Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Документирование проверки наличия документов с грифом «Для служебного пользования» (ДСП) — обязательная процедура для организаций, работающих с информацией ограниченного распространения. Составление акта фиксирует фактическое наличие дел, их состояние и соответствие учетам. В статье разбираем актуальные формы, порядок проведения инвентаризации и даем подробный образец заполнения акта на 2026 год;

Что такое документы ДСП и почему нужна их проверка

ДСП (Для служебного пользования) — это гриф секретности, присваиваемый информации, распространение которой ограничено организацией в соответствии с законодательством РФ (ст. 11 ФЗ-149 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»). К таким документам относятся внутренние приказы, отчеты, переписка, личные дела сотрудников и иные сведения, не являющиеся гостайной, но требующие защиты.

Цели проверки наличия (инвентаризации):

Выявление фактического наличия дел по сравнению с описями и журналами учета.
Оценка физического состояния носителей (бумага, переплет, читаемость текста).
Проверка соблюдения режима хранения (доступ, условия помещения, сейфы).
Своевременное выявление утерь, повреждений или несанкционированного доступа.

Важно: Проверка проводится комиссией не реже одного раза в год, а также при смене ответственных лиц, переезде архива, выявлении фактов утери или по итогам проверок контролирующих органов.

Нормативная база оформления акта в 2026 году

Единой обязательной формы для всех коммерческих организаций не существует (с 2013 года формы унифицированы только для госсектора и бюджетников). Однако на практике используются рекомендуемые формы Росархива и ведомственные образцы.

Ключевые нормативные акты:

Приказ Росархива от № 77 «Об утверждении Правил ведения архивных дел…» — актуальный базовый документ. Приложение № 15 к данным Правилам содержит «Рекомендуемый образец Акта проверки наличия и состояния архивных документов».
Приказ Росархива от № 16 (с изм.) — Приложение № 8 «Акт проверки наличия и состояния документов». Все еще широко используется как эталон.
Приказ Росиммущества от № 169 — Приложение 11 «Образец акта проверки наличия и состояния документов Госфонда» (для организаций, хранящих документы Госфонда РФ).
Приказ Росгидромета от № 144 — Приложения № 1 и № 3 (специфические отраслевые формы).
Внутренний Приказ организации об утверждении формы акта (обязателен для применения собственной формы по ст. 9 ФЗ-402 «О бухгалтерском учете» и ст. 10 ФЗ-125 «Об архивном деле»).

Порядок проведения проверки документов ДСП

Этап 1: Создание комиссии

Приказом руководителя организации создается комиссия. В состав обязательно входят:

Председатель (заместитель руководителя или начальник архива/делопроизводства).
Члены: архивариус, ответственный за хранение ДСП (куратор), представитель службы безопасности (если есть), бухгалтер (при проверке финансовых документов ДСП).
Секретарь комиссии (ведет протокол/акт).

Этап 2: Подготовка к проверке

Выписка описей дел с грифом ДСП на текущую дату.
Подготовка журналов регистрации/учетных карточек.
Обеспечение доступа к помещениям хранения (сейфам, металлическим шкафам).

Этап 3: Проведение сверки (метод «от описи к делу» и «от дела к описи»)

Проверка наличия каждого дела по номеру описи.
Сверка шифра дела, заглавия, дат начала/окончания, количества листов.
Оценка состояния: «Хорошее», «Удовлетворительное», «Неудовлетворительное» (требует реставрации/ксерокопирования).
Проверка наличия грифа «ДСП» на корешке и листе учета документа.

Этап 4: Составление Акта

Результаты фиксируются в Акте в 2-х экземплярах (один в архив, второй, ответственному хранителю/руководителю).

Структура и реквизиты Акта проверки (по Приложению № 15 к Приказу Росархива № 77)

Акт состоит из следующих блоков:

Шапка документа

Наименование организации (полное/сокращенное).
Наименование документа: АКТ ПРОВЕРКИ НАЛИЧИЯ И СОСТОЯНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ (ДСП).
Место составления (город), дата (число, месяц словами, год);
Номер акта (сквозная нумерация за год).

Основание проведения

Ссылка на приказ о проведении проверки (номер, дата) или на план работы архива/график инвентаризаций.

Состав комиссии

Таблица с ФИО, должностью каждого члена и роли (Председатель, Член, Секретарь). Указываются основания полномочий (приказ о создании комиссии).

Табличная часть (Перечень проверенных дел)

Рекомендуемые колонки:

№ п/п.
Индекс дела (шифр по номенклатуре).
Заголовок дела (точно по корешке).
Даты начала и окончания дела.
Количество листов по описи / Фактическое количество листов.
Наличие грифа «ДСП» на корешке/листе учета (Да/Нет).
Состояние дела (Хорошее / Удовл. / Неудовл.).
Примечания (расхождения: недостача листов, повреждение корешка, отсутствие грифа, несоответствие заголовка и т.д.).

