Электронный документооборот (ЭДО) прочно вошёл в деловую практику российских компаний. Чтобы обмен электронными документами имел юридическую силу‚ стороны должны заранее договориться об этом — либо включив соответствующий пункт в основной договор‚ либо подписав отдельное соглашение об ЭДО. В этой статье разберём‚ как правильно сформулировать пункт про ЭДО‚ какие условия обязательно нужно прописать‚ и приведём готовый образец формулировки.

Правовая основа электронного документооборота

Возможность использования электронных документов закреплена законодательно:

• Статья 160 ГК РФ, допускает совершение сделок с использованием электронных средств связи‚ если стороны прямо предусмотрели это в договоре;
• Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» — определяет виды электронных подписей и условия признания электронных документов равнозначными бумажным;
• Налоговый кодекс РФ — регулирует обмен электронными счетами-фактурами и универсальными передаточными документами (УПД) через операторов ЭДО;
• Приказы ФНС России, устанавливают форматы электронных документов.

Ключевой принцип: электронный документ приобретает юридическую силу‚ когда стороны специально согласовали такой порядок обмена. Именно поэтому пункт об ЭДО в договоре, не формальность‚ а необходимое условие.

Какие условия обязательно включить в пункт об ЭДО

Грамотно составленный пункт договора об электронном документообороте должен содержать следующие элементы:

1. Признание юридической силы электронных документов. Стороны подтверждают‚ что документы‚ подписанные электронной подписью и переданные через оператора ЭДО‚ равнозначны бумажным документам с собственноручной подписью.
2. Перечень документов‚ передаваемых по ЭДО. Например: счета-фактуры‚ УПД‚ акты выполненных работ‚ накладные‚ дополнительные соглашения‚ претензии‚ сам договор.
3. Наименование оператора ЭДО. Указывается конкретный оператор (или несколько операторов при роуминге)‚ через которого осуществляется обмен.
4. Вид электронной подписи. Как правило‚ это усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП)‚ но для некоторых документов допустима усиленная неквалифицированная подпись (УНЭП) — по соглашению сторон.
5. Форматы документов. Например‚ формат‚ утверждённый приказом ФНС‚ либо иные согласованные форматы (PDF и др.).
6. Порядок и сроки подписания. В какой срок контрагент обязан подписать входящий документ или направить мотивированный отказ.
7. Момент получения документа. Обычно — дата фиксации документа в системе оператора ЭДО.
8. Порядок разрешения споров и технических сбоев. Действия сторон при невозможности обмена (переход на бумажный документооборот).

Образец пункта договора об ЭДО

Ниже приведён примерный текст‚ который можно адаптировать под конкретный договор:

Раздел «Электронный документооборот»

Стороны договорились осуществлять обмен юридически значимыми документами в электронном виде через оператора электронного документооборота ООО «___________» (ИНН ___________) (далее, Оператор ЭДО).

Стороны признают‚ что электронные документы‚ подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченных представителей Сторон и переданные через Оператора ЭДО‚ имеют юридическую силу‚ равную документам на бумажном носителе‚ подписанным собственноручной подписью и скреплённым печатью (при наличии)‚ и порождают для Сторон аналогичные права и обязанности.

В электронном виде Стороны обмениваются следующими документами: настоящим Договором‚ дополнительными соглашениями к нему‚ счетами‚ счетами-фактурами‚ универсальными передаточными документами (УПД)‚ актами выполненных работ (оказанных услуг)‚ товарными накладными‚ претензиями и иными документами по согласованию Сторон.

Форматы электронных документов должны соответствовать форматам‚ утверждённым ФНС России (для документов‚ для которых такие форматы установлены). Для иных документов Стороны используют формат PDF.

Сторона‚ получившая электронный документ‚ обязана в течение ___ (__________) рабочих дней с даты его поступления подписать документ своей электронной подписью либо направить мотивированный отказ от подписания.

Документ считается полученным Стороной в дату его фиксации в личном кабинете Стороны в системе Оператора ЭДО.

При технической невозможности обмена электронными документами Стороны вправе использовать бумажный документооборот. При этом исполнение обязательств и оплата производятся в порядке и сроки‚ установленные настоящим Договором.

Каждая из Сторон самостоятельно несёт ответственность за сохранность своих ключей электронной подписи и за действия лиц‚ имеющих доступ к личному кабинету в системе Оператора ЭДО.

Как внести пункт об ЭДО в действующий договор

Если договор уже заключён‚ условие об ЭДО добавляется через дополнительное соглашение. Пример формулировки:

«Пункт ___ Договора № ___ от «___» _______ 20__ г. изложить в следующей редакции: «Договор‚ а также относящиеся к нему акты‚ счета-фактуры‚ УПД и дополнительные соглашения могут быть оформлены в электронном виде и подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью Сторон с передачей через оператора ЭДО ООО «___________». Такие документы имеют равную юридическую силу с документами на бумажном носителе»».

Дополнительное соглашение‚ кстати‚ тоже можно подписать в электронном виде — как и любые другие документы.

Практические рекомендации

• Проверьте‚ что обе стороны подключены к одному оператору ЭДО либо между операторами действует роуминг.
• Убедитесь‚ что у подписантов есть действующие сертификаты УКЭП и полномочия на подписание документов (доверенность‚ приказ).
• Для счетов-фактур и УПД использование УКЭП и утверждённых ФНС форматов обязательно — это условие принятия НДС к вычету.
• Зафиксируйте в договоре адреса электронной почты и идентификаторы участников ЭДО для оперативной связи.
• Периодически обновляйте соглашение при смене оператора или форматов документов.

Пункт об электронном документообороте, важная часть современного договора. Он придаёт юридическую силу электронным документам‚ ускоряет обмен‚ снижает издержки на печать и почтовую пересылку. Чтобы условие работало без сбоев‚ пропишите в договоре оператора ЭДО‚ перечень и форматы документов‚ вид электронной подписи‚ сроки подписания и порядок действий при технических проблемах. Приведённый выше образец можно использовать как основу‚ адаптировав его под специфику ваших отношений с контрагентом.