При увольнении работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в день прекращения трудового договора (ст․ 84․1 Трудового кодекса РФ)․ Однако на практике бывают ситуации, когда сотрудник не может или не хочет лично явиться за документом․ В этом случае закон предусматривает возможность отправки трудовой книжки по почте — но только с письменного согласия работника․ Разберёмся, как правильно составить такое заявление, и приведём готовый образец․
В каких случаях пишется заявление
Заявление с просьбой отправить трудовую книжку по почте составляется в следующих ситуациях:
- работник уволился и не может лично прийти за документом (проживает в другом городе, болеет, выехал за границу);
- сотрудник отсутствовал на работе в день увольнения, и работодатель направил ему уведомление с просьбой явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на её отправку почтой;
- работник отказывается получать трудовую книжку лично и предпочитает получить её почтовым отправлением;
- родственники умершего работника обращаются за документом (в этом случае заявление пишут они, прикладывая документы, подтверждающие родство)․
Почему нельзя отправить трудовую книжку без заявления
Направление трудовой книжки по почте без предварительного письменного согласия работника запрещено․ Это прямо следует из части 6 статьи 84․1 ТК РФ․ Если работодатель отправит документ по своей инициативе, он рискует:
- быть привлечённым к административной ответственности по ст․ 5․27 КоАП РФ;
- обязанностью возместить работнику неполученный заработок за время задержки трудовой книжки;
- ответственностью за утрату документа при почтовой пересылке․
Письменное заявление работника снимает с работодателя ответственность за задержку выдачи трудовой книжки со дня отправки документа по почте․
Как правильно составить заявление
Трудовое законодательство не устанавливает унифицированную форму такого заявления, поэтому оно составляется в свободной форме․ Однако документ должен содержать обязательные реквизиты:
- Шапка заявления — в правом верхнем углу указываются должность и ФИО руководителя организации, наименование работодателя, а также ФИО заявителя, его должность (если заявление подаётся до увольнения) и адрес․
- Название документа — «Заявление»․
- Основная часть — просьба направить трудовую книжку по почте с указанием точного почтового адреса (с индексом), а также формулировка о согласии на почтовую отправку․
- Дата и подпись заявителя․
Дополнительно можно указать:
- реквизиты уведомления работодателя (номер и дату), если заявление пишется в ответ на него;
- способ отправки — заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения;
- контактный телефон для связи;
- просьбу приложить к отправлению иные документы (справку о заработке, копию приказа об увольнении и т․ д․)․
Образец заявления
Генеральному директору
ООО «Пример»
Иванову И․И․
от Петрова Петра Петровича,
проживающего по адресу:
620000, г․ Екатеринбург,
ул․ Ленина, д․ 10, кв․ 5
ЗАЯВЛЕНИЕ
В связи с расторжением трудового договора от № 45-к и невозможностью лично получить трудовую книжку, прошу направить её мне по почте заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения по адресу: 620000, г․ Екатеринбург, ул․ Ленина, д․ 10, кв․ 5․
На отправку трудовой книжки по почте своё согласие даю․ Ответственность работодателя за задержку выдачи трудовой книжки с момента её отправки по указанному адресу снимаю․
Петров _____________ /Петров П․П․/
Что делает работодатель после получения заявления
Получив заявление, работодатель обязан:
- Не позднее трёх рабочих дней со дня получения заявления отправить трудовую книжку по указанному адресу․
- Направить документ заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения — это подтвердит факт отправки и содержимое письма․
- Сделать запись об отправке в книге учёта движения трудовых книжек с указанием даты и реквизитов почтового отправления․
- Хранить копию заявления и почтовую квитанцию — они служат доказательством исполнения обязанности․
Если письмо не будет получено адресатом и вернётся отправителю, трудовая книжка остаётся на хранении у работодателя до личного обращения работника․
Альтернативные способы получения трудовой книжки
Помимо почтовой отправки, работник может:
- получить документ лично, явившись к работодателю;
- оформить нотариальную доверенность на третье лицо — в этом случае в заявлении указываются ФИО доверенного лица и просьба передать документ ему;
- если велись сведения о трудовой деятельности в электронном виде (ЭТК) и работник подавал соответствующее заявление,, получить при увольнении сведения по форме СТД-Р вместо бумажной книжки․
Заявление с просьбой отправить трудовую книжку по почте — простой, но юридически значимый документ․ Оно защищает интересы обеих сторон: работник получает документ удобным способом, а работодатель освобождается от ответственности за задержку его выдачи․ Главное — составить заявление письменно, указать точный адрес и дату, поставить подпись, а работодателю, отправить книжку заказным письмом с описью вложения в трёхдневный срок․