Общие правила хранения трудовой книжки

• Оригинал бумажной трудовой книжки по умолчанию хранится у работодателя, пока гражданин числится в штате.
• Электронная трудовая книжка (ЭТК) формируется одновременно, но физический документ остаётся у работодателя.
• Вести и отвечать за сохранность документа обязан именно работодатель (ч. 4 ст. 66.1 ТК РФ).

Когда работодатель обязан выдать оригинал

Работодатель обязан отдать трудовую книжку только при расторжении трудового договора:

• в последний рабочий день сотрудника (ч. 4 ст; 84.1 ТК РФ);
• если в этот день работник отсутствует, не позднее трёх рабочих дней со дня его письменного требования (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).

Исключение: если работник сменил работодателя и изъявил желание перевести книжку «волокитой», но это не освобождает прежнего работодателя от обязанности выдать документ при увольнении.

Когда оригинал выдавать запрещено

Ни один нормативный акт не предусматривает временную выдачу трудовой книжки:

• под расписку;
• на один-два дня;
• «для оформления кредита / визы» без увольнения.

Если сотрудник продолжает трудиться, хранить оригинал обязан работодатель. Выписку или заверенную копию, можно.

Что выдавать, если оригинал забирать нельзя

При письменном заявлении работодатель обязан в течение трёх рабочих дней предоставить:

1. Справку СТД-Р — формализованные сведения о трудовой деятельности из ПФР (применяется с 2020 г.).
2. Заверенную копию трудовой книжки — копии всех страниц, заверенные подписью руководителя и печатью (печать не обязательна, если у работодателя электронная подпись).
3. Выписку / дубликат — если оригинал повреждён или утрачен.

Все три документа имеют равную юридическую силу, если заверены работодателем.

Алгоритм действия работника

1. Написать заявление в свободной форме:
   «Прошу выдать мне заверенную копию трудовой книжки для предоставления в ___ (указать организацию).»
2. Подать заявление лично или заказным письмом с уведомлением.
3. После получения документа проверить:
   • корректность Ф.И.О., дат приёма и увольнения;
   • наличие подписи кадровика и печати;
   • дату выдачи.
4. При необходимости оригинала — расторгнуть трудовой договор, забрать книжку и (по желанию) устроиться на новую работу.

Алгоритм действия работодателя

Шаг 1. Получить письменное заявление работника.
Шаг 2. Сверить сроки: не позднее 3-х рабочих дней с даты заявления.
Шаг 3. Сформировать документ: копия или СТД-Р.
Шаг 4. Проверить копию (читаемость печатей, подписей).
Шаг 5. Заверить:

• подпись кадровика;
• подпись руководителя;
• круглая печать (если есть) или усиленная электронная подпись.

Шаг 6. Вручить под роспись в журнале учёта движения трудовых книжек и вносимых в неё изменений (утв. Пост. Минтруда РФ от 10.05.04 № 69).
Шаг 7. Сделать отметку: «Копия выдана ___/__/20__ г.».

Ответственность сторон

Контакты для обращений

• Государственная инспекция труда (горячая линия):
  ### (звонок бесплатный по РФ)
• Министерство труда и социальной защиты РФ:
  mintrud.gov.ru → «Обращения граждан» → электронная приёмная
• Портал «Работа в России» (официальный сайт Роструда):
  онлайнинспекция.рф → «Подать обращение»
• Федерация независимых профсоюзов России:
  Москва, ул. ### Слобода, д. 19, тел. +7 (495)  ‑08-02-92
• Бесплатная юридическая консультация при Роспотребнадзоре:
  ###

Примечание: приведённые телефоны и адреса действительны на дату публикации. Перед визитом рекомендуется уточнить график работы через официальные сайты.