Смена места регистрации (прописки) — событие, о котором работник обязан уведомить своего работодателя․ Это необходимо для актуализации кадровых документов, корректного ведения налоговой отчётности и соблюдения требований законодательства․ В данной статье рассмотрим, зачем нужно такое заявление, как его правильно составить, и приведём образец․
Зачем работодателю знать о смене прописки
Актуальные сведения о месте регистрации работника требуются работодателю по нескольким причинам:
- Кадровый учёт․ Данные о регистрации указываются в личной карточке работника (форма Т-2), трудовом договоре и других документах․
- Налоговая отчётность․ Адрес работника используется при подаче сведений в налоговые органы, в т․ч․ для справок о доходах․
- Воинский учёт․ Работодатель обязан передавать актуальные сведения о военнообязанных сотрудниках в военкомат․
- Пенсионный и страховой учёт․ Сведения необходимы для корректного взаимодействия с Социальным фондом России․
- Направление корреспонденции․ Официальные письма, уведомления и документы могут направляться по адресу регистрации․
Обязан ли работник сообщать о смене прописки
Формально Трудовой кодекс РФ не содержит прямой нормы, обязывающей работника письменно уведомлять работодателя о смене регистрации․ Однако на практике такая обязанность обычно закрепляется:
- в трудовом договоре;
- в правилах внутреннего трудового распорядка;
- в локальных нормативных актах организации․
Кроме того, согласно статье 65 ТК РФ, при приёме на работу сотрудник предоставляет документы, содержащие сведения о регистрации, поэтому поддержание этих данных в актуальном состоянии считается добросовестным исполнением обязанностей․ Военнообязанные работники обязаны сообщать об изменении места жительства в силу законодательства о воинском учёте․
Как составить заявление: структура документа
Заявление о смене прописки составляется в свободной форме, но должно содержать обязательные реквизиты:
- Шапка документа (правый верхний угол): должность и ФИО руководителя, наименование организации, а также должность, структурное подразделение и ФИО работника․
- Название документа — «Заявление» (по центру)․
- Основной текст: просьба внести изменения в кадровые документы в связи со сменой места регистрации, указание старого и нового адреса․
- Приложения: копия паспорта с новой отметкой о регистрации․
- Дата и подпись работника с расшифровкой․
Образец заявления
Генеральному директору
ООО «Пример»
Иванову И․И․
от менеджера отдела продаж
Петрова Петра Петровича
Заявление
Прошу внести изменения в мои кадровые документы в связи со сменой места регистрации․
Предыдущий адрес регистрации: 123456, г․ Москва, ул․ Старая, д․ 1, кв․ 1․
Новый адрес регистрации: 654321, г․ Москва, ул․ Новая, д․ 10, кв․ 25 (дата регистрации — )․
Приложение: копия паспорта с отметкой о регистрации по новому месту жительства на 1 л․
Петров П․П․ Петров
Порядок подачи заявления
- Заявление подаётся в отдел кадров или непосредственно руководителю․
- Рекомендуется составить документ в двух экземплярах: один передаётся работодателю, на втором кадровый специалист ставит отметку о принятии (входящий номер, дату, подпись) — этот экземпляр остаётся у работника․
- К заявлению прикладывается копия страницы паспорта с новым штампом о регистрации․
Что делает работодатель после получения заявления
- Вносит изменения в личную карточку работника․
- Актуализирует данные в учётных системах (1С и аналогах)․
- При необходимости направляет сведения в военкомат (для военнообязанных)․
- Учитывает новый адрес при подготовке отчётности в налоговые органы и Социальный фонд․
Частые ошибки при составлении
- Отсутствие даты регистрации по новому адресу;
- неприложение копии паспорта с отметкой;
- отсутствие подписи или даты составления заявления;
- указание только нового адреса без прежнего (это затрудняет проверку)․
Заявление о смене прописки — простой, но важный кадровый документ․ Своевременное уведомление работодателя позволяет избежать ошибок в отчётности, проблем с воинским учётом и недоразумений при направлении официальной корреспонденции․ Составить заявление можно по приведённому выше образцу, адаптировав его под конкретную ситуацию․