Общая характеристика состояния фонда ДСП. Пример формулировки:

«В ходе проверки установлено, что фонд документов с грифом «ДСП» на г. составляет 145 единиц хранения. Фактическое наличие соответствует описям. Выявлены расхождения по 3 делам: дело № 12-ДСП (недостает 2 листа), дело № 45-ДСП (повреждена корешка), дело № 88-ДСП (отсутствует гриф «ДСП» на листе учета). Состояние хранения в целом удовлетворительное. Меры по устранению замечаний определены в поручении руководителя от ___».

Подписи

Личные подписи председателя и всех членов комиссии с расшифровкой (ФИО). Дата подписания.

Образец заполнения Акта (Текстовый шаблон для Word)

Ниже приведен структурированный образец, который можно скопировать в Word и адаптировать под свою организацию.

УТВЕРЖДАЮ
Директор ООО «Пример»
Иванов И.И.
«___» _____________ 202_ г.
Приказ № _____

АКТ ПРОВЕРКИ НАЛИЧИЯ И СОСТОЯНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
С ГРИФОМ «ДЛЯ СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ» (ДСП)

г. Москва «01» октября 2026 г. № 12-ДСП

Основание: Приказ директора ООО «Пример» от № 45-ОД «О проведении ежегодной инвентаризации архивных документов с грифом ДСП».

Мы, нижеподписавшиеся:

Должность	ФИО полностью	В комиссии
Начальник отдела делопроизводства и архива	Петров Петр Петрович	Председатель
Ведущий архивариус	Сидорова Анна Сергеевна	Член комиссии
Начальник службы безопасности	Козлов Дмитрий Викторович	Член комиссии
Специалист отдела кадров (ответственный за хранение личных дел ДСП)	Смирнова Елена Игоревна	Член комиссии
Архивариус 1-й категории	Волков Алексей Николаевич	Секретарь

составили настоящий Акт о результатах проверки наличия и состояния архивных документов с грифом «Для служебного пользования» (ДСП), хранящихся в архиве ООО «Пример» (каб. 105, сейф № 2, шкаф № 3).

ПЕРЕЧЕНЬ ПРОВЕРЕННЫХ ДЕЛ И ВЫЯВЛЕННЫХ РАСХОЖДЕНИЙ

№ п/п	Индекс дела (Номенклатура)	Заголовок дела	Даты дела	Кол-во листов (по описи / факт)	Гриф ДСП на корешке	Состояние	Примечания / Расхождения
1	Индекс 01-05/ДСП	Приказы по основной деятельности. 2025 г.	―	150 / 150	Да	Хорошее	—
2	Индекс 02-12/ДСП	Личные дела сотрудников (увольнение 2024 г.)	―	420 / 418	Да	Удовл.	Расхождение: Недостает 2 листа (копия приказа об увольн. Иванова И.И; и справка 2-НДФЛ). Составлено служебное записку № 33 от .
3	Индекс 03-01/ДСП	Внутренняя переписка с контрагентами (конфиденц.)	⏤	85 / 85	Нет	Хорошее	Нарушение: На корешке дела отсутствует гриф «ДСП». На листе учета гриф стоит. Требуется нанести гриф на корешку.
4	Индекс 04-07/ДСП	Отчеты по охране труда за 2023 г. (внутренние)	⏤	210 / 210	Да	Неудовл.	Повреждение: Корешка порвана, переплет ослаблен. Листы пожелтели. Требуется реставрация/переплет и копирование.

ИТОГО ПРОВЕРЕНО ДЕЛ: 4 единицы хранения.

Их фактическое наличие соответствует описям: 3 дела.

Выявлены расхождения: 1 дело (недостача листов), 1 дело (отсутствие грифа на корешке), 1 дело (неудовлетворительное состояние).

Состояние архивных документов с грифом «ДСП» на г. оценивается как удовлетворительное. Большинство дел хранятся в надлежащем состоянии, учет ведется системно. Выявлены нарушения: несоблюдение правил оформления корешек (гриф ДСП), утеря листов в одном деле, физическое изношенность одного дела.

Комиссия считает необходимым:

Провести расследование обстоятельств утери листов в деле Индекс 02-12/ДСП (ответственное лицо: Смирнова Е.И., срок: до ).
Нанести гриф «ДСП» на корешку дела Индекс 03-01/ДСП (ответственное: Волков А.Н., срок: ).
Направить дело Индекс 04-07/ДСП на реставрацию и ксерокопирование (ответственное: Петрова А.С., срок: ).
Провести инструктаж ответственных за хранение ДСП по оформлению корешек и листов учета.

Настоящий Акт составлен в 2 (двух) экземплярах: 1 экз. — в архив, 2 экз. — в отдел кадров (ответственный за хранение ДСП).

