Комиссия — это коллегиальный орган, создаваемый на предприятии для решения конкретных задач: проведения инвентаризации, расследования несчастных случаев, проверки знаний, приемки товаров, служебных расследований и других целей. Чтобы работа комиссии была организованной и укладывалась в установленные сроки, необходимо заранее составить график работы комиссии. В этой статье разберем, что представляет собой такой документ, как его правильно оформить, и приведем практический пример.
Что такое график работы комиссии
График работы комиссии — это плановый документ, в котором фиксируются:
- перечень мероприятий (заседаний, проверок, осмотров), которые должна провести комиссия;
- даты и время проведения каждого мероприятия;
- ответственные лица из состава комиссии;
- место проведения заседаний или проверок;
- ожидаемые результаты (протоколы, акты, заключения).
График может быть составлен как для постоянно действующей комиссии (например, на год вперед), так и для временной комиссии, созданной приказом руководителя для решения разовой задачи. Во втором случае график охватывает весь срок работы органа, указанный в приказе о создании комиссии.
Когда требуется график работы комиссии
На практике график чаще всего составляется в следующих ситуациях:
- Инвентаризация — перед годовой отчетностью, при смене материально ответственных лиц, при выявлении хищений. График позволяет распределить проверку по подразделениям и складам.
- Проверка знаний и аттестация работников, квалификационная комиссия работает по заранее утвержденному расписанию.
- Экспертиза ценности документов — ежегодный отбор дел в архив и на уничтожение проводится по плану.
- Служебное расследование — при прогулах, порче имущества, иных дисциплинарных проступках комиссия должна уложиться в установленный срок, и график помогает это контролировать.
- Расследование несчастных случаев, законодательство устанавливает жесткие сроки, поэтому планирование этапов работы обязательно.
- Закупки и приемка по контрактам, заседания закупочной и приемочной комиссий привязаны к срокам исполнения контрактов.
Кто утверждает график
График работы комиссии разрабатывает, как правило, секретарь комиссии совместно с председателем. Утверждает документ председатель комиссии, а в ряде случаев — руководитель организации (особенно если график является приложением к приказу о создании комиссии или к положению о комиссии).
Напомним, что любая комиссия должна состоять минимум из трех человек: председателя, секретаря и членов комиссии. Количество участников рекомендуется делать нечетным, чтобы при голосовании не возникало равенства голосов.
Структура графика работы комиссии
Типовой график включает следующие элементы:
- Шапка документа — наименование организации, название комиссии, реквизиты приказа о ее создании, период действия графика;
- Табличная часть — перечень мероприятий с датами, ответственными и результатами;
- Подписи — подпись председателя комиссии и гриф утверждения.
Пример графика работы комиссии
Ниже приведен образец графика для инвентаризационной комиссии, созданной для проведения годовой инвентаризации.
ООО «Пример»
ГРАФИК работы инвентаризационной комиссии
(утверждена приказом от № 87-к)
на период с по
| № | Мероприятие | Срок проведения | Ответственный | Результат |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Организационное заседание комиссии, распределение обязанностей | , 10:00 | Председатель комиссии | Протокол № 1 |
| 2 | Инвентаризация основных средств (административное здание) | – | Члены комиссии Иванова А.П., Сидоров В.К. | Инвентаризационная опись |
| 3 | Инвентаризация товарно-материальных ценностей (склад № 1) | – | Члены комиссии Петрова Л.Н., Козлов Д.А. | Инвентаризационная опись |
| 4 | Инвентаризация денежных средств и расчетов | Главный бухгалтер | Акт инвентаризации | |
| 5 | Сверка данных, выявление расхождений, получение объяснений от МОЛ | – | Секретарь комиссии | Сличительные ведомости |
| 6 | , 14:00 | Председатель комиссии | Протокол № 2 | |
| 7 | Передача итоговых документов руководителю организации | до | Секретарь комиссии | Пакет документов |
Председатель комиссии: ____________ /Смирнов О.И./
С графиком ознакомлены: (подписи членов комиссии)
Рекомендации по составлению графика
- Устанавливайте реалистичные сроки с небольшим запасом времени на непредвиденные обстоятельства;
- Закрепляйте конкретных ответственных за каждое мероприятие — это повышает исполнительскую дисциплину;
- Учитывайте требования законодательства: например, сроки расследования несчастных случаев и проведения служебных проверок строго регламентированы;
- При изменении обстоятельств вносите корректировки в график с оформлением соответствующего распоряжения;
- Храните график вместе с приказом о создании комиссии и протоколами ее заседаний — это обеспечит документальную защищенность при проверках.
График работы комиссии, простой, но эффективный инструмент управления коллегиальным органом. Он дисциплинирует участников, позволяет контролировать сроки и служит доказательством организованной работы комиссии при возможных проверках со стороны контролирующих органов. Составить такой документ несложно: достаточно определить перечень мероприятий, назначить ответственных и утвердить сроки. Предложенный в статье образец можно адаптировать под любой тип комиссии — инвентаризационную, аттестационную, закупочную или комиссию по служебному расследованию.