Выдача денежных средств под отчет — распространенная практика в деятельности любой организации. Сотрудникам выдаются средства на командировочные расходы‚ покупку канцелярии‚ материалов‚ оплату представительских расходов и другие хозяйственные нужды. Одним из ключевых документов в этом процессе является заявление на выдачу подотчетных денег. В этой статье подробно разберем‚ как правильно его составить‚ какие реквизиты обязательны‚ и приведем образец заполнения.

Что такое подотчетные деньги

Подотчетные деньги — это денежные средства‚ которые организация выдает работнику на конкретные цели с обязательством последующего отчета об их использовании. Порядок выдачи таких сумм регулируется Указанием Банка России № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций».

Деньги могут быть выданы:

• наличными из кассы организации;
• перечислением на банковскую карту сотрудника;
• перечислением на расчетный счет работника.

На основании чего выдаются подотчетные суммы

Согласно пункту 6.3 Указания № 3210-У‚ выдача наличных денег под отчет производится на основании одного из двух документов:

1. Заявления работника‚ составленного в произвольной форме и содержащего сведения о сумме‚ сроке выдачи‚ подпись руководителя и дату;
2. Распорядительного документа (приказа) юридического лица или индивидуального предпринимателя.

Работодатель вправе самостоятельно выбрать удобный вариант и закрепить его в локальном нормативном акте — например‚ в Положении о подотчетных средствах. Также можно предусмотреть‚ что для выдачи денег требуются сразу оба документа.

Обязательные реквизиты заявления

Заявление составляется в произвольной форме‚ однако должно содержать следующие обязательные сведения:

• наименование организации;
• должность и ФИО руководителя‚ на имя которого пишется заявление;
• должность и ФИО сотрудника — получателя денег;
• сумма выдаваемых средств (цифрами и прописью);
• срок‚ на который выдаются деньги;
• цель выдачи (командировка‚ покупка материалов и т. д.);
• дата составления;
• подпись заявителя;
• виза руководителя с подписью и датой.

Важное условие: отсутствие задолженности

Ключевое требование законодательства: новая подотчетная сумма может быть выдана работнику только при условии полного погашения им задолженности по ранее полученным под отчет средствам. Это правило закреплено в абзаце 3 пункта 6.3 Указания № 3210-У. Бухгалтерия обязана проверить отсутствие долга перед выдачей нового аванса.

Образец заявления на выдачу подотчетных денег

Ниже приведен типовой образец заявления:

Общество с ограниченной ответственностью «Пример»

Генеральному директору ООО «Пример»
Иванову И.И.
от менеджера отдела закупок
Петрова Петра Петровича

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу выдать мне под отчет денежные средства в размере 25 000 (двадцать пять тысяч) рублей сроком на 5 (пять) рабочих дней для приобретения канцелярских товаров для нужд офиса.

Обязуюсь в течение трех рабочих дней после истечения указанного срока представить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением подтверждающих документов.

Задолженности по ранее выданным подотчетным суммам не имею.

    Петров    /Петров П.П./

Резолюция руководителя: Выдать. Иванов И.И.‚

Особенности перечисления подотчетных средств на карту

Если деньги перечисляются на банковскую карту сотрудника‚ в заявлении дополнительно рекомендуется указать:

• реквизиты карты или счета (номер счета‚ банк‚ БИК);
• просьбу перечислить средства безналичным путем.

Компания может разработать типовую форму такого заявления и утвердить ее в учетной политике или положении о подотчете.

Сроки отчета по подотчетным суммам

Работник обязан отчитаться по полученным средствам‚ представив авансовый отчет с подтверждающими документами (чеками‚ БСО‚ накладными). По командировочным расходам отчет подается в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки. Сроки отчета по иным подотчетным суммам организация устанавливает самостоятельно.

Заявление на подотчетные деньги — простой‚ но важный документ. Чтобы избежать претензий со стороны проверяющих органов‚ следует:

1. указывать в заявлении сумму‚ срок и цель выдачи;
2. получать подпись руководителя на заявлении;
3. контролировать отсутствие задолженности у сотрудника по предыдущим авансам;
4. закрепить порядок выдачи подотчетных средств в локальном акте организации;
5. своевременно принимать авансовые отчеты и проводить окончательный расчет.

Грамотно организованный документооборот подотчетных сумм позволяет оптимизировать работу бухгалтерии и минимизировать риски нарушений кассовой дисциплины.