В процессе деловых отношений у организаций и индивидуальных предпринимателей нередко меняются реквизиты: юридический или фактический адрес, адрес для корреспонденции․ Чтобы договорные отношения оставались прозрачными, а корреспонденция и уведомления доходили по назначению, контрагенту необходимо направить письмо об изменении адреса․ В этой статье разберём, зачем нужен такой документ, как его правильно составить и приведём готовый образец․

Зачем нужно письмо об изменении адреса

Адрес стороны, существенный реквизит договора․ По нему направляются:

• претензии и уведомления;
• акты, счета-фактуры и другие закрывающие документы;
• официальная переписка, в т․ч․ досудебные требования․

Если контрагент не уведомлён о смене адреса, письма, отправленные по старым реквизитам, могут считаться доставленными надлежащим образом․ Это чревато пропуском сроков ответа на претензию, начислением неустоек и другими негативными последствиями․ Поэтому своевременное уведомление — в интересах самой стороны, изменившей адрес․

Как оформить изменение адреса: два способа

1. Уведомительное письмо — если договор предусматривает, что стороны просто информируют друг друга о смене реквизитов․
2. Дополнительное соглашение к договору — если условия договора требуют внесения изменений в его текст в двустороннем порядке․

Перед составлением документа внимательно изучите раздел договора о реквизитах и порядке направления уведомлений․

Структура письма об изменении адреса

Письмо составляется на фирменном бланке организации и включает:

• наименование и реквизиты отправителя;
• дату и исходящий номер письма;
• наименование адресата (контрагента по договору);
• заголовок: «Уведомление об изменении адреса»;
• ссылку на договор (номер и дату);
• старый и новый адрес;
• дату, с которой действует новый адрес;
• просьбу учитывать новые реквизиты при переписке и выставлении документов;
• подпись руководителя и печать (при наличии)․

Образец письма

Общество с ограниченной ответственностью «Пример»
ИНН ###, КПП 770001001
Исх․ № 45 от

Кому: ООО «Партнёр»
Генеральному директору Иванову И․И․

Уведомление об изменении адреса

Уважаемый Иван Иванович!

Настоящим уведомляем Вас о том, что с изменился юридический и фактический адрес ООО «Пример», являющегося стороной договора поставки № 12 от ․

Прежний адрес: 115000, г; Москва, ул․ Старая, д․ 1, офис 10․
Новый адрес: 117000, г․ Москва, ул․ Новая, д․ 25, офис 305․

Просим учитывать указанные изменения при направлении корреспонденции, выставлении счетов, актов и иных документов в рамках исполнения договора․ Остальные реквизиты общества остаются прежними․

Генеральный директор ООО «Пример» ____________ /Петров П․П․/
М․П․

Полезные рекомендации

• Направляйте письмо способом, подтверждающим получение: заказным письмом с уведомлением, курьером под подпись или через ЭДО․
• Приложите к письму выписку из ЕГРЮЛ, подтверждающую смену юридического адреса․
• Уведомьте всех контрагентов, банк и налоговый орган (при смене юридического адреса данные вносятся через регистрирующий орган)․
• Храните копию письма и подтверждение отправки, они пригодятся при возможных спорах․

Письмо об изменении адреса — простой, но важный документ делового оборота․ Своевременное и корректно оформленное уведомление защищает обе стороны договора от недоразумений, потери корреспонденции и юридических рисков․ Используйте приведённый образец как основу, адаптируя его под условия конкретного договора․