Выдача аванса работнику — распространённая практика в российских организациях. Чаще всего аванс выдаётся перед командировкой на проезд, проживание, суточные и иные расходы, а также на хозяйственные нужды компании. Однако после использования денежных средств у работника возникает обязанность отчитаться, а у работодателя — правильно оформить возмещение или возврат аванса. Разберём порядок действий обеих сторон.
Что такое аванс работнику
Аванс, это денежные средства, выданные сотруднику под отчёт для оплаты предстоящих расходов в интересах работодателя. Основания для выдачи могут быть разными:
- служебная командировка (проезд, проживание, суточные);
- приобретение материалов, инвентаря, канцелярских товаров;
- оплата услуг сторонних организаций;
- представительские расходы.
Выдача аванса оформляется на основании приказа руководителя или заявления работника с визой руководителя. Деньги могут быть выданы наличными из кассы или перечислены на банковскую карту сотрудника.
Отчёт по авансу: сроки и документы
После завершения командировки или совершения расходов работник обязан представить работодателю авансовый отчёт. Согласно действующим правилам, отчёт подаётся в срок, установленный работодателем (обычно в течение нескольких рабочих дней после возвращения из командировки).
К авансовому отчёту прилагаются подтверждающие документы:
- билеты и посадочные талоны;
- чеки и счета гостиниц;
- кассовые и товарные чеки, квитанции;
- БСО (бланки строгой отчётности).
Возмещение перерасхода работнику
Если фактические расходы сотрудника превысили сумму выданного аванса, возникает перерасход. В этом случае работодатель обязан возместить работнику потраченные собственные средства. Порядок возмещения следующий:
- Работник составляет авансовый отчёт и прикладывает подтверждающие документы.
- Бухгалтерия проверяет отчёт: правильность заполнения, наличие и подлинность документов, соответствие расходов целям аванса.
- Руководитель утверждает авансовый отчёт.
- Бухгалтерия выплачивает сумму перерасхода работнику — наличными из кассы или перечислением на карту.
Важно: возмещение перерасхода по командировочным расходам не облагается НДФЛ и страховыми взносами в пределах установленных норм (например, суточные в пределах 700 рублей в сутки по России и 2500 рублей — при загранкомандировках).
Возврат неиспользованного аванса
Если работник израсходовал не всю выданную сумму, остаток подлежит возврату в кассу организации. Сделать это необходимо одновременно с подачей авансового отчёта.
Если сотрудник не вернул неизрасходованный аванс и не отчитался в установленный срок, работодатель вправе удержать сумму из заработной платы. Однако здесь есть ограничения:
- решение об удержании принимается не позднее одного месяца с окончания срока, установленного для возврата аванса;
- работник не должен оспаривать основания и размер удержания;
- общий размер удержаний при каждой выплате зарплаты не может превышать 20% (ст. 138 ТК РФ).
При несогласии работника взыскание задолженности возможно только через суд.
Независимая гарантия как способ обеспечения обязательств
В деловой практике обязательства сторон могут обеспечиваться различными способами. Одним из них является независимая гарантия. Под обязательством в данном случае понимается обязанность одной стороны совершить определённые действия (например, вернуть аванс, исполнить договор), а гарантия обеспечивает интересы второй стороны в случае неисполнения. В отношениях с работниками такой инструмент применяется редко, но в коммерческих договорах с авансовыми платежами он встречается достаточно часто.
Типичные ошибки и рекомендации
- Отсутствие подтверждающих документов. Без чеков и билетов расходы не принимаются, и работнику придётся вернуть сумму за свой счёт.
- Нарушение сроков отчётности. Работнику, не отчитавшемуся по предыдущему авансу, не рекомендуется выдавать новый.
- Неправильное оформление. Авансовый отчёт должен быть утверждён руководителем, иначе расходы могут быть поставлены под сомнение при проверке.
- Удержание без соблюдения процедуры. Работодателю следует строго соблюдать требования Трудового кодекса РФ, чтобы избежать споров.
Возмещение аванса работника — процедура, требующая внимательности с обеих сторон. Работнику важно своевременно отчитаться и сохранить все подтверждающие документы, а работодателю — правильно оформить возмещение перерасхода или удержание неизрасходованных сумм. Соблюдение установленного порядка позволяет избежать конфликтов, налоговых рисков и трудовых споров.