Председатель комиссии Нач. отдела делопр. и архива ________________ /Петров П.П./ «01» октября 2026 г.	Член комиссии Нач. службы безопасности ________________ /Козлов Д.В./ «01» октября 2026 г.
Член комиссии Ведущий архивариус ________________ /Сидорова А.С./ «01» октября 2026 г.	Член комиссии Специалист отдела кадров ________________ /Смирнова Е.И./ «01» октября 2026 г.
Секретарь комиссии Архивариус 1-й кат. ________________ /Волков А.Н./ «01» октября 2026 г.

Типичные ошибки при оформлении акта ДСП

Отсутствие приказа о создании комиссии. Акт без основания (приказа) не имеет юридической силы.
Неполный состав комиссии. Проверку ДСП не может проводить один человек. Обязательно участие ответственного за хранение и архивариуса.
Общие фразы вместо фактов. Фраза «Состояние хорошее» без перечисления конкретных дел недопустима. Нужен перечень (хотя бы сводный по номенклатуре) с указанием расхождений.
Игнорирование грифа на корешке. Проверка наличия грифа «ДСП» на физическом носителе — ключевой пункт для режима секретности.
Отсутствие мер по устранению. Если выявлены нарушения, акт должен содержать раздел «Предлагаемые меры» или поручение руководителю на основании акта.

Особенности проверки электронных документов ДСП

Если документы ДСП хранятся в ЭДО (электронном документообороте) или на защищенных носителях:

Акт составляется на проверку наличия файлов в системе (сверка хеш-сумм, реестров, журналов ЭДО).
Проверяется целостность ЭП (электронной подписи) и доступность ключей проверки.
Оценивается состояние носителей (флешки, HDD, ленты) — считываемость, отсутствие битых секторов.
Проверяется соответствие метаданных (автор, дата, гриф секретности в атрибутах файла/карточке ЭДО) реальному содержимому.

Хранение и сроки хранения Актов проверки

Срок хранения: Акты инвентаризации (проверки наличия) хранятся в архиве организации навсегда (как документы, подтверждающие сохранность фонда) или не менее 10 лет (по номенклатуре дела «Инвентаризация дел фонда», типовая номенклатура, код 1.1.3 / 2.1.3).
Один экземпляр акта оформляется в дело «Инвентаризация дел фонда за 2026 год».
Второй экземпляр (или копия) передается структурному подразделению, ответственному за хранение проверенных дел ДСП.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Обязательно ли использовать форму Приложения № 15 к Приказу Росархива № 77?

Для государственных учреждений и организаций, хранящих документы Госфонда — да, форма рекомендована к обязательному применению. Для коммерческих организаций — форма не обязательна, но настоятельно рекомендуется как наилучшая практика. Организация должна утвердить свою форму местным нормативным актом (приказом), можно взять форму Росархива за основу.

Что делать, если при проверке ДСП обнаружено отсутствие дела?

Составить Акт с пометкой «Дело № Х отсутствует».
Составить служебную записку/акт о расследовании утери.
Принять меры поиска (опрос сотрудников, проверка журналов выдачи).
Если дело не найдено в установленный срок — оформить Акт об утере (образец Приложение 2 к Приказу Росархива № 77 или ведомственная форма) и принять решение о списании/восстановлении.
При необходимости — уведомить субъектов персональных данных (если утеряны личные дела) и контролирующие органы.

Можно ли проверить документы ДСП без участия службы безопасности (СБ)?

Закон не требует обязательного участия СБ. Однако если в организации есть служба безопасности, ее участие настоятельно рекомендуется для подтвершения соблюдения режима доступа. Если СБ нет — в комиссию включают ответственного за режим секретности (часто это архивариус или уполномоченный по защите гостайны/ДСП).

Как оформить акт, если проверка проводится по части фонда (выборочно)?

В шапке и основании указывается: «Выборочная проверка наличия дел фонда ДСП по номенклатуре индексов 01-05, 02-12…». В табличной части перечисляются только проверенные дела. В заключении пишут: «Выборочная проверка 10% фонда ДСП выявила…». Полная инвентаризация все равно проводится ежегодно.

Резюме

Грамотное оформление Акта проверки наличия документов ДСП — это не просто формальность, а инструмент защиты информации и управления рисками. Использование актуальной рекомендуемой формы (Приложение № 15 к Приказу Росархива № 77 от 2023 г.), фиксация всех расхождений (даже незначительных) и разработка конкретных мер по их устранению позволяют организации успешно проходить проверки Росархива, ФСТЭК, ФСБ и внутреннего аудита.

Совет: Ведите «Журнал регистрации актов инвентаризации/проверки» для контроля своевременности проведения процедур по всем фондам (ДСП, Персональные данные, Коммерческая тайна, Гостайна).

Статья подготовлена на основе нормативных актов РФ, действующих на г. (Приказ Росархива № 77 от , Приказ Росархива № 16 от , ФЗ-149, ФЗ-125). Данная информация носит справочный характер. Для решения конкретных вопросов рекомендуется обратиться к архивисту организации или юристу.