, который работодатель должен оформить в установленный законом срок․ В этой статье разберём, когда и как составляется уведомление, какие сведения оно должно содержать, и приведём готовый образец․
Когда требуется уведомление об отпуске
Согласно статье 123 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан известить работника о времени начала отпуска под подпись не позднее чем за две недели до его начала․
Важно понимать: уведомление оформляется только в случае ежегодного оплачиваемого отпуска по графику․ Уведомлять работника о других видах отпусков (без сохранения заработной платы, учебном, по беременности и родам и т․ д․) не требуется — они предоставляются на основании заявления работника;
Зачем нужен график отпусков
Во многих организациях, особенно крупных, перед началом нового года составляется график отпусков․ В нём прописывается, в какой период времени тот или иной сотрудник может отдохнуть от работы․ Очерёдность в графике разрабатывается с учётом интересов как работодателя, так и работников․
График отпусков обязателен для обеих сторон․ Перенести отпуск на другое время можно только с согласия и работника, и работодателя (ст․ 124 ТК РФ)․ В этом случае оформляется уведомление другого типа — с пунктом о согласии работника на перенос отпуска․
Что должно содержать уведомление
Унифицированной формы уведомления законодательством не установлено, поэтому организация может разработать собственный бланк․ Однако в документе рекомендуется указать:
- наименование организации;
- должность и полностью Ф․ И․ О․ работника;
- реквизиты приказа, которым утверждён график отпусков;
- дату начала отпуска и его продолжительность в календарных днях;
- дату выплаты отпускных (не позднее чем за 3 дня до начала отпуска);
- первый рабочий день после окончания отпуска;
- подпись руководителя;
- строку «С уведомлением ознакомлен» с подписью и датой, проставленной рукой работника․
Образец уведомления о начале ежегодного отпуска
Общество с ограниченной ответственностью «Смайлик» (ООО «Смайлик»)
Кондитеру Артеменко Е․В․
УВЕДОМЛЕНИЕ
о начале ежегодного отпуска
Уважаемая Елена Владимировна!
Извещаем Вас, что в соответствии с графиком отпусков ООО «Смайлик» на 2026 год, утверждённым приказом от № 35-от, Вам будет предоставлен с ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней․
Оплата указанного отпуска будет произведена ․
Сообщаем о том, что Ваш первый рабочий день после окончания указанного отпуска — ․
Руководитель ____________ /А․С․ Рощин/
С уведомлением ознакомлена, экземпляр уведомления получила:
____________ /Кондитер Артеменко Е․В․/
Порядок оформления: пошаговая инструкция
- Заполните пустые графы бланка: название организации, должность и Ф․ И․ О․ работника, даты отпуска․
- Подпишите уведомление у руководителя организации․
- Вручите уведомление работнику не позднее чем за две недели до начала отпуска․
- Попросите работника расписаться в строке «С уведомлением ознакомлен» и собственноручно проставить дату подписания․
- Подшейте подписанный документ в соответствующее дело․
Сроки и место хранения уведомления
Срок и место хранения уведомления зависят от номенклатуры дел, утверждённой в организации:
- если уведомление хранится в отдельной папке с уведомлениями либо в бухгалтерии — 3 года;
- если кадровик подшивает уведомление в личное дело работника, оно хранится вместе с личным делом: 50 лет (для дел, оформленных после ) или 75 лет (для дел, оформленных до )․
Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом, в котором уведомление было закончено делопроизводством․
Риски при нарушении порядка уведомления
Если работодатель не уведомил работника о начале отпуска за две недели или не выплатил отпускные вовремя, работник вправе потребовать переноса отпуска на другой срок (ст․ 124 ТК РФ)․ Кроме того, за нарушение трудового законодательства организация и её должностные лица могут быть привлечены к административной ответственности по ст․ 5․27 КоАП РФ․
Уведомление о начале отпуска — простой, но юридически значимый документ․ Своевременное и правильное его оформление защищает работодателя от претензий со стороны работников и проверяющих органов, а работнику гарантирует соблюдение его права на отдых․ Используйте приведённый образец как основу и адаптируйте его под особенности вашей организации․